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TCO – Total Cost of Ownership del Fornitore (2/2)

Eccoci al secondo e ultimo appuntamento (per ora) in merito al TCO – Trovi la prima parte qui –

La costificazione delle attività

Il costo delle attività aziendali consiste principalmente nel costo del personale, facilmente ricavabile. Questa fase consiste quindi nel valutare le tempistiche necessarie allo svolgimento delle differenti attività.

Occorre individuare la lista delle attività svolte da ogni partecipante al processo e il tempo ad esse dedicato percentualmente. Una volta ottenuto tali valori si potrà procedere al calcolo del costo semplicemente moltiplicando tra loro lo stipendio lordo dell’operatore per la percentuale di tempo di ogni attività.

COSTO ATTIVITA’ = STIPENDIO LORDO OPERATORE X TEMPO%

La rilevazione del tempo può avvenire in tre modi:

  • Intervista l’operatore – Particolarmente adatta a contesti in cui gli operatori svolgono azioni ripetitive, si effettua somministrando un questionario nel quale si chiede di indicare il tempo dedicato alle specifiche attività;
  • Calcolo tramite stima – Si applica a contesti in cui i dipendenti svolgono differenti attività e con frequenze diverse e quindi difficilmente riescono ad associare una percentuale ad ogni singola attività. In base alla media delle ore mensili lavorate, si determinano le percentuali, ad esempio se si spende un giorno al mese per riordinare le fatture questa attività varrà il 5% – considerando per semplicità un mese di 4 settimane e 20 giorni lavorativi.
  • Rilevazione diretta da parte dell’operatore – Tecnica molto onerosa alla quale si ricorre solo in casi molto complessi.

Tornando all’esempio del riordino delle fatture, se svolta da un impiegato 5° livello metalmeccanico – stipendio minimo pari a 1.766,66€ lordi – l’attività avrà un  costo lordo di 88,33€.

Infine, per completare la costificazione, occorre procedere all’attribuzione dei costi diversi da quelli del lavoro. Molti di questi costi sono relativi a risorse utilizzate nelle ore di lavoro e posso quindi essere allocati proporzionalmente, ad esempio l’uso di software o di apparecchiature per la videoconferenza.

Per tutti gli altri costi occorrerà approfondire lo studio, ad esempio l’ammortamento relativo alle apparecchiature informatiche andrà allocato esclusivamente sulle specifiche attività che richiedono l’utilizzo di tali strumenti.

Il passaggio successivo sarà quello di individuare gli activity driver adeguati per poter allocare tali costi ai differenti fornitori in funzione dello sforzo richieste alle varie attività.

Determinazione activity driver e calcolo del costo unitario per driver

Per activity driver si intende il parametro di allocazione che consente di attribuire i costi di attività ai fornitori in proporzione all’utilizzo di tali attività, individuare correttamente il driver è importantissimo in quanto influenza il risultato finale.

Ad esempio, per l’attività di registrazione delle fatture dei fornitori si potrà decidere di utilizzare come activity driver alternativamente il numero di fatture o quello delle righe ordine associate a ciascun fornitore, a seconda che le fatture dei diversi fornitori siano sostanzialmente simili o meno.

Altro tema importante è la disponibilità delle informazioni, se tutta una serie di parametri sono generalmente disponibili sul sistema informativo aziendale, possono esisterne altri non monitorati affatto o gestiti al di fuori del sistema, ad esempio su fogli di calcolo.

Una volta definiti gli activity driver, il passo successivo consiste nel dividere il costo totale delle attività per l’ammontare complessivo degli activity driver registrati nello stesso arco temporale di sostenimento dei costi.

Si ottiene così il costo unitario di “attivazione” per driver (es. costo per la gestione di una non conformità), che moltiplicato per il volume di activity driver associato ad uno specifico fornitore (es. numero non conformità del fornitore X) permette di calcolare la quota parte dei costi di attività generati dal fornitore stesso (es. totale costi delle attività di gestione della qualità per il fornitore X).

