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Workflow – Cos’è e perché te ne occorre uno

Cerchiamo di capire cosa si intende quando si parla di workflow e per quale motivo ti suggerisco di individuarne uno.

Ultimamente sto affrontando spesso questo tema, con particolare riferimento alla introduzione di un BPM (Business Project Managment, di cui riparleremo in futuro).

Il Workflow è la sequenza di processi attraversati da una attività lavorativa.

Operativamente è il metodo con cui evadi i tuoi task.

È applicabile a tutte le attività, la formulazione di una offerta commerciale, la convocazione e la preparazione di un meeting, l’organizzazione di un evento ecc.

Probabilmente esegui workflow tutti i giorni senza neanche rendertene conto! Ad esempio, ammettiamo che la tua lavanderia sia sullo stesso percorso del calcetto dove accompagni i bambini, che accidentalmente coincide con quello della tua pasticceria preferita.

Tutti i giovedì, quando i bambini hanno la partita, porti i panni in lavanderia e dopo il match premi tutta la famiglia con un bel dolce prima di tornare a casa (sia che abbiano vinto, sia che abbiano perso).

Questa sequenza non è altro che un workflow.

Passando al lavoro quotidiano, forse non hai neanche realizzato quando la tua vita potrebbe essere più facile se tu avessi un workflow. Scavare fra le email o in una pila di carte in cerca di informazioni è una perdita di tempo, per fortuna c’è una soluzione.

Puoi applicare i suggerimenti che seguono in diversi modi, puoi ad esempio utilizzare un Project Managment Tool come il mio amato Trello oppure Microsoft Planner, chiedere al tuo IT manager un BPM o semplicemente utilizzare dei contenitori o una lavagna con post-it. Vedrai che le idee salteranno fuori!

PRINCIPALI WORKFLOW

TO-DO – Il fondamentale.

Consiste nel dividere le attività in tre semplici categorie : To Do, Doing, Done.

Le attività scorrono attraverso le tre fasi, se utilizzi una lavagna Kanban, evadere i compiti (svuotare l’elenco delle cose da fare), ti darà una grande soddisfazione.

Spesso si aggiungono altre categorie come “Progetti a lungo termine” o “Stand-by”, per tenere a mente attività non urgenti.

AGILE – Il popolare.

Usato da molti team, nasce all’inizio degli anni 2000 nell’ambiente software con l’obiettivo di ridurre il rischio di fallimento sviluppando il software in finestre di tempo limitate chiamate Iterazioni. Anche se il risultato di ogni singola iterazione non ha sufficienti funzionalità da essere considerato completo deve essere pubblicato e, nel susseguirsi delle iterazioni, deve avvicinarsi sempre di più alle richieste del cliente. Alla fine di ogni iterazione il team deve rivalutare le priorità di progetto.

In pratica consiste nel concentrare e organizzare le attività di un progetto in piccoli intervalli di non più di una/due settimane. Gli intervalli, come abbiamo detto, sono chiamati Iterazioni. Prima di essere iterate, tutte le attività sono categorizzate come “in attesa” e rappresentano il lavoro “arretrato”.

Quando il team è pronto a completare una attività, il team leader la sposta nelle Iterazioni. Una volta terminato il tempo fissato, sono registrati e valutati i risultati con tutto il team e si pianificano le prossime attività.

È il workflow ideale per team i cui componenti hanno attività individuali, per restare allineati sugli obiettivi e mantenere il processo agile e scorrevole.

RICHIESTE FREQUENTI – Per non affogare

È un altro workflow molto popolare per gestire numerose attività legate alla formulazione di richieste che devono essere opportunamente smistate o categorizzate. Può essere applicato in tantissimi casi, per organizzare le mail, per generare lead, per gestire e processare le richieste dei clienti o del tuo superiore.

