Cosa fare quando un meeting é troppo affollato

Hai programmato un meeting e ti sei accorto troppo tardi di aver invitato troppe persone o semplicemente ha aderito un numero superiore alla media.

In ogni caso, cosa fare quando devi condurre un meeting più affollato di quanto avevi programmato?

Facciamo un passo indietro, quando programmi un meeting dovresti innanzitutto chiederti quali competenze occorrono e quali figure devono essere coinvolte. Un meeting tecnico vedrà partecipare sicuramente il direttore tecnico e il suo staff in luogo del direttore finanziario o del responsabile della qualità.

Se nonostante tutto ti accorgi di dover gestire un numero superiore di persone, dovrai modificare lo scopo del meeting per adattarlo alla nuova situazione.

Se ci sono più di otto persone non provare a risolvere un problema o prendere decisioni, é molto più facile ottener risultati con gruppi più piccoli.

Se ci sono fino a diciotto persone, trasforma il meeting in una sessione di brainstorming per una questione da risolvere.

Se hai più di diciotto persone, la cosa migliore é usare il tempo a tua disposizione per condividere informazioni. In alternativa puoi provare a formare piccoli gruppi di brainstorming. Al termine delle diverse sessioni, un portavoce per ogni team riporterà le conclusioni, una soluzione organizzata ed efficiente.

In ultima analisi, se un meeting si dimostra troppo difficile da gestire, non dimenticare due opzioni fondamentali: cancellarlo o terminarlo in anticipo.


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