Laptop e meeting, una teoria consiglia di tenerli separati

Quando nel 2010 ho ricevuto in regalo il mio primo Ipad, eravamo ancora abituati a partecipare alle riunioni accompagnati da pesanti manager-block oppure agende, regalo di generosi fornitori.

Lavoravo per una nota società metalmeccanica, tutti i livelli erano dotati di desktop, non avevamo budget per innovare il parco tecnologico.

Cominciai quindi a sfruttare il mio nuovo tablet durante le riunioni, abitudine che oggi condivido con moltissimi colleghi che come me si muovono sempre accompagnati dai loro laptop.

Ma è giusto? Una recente ricerca sembra aver dimostrato che i diversi strumenti digitali progettati per migliorare la nostra produttività in realtà potrebbero ostacolarla quando si frappongono fra noi e il focus del meeting o della lezione.

Il multitasking durante le riunioni costa, globalmente parlando, alle società circa 450 bilioni di dollari ogni anno – vedi qui – . I principali colpevoli sono proprio laptop e tablet.

Le forze in gioco sono principalmente psicologiche. Sebbene il multitasking abbia una cattiva reputazione, gestire più cose contemporaneamente è di fatto possibile a seconda del tipo di attività e del relativo impegno mentale richiesto.

Una persona può tranquillamente leggere un libro e ascoltare musica classica allo stesso tempo.

Ricorda: questo è vero solo se usato per una sola attività di concetto alla volta siccome lavora sulla memoria a breve periodo.

Per questo motivo una persona non può leggere un libro e scrivere una mail allo stesso tempo, il ciclo coinvolge due attività di concetto simultaneamente.

In conclusione c’è una grande differenza tra multitasking e task switching, ossia saltare da una attività all’altra.

Non è di fatto possibile lavorare su due attività simili allo stesso tempo. Tornando quindi ai nostri laptop, parliamo di saltare tra due fonti diverse di informazioni e/o attività di concetto: una sollo schermo e l’altra al di fuori, questo è il problema.

La verità è che non possiamo rispondere alle mail, a WhatsApp, alle notifiche dei diversi tool come Trello e Slack e porre la massima attenzione ad una conversazione allo stesso tempo.

Nel caso di informazioni sullo schermo e fuori da esso, l’attenzione può focalizzarsi su una fonte alla volta a meno di non avere un calo di produttività. Moltiplicando  questo calo per tutti i partecipanti di una riunione si ha il costo del tempo perso per il solo motivo di aver tirato fuori i laptop.

LA SOLUZIONE?

La psicologia può aiutarci, la prossima volta che indici una riunione prova questi semplici passaggi:

  • Stabilisci una regola generale che imponga di non utilizzare i laptop durante i meeting.  Prepara la sala con  blocchi e penne in modo da evitare proteste da chi come me utilizza sempre l’ipad e Onenote per prendere appunti (si, ho abbandonato Evernote e poi vi spiegherò perché). Siate coerenti.
  • Nel corso dei meeting da remoto che obbligatoriamente necessitano di un laptop, attiva per tutte le app che potrebbero distrarti la modalità “non disturbare”. Se non è possibile, chiudi le app, nessuna scusa.
  • Sii responsabile. Le persone adorano essere distratte, rispondere ad una notifica genera soddisfazione, per questo motivo non riusciamo a tenere da parte i nostri iphone. Se i tuoi colleghi sono molto indisciplinati, chiedigli di depositare i cellulari in una vaschetta prima che inizia la riunione.

I VANTAGGI

Nell’epoca di industria 4.0 potrà sembrare assurdo vietare uno strumento che dovrebbe facilitare il lavoro, ma l’evidenza del suo abuso è sufficiente per riconsiderare un’opzione più analogica.

Ecco cosa otterrai vietando l’uso dei laptop durante le riunioni:

  • Aumento di empatia: il maggiore contatto visivo e osservare il linguaggio del corpo aiutano a comprendere meglio il punto di vista di chi parla. Un team che ascolta e risponde con maggiore empatia è un team più produttivo.
  • Tempo: quando tutti i partecipanti sono coinvolti, i meeting avranno più energia e le conversazione sarà più efficace. Si arriverà al punto in minor tempo.
  • Comprensione: studi dimostrano che scrivere a mano aiuta a trattenere più informazioni rispetto a quando digitiamo.

Personalmente proverò a seguire questi consigli con qualche piccola modifica, utilizzerò apple pen e ipad per prendere appunti ma disattivando tutte le notifiche.

Fatemi sapere cosa ne pensate, a presto!


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