Ad esempio, ammettiamo che tu sia un fioraio tanto famoso da non riuscire umanamente a gestire gli ordini dei tuoi clienti. Il miglior modo per gestire questa situazione è depositare tutti gli ordini in uno solo posto per poi smistarli con calma in base alla tipologia (bouquet, matrimoni, consegne a domicilio).

Tutte le richieste, che siano mail, WhatsApp, sms, ordini online, telefonate ecc, transitano quindi in una repository (una lista di Trello/Planner, una cartella sharepoint/server, una scatola di cartone…), in attesa di essere smistate magari non solo in base alla categoria ma anche in base alla priorità.

PASSAGGIO DI CONSEGNE – Hai finito la tua parte

Un altro workflow comune è utilizzato nel caso tu debba assegnare a qualcun altro il completamento di un lavoro iniziato da te (e completato per quello che ti compete). Semplicemente, quando completi la tua parte di lavoro passi il risultato a qualcun altro e così via.

Ad esempio, consideriamo che tu e un gruppo di persone stiate lavorando alla progettazione del nuovo sito della vostra società. La prima persona sarà incaricata di scrivere il testo, quindi trasmetterà il lavoro al collega che lo verificherà prima di inviarlo a sua volta al designer per la creazione del mockup…fino a completare il lavoro.

Il passaggio di consegne può avvenire in molti modi, puoi inviare una mail magari mettendo in copia le persone interessate a tenere il flusso sotto controllo ad esempio (ma non esagerare).

CONCLUSIONI

Spero che questa breve panoramica sia stata di aiuto, ricorda che tutti i workflow sono flessibili e devono adattarsi alle tue esigenze. La parte più importante è il lavoro di analisi che moltissime volte di porterà anche a snellire e velocizzare il tuo lavoro.

Aspetto i vostri commenti!


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Il GDPR è un gioco da ragazzi!

Se sei interessato al GDPR ti consiglio il testo “Il GDPR è un gioco da ragazzi” che ho elaborato a supporto di tutti coloro che come me si trovano ad affrontare l’adeguamento al nuovo Regolamento GDPR.

Il lavoro contiene una grande quantità di modelli (nomine, informative, istruzioni) e approfondimenti che sono sicuro ti saranno utili.

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Auto a guida autonoma – In Irpinia il borgo 4.0 per i test

Paolo Scudieri, presidente di Adler (http://www.adlergroup.it/), in partnership con l’Università di Napoli, Anfia (www.anfia.it) e STM (www.st.com) , è promotore di un innovativo progetto per la sperimentazione dei veicoli a guida autonoma.

La location, il Borgo 4.0, per la sperimentazione su strada in luogo che in laboratorio, sarà un piccolo Comune dell’Irpinia (Campania), non ancora identificato.

Il decreto “Smart Road”, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 18 aprile, ha autorizzato la sperimentazione su strada dei veicoli a guida autonoma, innescando le candidature di divers

e aree territoriali.

Fra queste (Torino, Modena, Trieste), ho il piacere di segnalare lo studio di fattibilità predisposto dalla Campania. Perché possa diventare realtà occorre prima di tutto eleggere il Borgo 4.0, nodo in mano alla Regione Campania e agli enti locali.

Ma quali sono le caratteristiche ricercate?

Circa 5mila abitanti, situato ad almeno 700 metri sul livello del mare per consentire la sperimentazione in tutte le diverse condizioni climatiche, con particolare riferimento a gelo e neve.

In prossimità di arterie a lunga percorrenza, con strade ampie e larghe per consentire la deifinizone di un circuito contenuto in un reale spazio urbano.

Quindi non solo un centro storico, dovrà inoltre essere dotato delle infrastrutture indicate dal decreto: rete 5G, sistemi di rilevamento e monitoraggio in tempo reale, sistemi V2I e V2X che consentono al veicolo di dialogare con tutto l’ambiente circostante.

Il progetto punterà allo sviluppo integrato sia delle tecnologie di bordo che delle necessarie integrazioni con le future smart road.