Il procedimento è iterato sino ad allocare tutti i costi delle attività e sommando, fornitore per fornitore, i costi diretti e quelli indiretti allocati.

La somma di tutti questi costi permette di comprendere il Total Cost of Ownership del fornitore, mentre il rapporto tra i costi indiretti e quelli diretti di fornitura consente di calcolare l’Indice di Complessità della relazione (IC).

Il confronto tra gli indici di complessità dei fornitori appartenenti alla stessa categoria costituisce un valido supporto informativo per la gestione della relazione commerciale e per la selezione dei fornitori, nonché per mettere in atto specifiche azioni manageriali.

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TCO – Total Cost of Ownership del Fornitore (1/2)

Il calcolo del costo totale di possesso – TCO, Total Cost of Ownership – è un approccio sviluppato da Gartner per calcolare TUTTI i costi del ciclo di vita di una apparecchiatura, per l’acquisto, l’installazione, la gestione, la manutenzione e l’eventuale smaltimento delle attrezzature obsolete.

Sviluppatasi nel settore IT caratterizzato da una velocissima obsolescenza sia hardware che software, trova applicazione in qualsiasi campo a patto che sia possibile registrare i costi di esercizio di una determinata funzione aziendale.

Non quindi un approccio superficiale con il quale si valuta un fornitore solo in base al prezzo praticato, ma una analisi complessa e completa nel corso della quale si prendono in considerazione tutti i costi relativi al possesso del bene.

Si pensi alle attività di gestione degli ordini, il sollecito delle consegne, la gestione delle non conformità, la logistica, la formazione del personale.

Ogni fornitore assorbe una quantità diversa di attività, il TCO permette di attribuire ai diversi fornitori anche la quota parte dei costi indiretti da essi generati, in maniera tale da consentire la valutazione dell’onerosità complessiva del rapporto di fornitura.

Da amante dei KPI, l’aspetto che apprezzo di più è la possibilità di elaborare un sistema di valutazione delle performance dei fornitori, in grado di omogeneizzare e comparare una serie di dimensioni che per loro caratteristiche intrinseche non lo sarebbero.

Facciamo un esempio:

Fornitore A : prezzo 150€/cad, tasso di non conformità del 0.3%, ritardi di consegna del 7%;

Fornitore B : prezzo 155€/cad, tasso di non conformità del 0.1%, ritardi di consegna del 4%;

Quale fornitore è più performante? Per determinarlo occorre utilizzare la metodologia TCO.

La metodologia TCO

Come ho anticipato, per la valutazione del fornitore occorre determinare sia i costi diretti che gli indiretti. Mentre per i primi è sufficiente la consultazione delle diverse fatture, per i secondi è necessario utilizzare una metodologia definita “Activity-Based Costing” (ABC), dove a ogni fornitore sono attribuiti i costi delle attività connesse al processo di Supply Chain Management in proporzione a un parametro rappresentativo dello sforzo richiesto a tali attività.

Vediamo di chiarirci le idee, prendiamo ad esempio l’attività di controllo qualità, i costi potranno essere allocati in base al numero di controlli generati da ogni fornitore. Ancora, i costi dell’attività di gestione delle fatture potrebbero essere allocati in base al numero di righe della fattura, l’attività di sollecito in base al numero di telefonate o di ritardi.

Abbiamo quindi due passaggi importanti:

  • La costificazione delle diverse attività aziendali;
  • L’identificazione degli activity driver, i parametri in base ai quali allocheremo i costi delle attività ai diversi fornitori.

Nel corso dei prossimi giorni approfondirò l’argomento, a presto!

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GDPR – Esempi free di Registro dei Trattamenti

Il nuovo regolamento sulla Privacy, GDPR, introduce il Registro dei Trattamenti come strumento per tenere sotto controllo le operazioni di trattamento dei dati che vengono effettuate all’interno delle Organizzazioni.

