Out of Office Message – Per quale motivo dovresti inserire più informazioni

Tutti abbiamo bisogno di staccare la spina e ricaricarci. Numerose ricerche dimostrano che disconnetterci, specialmente dalle mail, può ridurre significativamente lo stress e renderci più produttivi.

Ciò nonostante molti di noi spesso esitano sin dal primo passo: impostare un appropriato messaggio che definisca i confini della nostra indisponibilità.

Molti temono che impostare un messaggio di Out of Office (OOO in gergo) possa avere delle ripercussioni inattese, ad esempio dare la sensazione di essere poco professionali o far perdere qualche opportunità.

Al contrario un buon OOO potrebbe alimentare il tuo successo. Usare una risposta automatica quando si è in ferie, quando si partecipa ad una conferenza oppure quando avviene un evento importante come la nascita di un figlio, può creare una connessione migliore con la tua rete, inclusi colleghi, clienti e fornitori. Condividere qualche informazione su di te, sui tuoi viaggi, o su i prodotti e i servizi della tua società, può consolidare le relazioni d’affari e fidelizzare clienti.

Siamo tutti (spero) consapevoli di quanto sia inappropriato e pericoloso non dare riscontro ad una mail: non c’è peggiore risposta di una mancata risposta.

Anche per questo motivo, elaborare un messaggio personale che dia significato alle nostre relazioni è il più grande strumento che tu possa usare per costruire rapporti di lungo periodo e migliorare le tue performance lavorative.

Le persone che si sentono positivamente connesse sono più propense a intraprendere rapporti di lavoro e a collaborare per risolvere i problemi. La connessione si genera quando hai la sensazione di conoscere davvero qualcuno.

E nonostante tutto molte persone scelgono di usare i messaggi “sicuri” con cui avvisano semplicemente di essere Out of Office sino ad una certa data e di contattare uno specifico collega in caso di bisogno.

Quanti di questi messaggi avete ricevuto nel corso della vostra carriera? Io centinaia…

Tutto ciò che occorre per rendere adeguato il vostro messaggio OOO standard è aggiungere una riga.

Condividete qualche piccola ma significativa informazione da utilizzare per stimolare la conversazione la prossima volta che parlerete con una persona. Per quale motivo non siete in ufficio? A quale conferenza state partecipando ed in che modo i risultati potranno tornare utili ai vostri clienti? Dove state trascorrendo le vacanze?

Ad esempio:

“Buongiorno, sto festeggiando il mio quinto anniversario di matrimonio trascorrendo qualche giorno di vacanza in famiglia con i nostri figli. In considerazione di una ricorrenza tanto importante non controllerò le email sino al [data]. Per qualsiasi emergenza potete contattare la mia meravigliosa assistente Giovanna scrivendo alla seguente mail”

“Buongiorno, sto partecipando ad una conferenza che coinvolge tutta la nostra forza vendite con la speranza di approfondire nuovi strumenti che ci consentono di migliorare ulteriormente i nostri servizi”

Sono semplici esempi, una nota di questo tipo può essere un ottimo spunto di conversazione non solo per i tuoi clienti ma anche con i tuoi colleghi.

Altra opzione è condividere un articolo o uno spunto professionale, in questo caso potente attenzione al vostro audience. Se vendete automobili probabilmente chi vi scrive sarà interessato ad un articolo sui carburanti ecologici o al nuovo prototipo presentato a Detroit.

“Buongiorno, non sono in ufficio, per qualsiasi emergenza contattare…. Nel frattempo, sono onorato di presentare ai nostri clienti questo articolo contenete dei suggerimenti su come trarre il massimo dal nostro CRM, risparmiando tempo e denaro”

Il mio preferito resta “Buongiorno, recenti studi [inserire link] dimostrano che le vacanze fanno bene al cervello e migliorano le performance lavorative, voi cosa ne pensate? Sarò fuori ufficio per le prossime…”

Alcuni servizi di posta permettono di impostare messaggi diversi a seconda che il mittente sia un collega o un esterno, Gmail ad esempio permette di impostare l’invio della risposta automatica solo agli indirizzi contenuti in rubrica. Una funzione del genere può tornare molto utile nel caso in cui si desideri condividere maggiori informazioni solo con i colleghi.

Inviare nei commenti i vostri OOO!!!


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