E’ usanza diffusa di molti datori di lavoro la conservazione delle email scambiate tra i dipendenti tramite gli account aziendali.
Con provvedimento 53/2018 il Garante della Privacy ha però ritenuto illecita questa prassi per i seguenti motivi:
- Risulta violato l’obbligo di informativa in accordo all’art. 13 del Dlgs 196/2002, laddove la società non abbia debitamente informato i dipendenti «circa modalità e finalità della descritta attività di raccolta e conservazione dei dati relativi all’utilizzo della posta elettronica, né con informativa individualizzata né con la messa a disposizione della policy aziendale»;
- La conservazione sistematica di tutte le comunicazioni elettroniche scambiate dai dipendenti attraverso gli account aziendali, «anche in vista di possibili contenziosi, per l’intera durata del rapporto di lavoro e successivamente all’interruzione dello stesso», non è risultata conforme ai principi di liceità, necessità e proporzionalità del trattamento (articoli 3 e 11 del Dlgs 196/2003);
- «La raccolta sistematica delle comunicazioni elettroniche in transito sugli account aziendali dei dipendenti in servizio, la loro memorizzazione per un periodo non predeterminato e comunque, allo stato, amplissimo e la possibilità per il datore di lavoro di accedervi per finalità indicate in astratto e in termini generali» consentirebbe alle società di effettuare un vero e proprio controllo a distanza dell’attività dei dipendenti, risultando perciò – in assenza di procedura autorizzativa – «in contrasto con la disciplina di settore in materia» (articolo 4 dello statuto dei lavoratori);
Delle email degli ex dipendenti abbiamo già discusso qui, il Garante ha ribadito che «gli account riconducibili a persone identificate o identificabili devono essere rimossi previa disattivazione degli stessi».
Non è quindi ammessa la procedura di molte aziende di mantenere temporaneamente attivi gli account degli ex dipendenti.
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