Sebbene non obbligatorio per le aziende e gli enti con meno di 250 dipendenti, a mio avviso è SEMPRE opportuno utilizzare il Registro dei Trattamenti come valido strumento per gestire non solo i dati collezionati ma anche i diritti degli interessati.

La sua compilazione offre un momento di ricognizione, la radiografia del patrimonio informativo e il motivo per cui si trattano determinati dati. L’occasione per identificare il superfluo e disfarsene.

In rete sono disponibili diverse risorse gratuite:

REGISTRO SEMPLIFICATO

Probabilmente il migliore strumento con cui partire per prendere confidenza con il Registro dei Trattamenti e strutturare in seguito opportunamente il Registro Ufficiale.

Si può scaricare qui, è in lingua italiana e comprende due schede: un foglio nel quale inserire i dati della Organizzazione e il Registro dei Trattamenti.

La scheda Registro contiene i seguenti campi:

  • Trattamento: il tipo di trattamento
  • Dipartimento: unità responsabile (es. marketing)
  • Finalità: finalità del trattamento
  • Tipi di dati: categorie di dati trattati
  • Categoria degli interessati: classificazione degli interessati
  • Categoria dei destinatari: classificazione di chi è destinatario dei dati
  • Consenso/Informativa/Termini ultimi di conservazione: data di inizio e di fine dei consensi e conservazione
  • Misure di sicurezza: misure procedurali e tecnologiche adottate per la protezione dei dati personali
  • Contitolare del trattamento
  • Rappresentante del trattamento
  • Responsabile del trattamento
  • Garanzie di trasferimento: in caso di trasferimento dei dati verso paesi esteri o organizzazioni internazionali è necessario elencare i documenti che salvaguardano e garantiscono dati e processo

MODELLO CNIL

Ne abbiamo già parlato precedentemente, l’Autority francese ha rilasciato un comodissimo strumento sempre in formato Excel, in lingua francese e scaricabile cliccando qui.

Contiene per altro la lista dei paesi aderenti e non aderenti, ed è diviso in tre schede:

  • Lista dei trattamenti
  • Modello scheda trattamento

Trattasi di un buon prodotto che però vi consiglio di integrare con piccoli accorgimenti come il collegamento ipertestuale tra la lista dei trattamenti e le rispettive schede (oltre che tradurlo in Italiano/Inglese)

MODELLO CPP

Anche l’Autority belga ha prodotto un utile registro dei trattamenti in lingua inglese e scaricabile gratuitamente qui.

Il documento in formato excel è diviso in 5 schede:

  • Identificazione dell’organizzazione che gestisce il registro
  • Il registro corrente
  • Elenchi di valori che vengono in aiuto per completare il registro
  • Manuale d’uso
  • Mappatura del registro

Spero vi sia utile, a presto!

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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (5) – Il Delivery Plan

Ultimo appuntamento della nostra rubrica sulle 5 strategie vincenti per le aziende E.T.O (i precedenti appuntamenti 1 – 2 – 3 – 4 )
Oggi vediamo come standardizzare l’ultima fase di un progetto, il delivery plan.
Il tema che continua ad emergere è la necessità di sviluppare una procedura standard per ogni fase del progetto, dalla pianificazione  alla esecuzione e la consegna.
Proprio questa ultima può essere una sorprendente fonte di costi e difetti. Se puoi identificare una strategia per la consegna del progetto che funzioni abbastanza bene per controllare i costi in maniera ripetibile, allora puoi inserirla nella procedura.
Generalmente siamo tentati di forzare la consegna di ogni progetto per ottenere sempre il massimo risultato.
In molti casi questo approccio non vale alla fine la spesa. Risparmiare denaro su ogni consegna richiede un grande sforzo anche nella programmazione, per questo motivo potresti pensare di pianificare solo una volta a standardizzarti su un determinato sistema.
Potrebbe non essere sempre la soluzione più economica ma standardizzare il processo renderà più semplice fare previsioni e i costi prevedibili sono più semplici da pianificare.
Inoltre, la standardizzazione del delivery plan ti aiuterà molto nel caso di progetti inusuali. In alcuni casi le nuove sfide diventano ancora più difficili a causa dell’assenza di un punto di partenza. Il delivery plan può essere quel punto di partenza e darti una guida nel caso in cui tu debba affrontare un progetto inusuale che per il quale una strategia di consegna standard è irrealizzabile.
Per migliorare la consegna del progetto e fare un buon piano, occorre avere le giuste informazioni e le persone in grado di analizzarle. In questo modo puoi tagliare i difetti e trovare i colli di bottiglia. Prova ad assicurarti sempre di non prendere decisioni basate su informazioni esigue, magari su un solo precedente.
In conclusione, la costruzione di un vantaggio competitivo spesso si riduce all’adozione di procedure sistematiche per le differenti fasi e attività di produzione.
Le realtà Engineering To Order affrontano alti costi e una grande rosa di rischi, per questo motivo elaborare strategie per aumentare i margini e creare solide relazioni commerciali è la chiave per un successo duraturo.
A presto per una nuova rubrica!

