La parola “miglioramento” quando si parla di Operation può avere un significato diverso a seconda degli interlocutori. Alcuni lo definiscono come la diminuzione dei costi operativi o del valore dell’inventario, altri in termini di miglioramento della efficienza o di qualità.
Il processo di miglioramento in una organizzazione spesso parte dalla definizione di un obiettivo da parte del management, quindi la palla passa agli impiegati chiamati a conseguire il risultato. Una volta segnato il punto, tocca al management individuare un nuovo obiettivo.
Se tutto procede per il verso giusto, il ciclo innesca un processo di miglioramento continuo che dura negli anni. Piuttosto che un percorso senza fine, l’approccio recente consiste nel definire e monitorare le performance attese dalle Operation.
Il primo passo è definire il traguardo in modo che tutti sappiano esattamente in che direzione andare. Se si desidera realizzare l’Operational Excellence, occorre che ogni singolo dipendente sia in grado di comprendere il flusso di valore verso il Cliente, in modo da poter prevenire e risolvere eventuali problemi.
Proprio come un ingegnere usa le leggi della fisica per progettare un aereo, un ponte o il motore di una autovettura, occorre seguire alcuni principi per raggiungere il traguardo della Operational Excellence.
Di seguito riporto gli otto principi suggeriti da Kevin Duggan:
1 – Definisci il flusso di valore
Disegna su un foglio il tuo flusso di valore, parti dal momento in cui ricevi un ordine da un cliente fino al momento della consegna del bene. In un flusso ideale, l’informazione è data ad un solo processo a monte, tutti gli altri processi sanno cosa fare siccome l’informazione scorre con il prodotto attraverso le connessioni create a partire dal primo processo. La chiave è connettere ogni processo in modo che materiali e informazioni si muovano solo quando è il processo a valle a richiederlo.
Il flusso deve essere tirato (pull) dal processo cliente, non spinto (push) dal processo produttore.
Per illustrare il flusso di valore puoi utilizzare qualsiasi strumento, un foglio di carta, il tuo Ipad, Powerpont.
Ultimamente sto “giocando” con Blueworks live di IBM, un bel prodotto di cui ti parlerò in futuro.
2- Fai scorrere il flusso di valore
Trasferisci nella vita reale quello che hai disegnato e implementa un flusso di valore virtuoso che crei Operational Excellence. Il primo passo è fornire una formazione formale che includa la review del flusso di valore attuale, la descrizione dei nostri 8 principi, l’applicazione dei principi al flusso di valore e infine l’implementazione del piano. Più di tutto occorre insegnare ai dipendenti che l’Operational Excellence è lo strumento chiave per la crescita aziendale.
3- Rendi il flusso visibile
Una volta portato il disegno dalla carta alla realtà, il passo successivo è renderlo chiaramente visibile a tutti in modo che ogni singolo impiegato possa vedere come i processi sono connessi fra loro e il cliente. In Operational Excellence, ogni indicatore visivo utilizzato nelle Operation dovrebbe avere qualcosa a che fare con il flusso o la progressione del prodotto verso il cliente.
4-Crea un workflow
Una volta che abbiamo creato una buona rappresentazione grafica del nostro flusso che permetta ai dipendenti di vedere in che modo il flusso dovrebbe lavorare, il nostro prossimo passo è realizzare un workflow (ne abbiamo già parlato qui).
L’obiettivo è definire le operazioni da compiere tra i diversi processi in modo da ridurre le variazione e realizzare la normalizzazione dell’intero flusso.
5-Rendi chiare le anomalie
In Operational Excellence, desideriamo che ogni dipendente sia in grado di vedere eventuali anomalie. L’idea è che se definiamo rigidamente il flusso ordinario (il primo principio), dovrebbe essere semplice non solo individuare e correggere le anomalie ma anche prevenirle senza coinvolgere il management.
6-Creare procedure per gestire le anomalie
Il flusso può interrompersi anche se tutti sanno come gestirlo e tenerlo sotto controllo. La chiave in questo caso è avere una procedura da far seguire agli operatori prima di chiamare il supervisore. Il primo passo è definire in quali casi occorre necessariamente coinvolgere il management, in tutti gli altri casi, i dipendenti dovrebbero avere a disposizione delle indicazioni standard, ricavate analizzando le soluzioni maggiormente adottate dai responsabili.
7-I dipendenti coinvolti nel flusso, devono migliorare il flusso
Il miglioramento continuo deve essere un obiettivo ben chiaro sin dall’inizio. Per questo motivo occorre sensibilizzare i dipendenti coinvolti nel flusso a segnalare apertamente ogni opportunità di miglioramento. Il primo passo in questo senso è l’analisi congiunta delle anomalie e la loro risoluzione.
8-Essere proattivi
L’Operational Excellence riguarda la crescita aziendale. Dovrebbe dare al management la possibilità di guardare da lontano il mondo Operation per concentrarsi sullo sviluppo di nuove opportunità. L’obiettivo si ottiene riducendo (o eliminando) le attività svolte dal Operation Management nella consegna del bene/servizio al cliente. Cambiando il ruolo, l’Operation Management può così dedicarsi anche alle vendite, all’ingegneria e alla innovazione, diventando parte attiva di molti processi.
Un processo che funziona
Gli otto principi aiutano a creare un processo che può essere utilizzato da Operational Excellence in molte aree e attraverso tutta l’organizzazione, dalla produzione al marketing.
Una volta definito il flusso, può essere usato come leva per migliorare altri processi collegati e stimolare lo sviluppo di nuove tecnologie.
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