Eccoci al secondo e ultimo appuntamento (per ora) in merito al TCO – Trovi la prima parte qui –
La costificazione delle attività
Il costo delle attività aziendali consiste principalmente nel costo del personale, facilmente ricavabile. Questa fase consiste quindi nel valutare le tempistiche necessarie allo svolgimento delle differenti attività.
Occorre individuare la lista delle attività svolte da ogni partecipante al processo e il tempo ad esse dedicato percentualmente. Una volta ottenuto tali valori si potrà procedere al calcolo del costo semplicemente moltiplicando tra loro lo stipendio lordo dell’operatore per la percentuale di tempo di ogni attività.
COSTO ATTIVITA’ = STIPENDIO LORDO OPERATORE X TEMPO%
La rilevazione del tempo può avvenire in tre modi:
- Intervista l’operatore – Particolarmente adatta a contesti in cui gli operatori svolgono azioni ripetitive, si effettua somministrando un questionario nel quale si chiede di indicare il tempo dedicato alle specifiche attività;
- Calcolo tramite stima – Si applica a contesti in cui i dipendenti svolgono differenti attività e con frequenze diverse e quindi difficilmente riescono ad associare una percentuale ad ogni singola attività. In base alla media delle ore mensili lavorate, si determinano le percentuali, ad esempio se si spende un giorno al mese per riordinare le fatture questa attività varrà il 5% – considerando per semplicità un mese di 4 settimane e 20 giorni lavorativi.
- Rilevazione diretta da parte dell’operatore – Tecnica molto onerosa alla quale si ricorre solo in casi molto complessi.
Tornando all’esempio del riordino delle fatture, se svolta da un impiegato 5° livello metalmeccanico – stipendio minimo pari a 1.766,66€ lordi – l’attività avrà un costo lordo di 88,33€.
Infine, per completare la costificazione, occorre procedere all’attribuzione dei costi diversi da quelli del lavoro. Molti di questi costi sono relativi a risorse utilizzate nelle ore di lavoro e posso quindi essere allocati proporzionalmente, ad esempio l’uso di software o di apparecchiature per la videoconferenza.
Per tutti gli altri costi occorrerà approfondire lo studio, ad esempio l’ammortamento relativo alle apparecchiature informatiche andrà allocato esclusivamente sulle specifiche attività che richiedono l’utilizzo di tali strumenti.
Il passaggio successivo sarà quello di individuare gli activity driver adeguati per poter allocare tali costi ai differenti fornitori in funzione dello sforzo richieste alle varie attività.
Determinazione activity driver e calcolo del costo unitario per driver
Per activity driver si intende il parametro di allocazione che consente di attribuire i costi di attività ai fornitori in proporzione all’utilizzo di tali attività, individuare correttamente il driver è importantissimo in quanto influenza il risultato finale.
Ad esempio, per l’attività di registrazione delle fatture dei fornitori si potrà decidere di utilizzare come activity driver alternativamente il numero di fatture o quello delle righe ordine associate a ciascun fornitore, a seconda che le fatture dei diversi fornitori siano sostanzialmente simili o meno.
Altro tema importante è la disponibilità delle informazioni, se tutta una serie di parametri sono generalmente disponibili sul sistema informativo aziendale, possono esisterne altri non monitorati affatto o gestiti al di fuori del sistema, ad esempio su fogli di calcolo.
Una volta definiti gli activity driver, il passo successivo consiste nel dividere il costo totale delle attività per l’ammontare complessivo degli activity driver registrati nello stesso arco temporale di sostenimento dei costi.
Si ottiene così il costo unitario di “attivazione” per driver (es. costo per la gestione di una non conformità), che moltiplicato per il volume di activity driver associato ad uno specifico fornitore (es. numero non conformità del fornitore X) permette di calcolare la quota parte dei costi di attività generati dal fornitore stesso (es. totale costi delle attività di gestione della qualità per il fornitore X).
Il procedimento è iterato sino ad allocare tutti i costi delle attività e sommando, fornitore per fornitore, i costi diretti e quelli indiretti allocati.
La somma di tutti questi costi permette di comprendere il Total Cost of Ownership del fornitore, mentre il rapporto tra i costi indiretti e quelli diretti di fornitura consente di calcolare l’Indice di Complessità della relazione (IC).
Il confronto tra gli indici di complessità dei fornitori appartenenti alla stessa categoria costituisce un valido supporto informativo per la gestione della relazione commerciale e per la selezione dei fornitori, nonché per mettere in atto specifiche azioni manageriali.
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