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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (4) – Gli Stakeholder

Eccoci al nostro quarto e penultimo appuntamento, per leggere gli articoli precedenti segui i seguenti link : 1 – 2 – 3.
Oggi parliamo di Stakeholder e di come ottenere il loro supporto e la loro collaborazione.
Si definisce Stakeholder ciascuno dei soggetti direttamente o indirettamente coinvolti in un progetto o nell’attività di un’azienda.
Ottenere il supporto degli Stakeholder è impegnativo ma necessario se si vuole che l’azienda abbia il polso della situazione e consolidi le relazioni più importanti. Ancora una volta, probabilmente il modo più utile è definire un processo formale ed una serie di step per promuovere il supporto e la collaborazione.
Il processo dovrà essere quanto più flessibile possibile in modo da poter essere applicato nel maggior numero di casi. A questo proposito, una buona idea è chiedere agli Stakeholder di svolgere periodiche auto valutazioni piuttosto che realizzare una strategia statica che probabilmente non sarà in grado di accompagnare negli anni l’azienda;
La definizione del processo deve sempre partire con la identificazione degli Stakeholder. Deve essere il punto di partenza in quanto anche le aziende con una lunga storia possono a volte aver perso di vista gli Stakeholder.
In questa fase è molto meglio partire con un ampio elenco e restringere la lista in un secondo tempo per non rischiare di perdere qualcuno di importante. Questo è molto importante, non temete di coinvolgere quante più persone possibili, ci sarà tempo per sfoltire la lista.
Il passo successivo potrebbe essere l’ordinamento della lista. E’ importante capire la priorità di ogni soggetto. Alcuni sono più importanti di altri e le priorità possono cambiare nel tempo.
Prova a vedere in che modo i ruoli ruotano nello scenario attuale della società con particolare attenzione lo scenario attuale impatta sulla rotazione dei ruoli di ogni Stakeholder per comprendere quanto e quando occorre che vengano coinvolti.
Il coinvolgimento richiede tempo ed energia, bisogna essere efficienti nell’individuare il giusto momento in cui spendere queste risorse.
Dopo di ciò, è il momento di fissare gli obiettivi, un piano, un crono-programma e muoversi per conseguire il risultato.
Ricapitolando :
  • Identifica gli Stakeholder;
  • Ordina la lista;
  • Fissa gli obiettivi;
  • Consegui il risultato.
Ho lasciato abbastanza vaghe le fasi in quanto la migliore strategia di coinvolgimento varia a seconda del tipo di azienda e del contesto. E’ molto meglio sviluppare un meccanismo per creare strategie piuttosto che con una singola strategia siccome il primo approccio è sostenibile e ripetibile.
Comprendi in che modo coinvolgere gli Stakeholder più importanti con il miglio impiego di risorse e quindi spostati lungo l’elenco in base all’importanza e a quanto impegno ci vorrà.
Il risultato finale è un ciclo di passaggi che puoi usare per trovare, priorizzare e coinvolgere tutti gli Stakeholder. Molto dipende dai bisogni specifici della tua azienda ma fai del tuo meglio per definire un processo che sia a prova di futuri cambiamenti, un processo generale che possa essere applicato ancora e ancora in quanto parte del processo di valutazione.
Correggere vecchie strategie e vedere in che modo hanno funzionato dovrebbe probabilmente essere parte del tuo processo in modo da permetterti di scartare ciò che non funziona e stimolare ciò che invece contribuisce al conseguimento dei risultati.
A presto per il quinto e ultimo appuntamento di questa rubrica.