Importante anche l’aspetto occupazionale, certo saranno necessari investimenti pubblici oltre a quelli privati stimati nell’ordine di 70 milioni.

Io non vedo l’ora che tutto ciò diventi realtà, e voi?

Photo by Adam Griffith on Unspash

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GDPR – 5 sorprendenti benefici per chi si adegua

Tutte le organizzazioni stanno investendo grandi risorse ed energie per allinearsi alle nuove disposizioni del GDPR.

La buona notizia è che chi si adegua opportunamente potrebbe ritrovarsi ad avere più di un vantaggio competitivo.

Di seguito vi evidenzio 5 sorprendenti benefici per chi si adegua.

1) Maggiore sicurezza

Il GDPR impone che l’azienda implementi un adeguato livello di sicurezza, sia a livello tecnico che organizzativo, per prevenire la perdita di dati, la perdita di informazioni oltre che operazioni non autorizzate di elaborazione dati.

Ovviamente non esiste alcuna piattaforma che tuteli completamente dalla perdita dei dati. Piuttosto occorre la dinamica combinazione di persone, processi e prodotti.

Il GDPR ha stimolato il confronto tra Management e IT al fine di definire quali dati occorre proteggere, dove risiedono e come vengono salvaguardati. Le Compagnie stanno usando il GDPR anche come leva per discutere i futuri obiettivi in termini di miglioramento della sicurezza e dei processi per assicurare la protezione dei dati.

2) Maggiore consapevolezza della sicurezza

Uno dei principi fondamentali del GDPR è rendere agli individui un maggiore controllo dei loro dati personali, come ad esempio il diritto di chiederne la cancellazione.

Prima che il GDPR diventasse “virale”, molte persone ignoravano che i loro dati sensibili avevano bisogno di protezione, in alcuni casi ignoravano addirittura che fossero raccolti. Le Compagnie, d’altra parte, avevano scarsa sensibilità rispetto alla protezione dei dati e dei diritti individuali.

Il GDPR ha sicuramente forzato le Compagnie ad aumentare il loro livello di protezione ma ha anche elevato la consapevolezza degli utenti.

E la consapevolezza che la sicurezza sia importante, è un vantaggio per tutti.

3) Procedure di sicurezza più snelle

Le Organizzazioni stanno sicuramente investendo tempo e denaro per adeguarsi al GDPR.

La buona notizia è che il lavoro compiuto per analizzare, documentare e manutenere le procedure di sicurezza, verificare l’efficacia dei programmi e risolvere tutti i problemi, porta in molti casi a snellire le procedure. L’analisi rafforzerà inoltre i processi per la valutazione e la mitigazione dei rischi.

4) Maggiore chiarezza sui data-breach

Ogni Organizzazione vittima di data breach dovrebbe informarne partner e clienti. La notifica è a volte una buona abitudine, altre volte un requisito normativo, altre un obbligo contrattuale.

Numerose aziende, negli anni, hanno celato informazioni sulla violazione dei dati che gestivano, comunicando l’avvenimento giorni, settimane o anche molti mesi dopo.

Questo è sicuramente un danno per i clienti ma anche per le Compagnie, danneggiate dalla perdita di immagine.

Il GDPR da istruzioni precise circa tempi e metodi con cui segnalare una violazione dei dati, chiarendo e uniformando lo scenario.

5) Maggiore fiducia

Tendiamo ad assumere che tutti stiano confortevolmente lavorando, facendo shopping o siano intenti in altre attività online, ma non è la regola. Gli utenti della rete sono ancora timorosi e spesso a ragion veduta.

Il GDPR è sicuramente destinato ad aumentare la fiducia degli utenti, articolando chiaramente i rischi legati alla protezione dei dati e ciò che occorre fare per tutelarsi.

La maggiore fiducia porterà ad un aumento dell’attività online con conseguente riduzione dei costi per le Compagnie e una espansione dei servizi.

In effetti, la conformità con GDPR è solo l’inizio.


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