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Trello – 3 soluzione per esportare in Excel una Bacheca

Tutti voi conoscete Trello, l’ottimo tool gratuito per il project management basato sulla metodologia Kanban.

Impossibile non apprezzarne le caratteristiche vincenti che permettono di gestire progetti e coordinare team senza perdere di vista le scadenze.

Capita però di avere l’esigenza di esportare una bacheca in Excel per distribuirla all’esterno del team di lavoro o per effettuare analisi statistiche ecc.

Solo la soluzione a pagamento business class – https://trello.com/business-class – prevede l’esportazione in CSV ma fortunatamente per noi ci sono diverse soluzioni, per altro molto potenti:

TrelloExport – https://goo.gl/zSFf2k

La migliore soluzione e quella che consiglio in assoluto di più.
È una estensione per Chrome davvero completa, una volta installata basterà accedere alla bacheca interessata e dal menù selezionare “Stampa ed Esporta” e quindi “TrelloExport”.

Comparirà una scheda che ci permetterà di scegliere diverse opzioni tra cui :
– Formato di esportazione – Excel, Markdown, HTML e OPML;
– Cosa esportare tra Schede Archiviate, Commenti, Checklists, Allegati e Campi Personalizzati;
– Ordinare le righe per Schede, punti della Checklist, Etichette o Membri;
– Esportare tutte le colonne o solo alcune, escludendo per esempio campi come URL Scheda e Numero totale dei commenti;
– Identificare la lista in base alla quale determinare il completamento dei task;
– Esportare la Bacheca corrente, solo alcune Liste, Bacheche multiple o solo alcune Schede;
– Filtrare le informazioni in base il nome della Lista, le Etichette o le Schede

Come vedete le opzioni sono davvero tante, è uno strumento potente al quale non riuscirete più a fare a meno. Utilissimo l’automatismo che esporta in un secondo foglio della cartella di lavoro le Schede Archiviate.

Ho notato una certa inerzia nella conversione di Bacheche molto popolate ma ritengo sia decisamente accettabile.

Export for Trello – http://bit.ly/2lLyZoe

Un’altra estensione per Chrome, decisamente più snella di TrelloExport e consigliata a chi non ha particolari esigenze e vuole ottenere una veloce esportazione.
Una volta installata basterà accedere alla bacheca interessata e dal menù selezionare “Stampa ed Esporta” e quindi “Export Excel”.

I campi esportati sono :
– Lista (per esempio ToDo, Doing, Done);
– Titolo della Scheda
– Descrizione
– Punto – usando il formato “(1)” nel campo Titolo (utile per dare un ordinamento alle schede);
– Scadenza
– Membri
– Etichette
– Progressivo Scheda
– URL Scheda

Previsto l’automatismo che esporta in un secondo foglio della cartella di lavoro le Schede Archiviate – Grande neo l’impossibilità di esportare le check list.

JSON to CSV Converter – https://json-csv.com/

La soluzione più laboriosa, da adottare nel caso non usiate Chrome e le sue Estensioni.

– Selezionate la Bacheca desiderata;
– Dal Menu selezionate “Stampa ed Esporta” e quindi “Esporta JSON”;
– Usare il convertitore da JSON a CSV per convertire il file JSON in formato CSV
– Aprire il file in Excel

Come raccomandato da Trello: http://help.trello.com/article/924-making-sense-of-trellos-json-export

Spero che queste indicazioni vi siano utili, e voi avete qualche trucco da suggerirmi?

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