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Win/Loss Analysis, come condurla in 5 passi (3) – Conclusioni

Il Responso: Insegnare a partire dalle informazioni raccolte.
Quando il tuo sales team vince una gara, tu impari come costruire sul successo. Ma le sconfitte insegneranno a te alla tua organizzazione anche di più.
Quando un win/loss report trasmette cattive notizie, questa è una buona opportunità per te. Adesso hai la possibilità di preparare i tuoi direttori commerciali a rispondere efficacemente usando :
  • Incentivi;
  • Strumenti di gestione vendite;
  • Coaching;
Non importa se le notizie sono buone o cattive, puoi sempre impiegare queste best practices:
  1. IDENTIFICA “DOVE” HAI PERSO – ANCHE SE HAI VINTO LA GARA
  • Identifica le aree nelle quali puoi fare cambiamenti per semplificare il lavoro dell’ufficio acquisti;
  • Individua idonei KPI e attua i cambiamenti necessari per migliorare i risultati. Una sola sconfitta potrebbe non richiedere un enorme cambiamento di processo. Ma una serie di sconfitte rispetto ad uno specifico competitor richiederà dei cambiamenti.
  1. FOCALIZZATI INNANZITUTTO SUL PROCESSO
Osserva il processo commerciale della tua organizzazione. La maggior parte dei problemi iniziano con un processo difettoso.
  1. DIFFONDERE RAPIDAMENTE LE INFORMAZIONI
Le informazioni ottenute dalla analisi win/loss dovrebbero essere condivise in tempo reale. Il report dovrebbe contenere      indicazioni specifiche per i direttori commerciali sulle azioni da intraprendere, usa un collaboration tool (per esempio      www.trello.com) o semplicemente le email.
  1. COMUNICARE CON I DIRETTORI COMMERCIALI
Crea mini piani d’azione che rendano operative le indicazioni date da applicare sul campo.
  1. DEFINISCI LA TUA POSIZIONE COMPETITIVA
Aiuta i tuoi direttori a creare una descrizione del vostro posizionamento competitivo. Potrà essere usato per educare i reparti      su come valutare e contrastare le richieste e le opportunità del mercato.
  1. COMUNICARE TRASVERSALMENTE ALLA ORGANIZZAZIONE
Comunicare le informazioni trasversalmente a tutta l’organizzazione. Ciò include comunicare con il sales team e con il team di      prodotto.
In sintesi, hai bisogno di informazioni e feedback per migliorare l’organizzazione delle vendite.
L’analisi win/loss è un report prezioso su come stanno andando realmente le vendite. Prova ad usare queste best practices nella tua win/loss analisi.
Conclusioni
Riassumiamo di seguito i cinque punti fondamentali per la conduzione di una win/loss analysis:
    1. Informazioni verificate;
    2. Top 10 dei fattori che portano a concludere positivamente o negativamente una opportunità;
    3. Intervista tempestivamente i clienti;
    4. Analizza e impara dalle informazioni raccolte;
    5. Diffondi rapidamente le informazioni;

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WhatsApp diventa Business, in attesa di WhatsApp Pay

Dura la vita per noi comuni utenti WhatsApp, dopo aver introdotto il maledetto tasto che permette di registrare senza mani lunghe note vocali, adesso WhatsApp ha lanciato ufficialmente la sua versione business.
Il famoso sistema di messaggistica istantanea ha pensato anche alle aziende, cavalcando di fatto la consuetudine ormai consolidata di interagire con gli esercizi commerciali per essere sempre informati su sconti e opportunità.
La soluzione dovrebbe permettere di separare vita privata e lavoro e di gestire più semplicemente le comunicazioni.
In pratica, un’azienda, potrà aprire un account business di WhatsApp permettendo, ai suoi clienti, di trovare facilmente informazioni utili quali descrizione dell’attività, indirizzo fisico, email, sito web ecc.
La piattaforma web prevede un sistema di risposte rapide per rispondere velocemente alle domande frequenti, i messaggi di benvenuto per presentare l’attività ai nuovi clienti, e i messaggi d’assenza per far loro sapere quando si è disponibile.
Sarà disponibile anche un supporto per i numeri fissi, per sfruttare la app anche per utenze fisse aziendali, e il supporto al doppio numero in modo da permettere agli utenti di sfruttare lo stesso device sia per lavoro che per la vita privata.
Utilissima la feature Analytics per individuare i messaggi più letti e mettere a punto strategie mirate.
Gli account business saranno facilmente identificabili tramite un segno distintivo,  gli utenti comuni non dovranno scaricare nessuna nuova versione, WhatsApp Business per ora è disponibile solo per sistema operativo Android, ed è dunque scaricabile, gratuitamente, su Google Play Store.
L’arrivo di WhatsApp business è sicuramente una buona notizia per chi si occupa di eCommerce. Un account verificato su una piattaforma da 1,3 miliardi di utenti costituirà un canale molto agevolato per i rapporti cliente-azienda. E se, come pare, molto presto sarà introdotta la possibilità di effettuare pagamenti in-App tramite il servizio WhatsApp Pay, la storia potrebbe diventare ancora più interessante.
Ovviamente gli utenti avranno la possibilità di bloccare eventuali account molesti segnalandoli come spam, ciò nonostante voi cosa ne pensate?

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Win/Loss Analysis, come condurla in 5 passi (2) – Imparare dalle informazioni raccolte

Eccoci al secondo appuntamento, potete trovare il primo qui .

Oggi approfondiamo il tema dell’analisi delle informazioni raccolte.
L’analisi: imparare dalle informazioni raccolte
Il passo successivo è analizzare le informazioni che hai raccolto dal Sales team.
Inizia con le opportunità vinte, cosa permette alla tua organizzazione di mantenere la quota di mercato?
Quindi passa alle opportunità perse, cosa impedisce alla tua azienda di vincere?
Ricorda sempre, un cliente in procinto di prendere una decisione di acquisto ha quattro opzioni. I tuoi quattro “competitors” sono:
  1. Non fare nulla. Il problema del cliente non è urgente e non richiede l’allocazione immediata di risorse;
  2. Risolvere internamente. Il cliente attinge alle risorse interne per ottenere un risparmio potenziale di tempo e budget;
  3. Affidarlo ad un competitor. Il cliente decide di affidare il lavoro ad uno dei tuoi competitor diretti;
  4. Cambio di categoria. Il cliente decide di risolvere il suo problema con una soluzione differente. Generalmente ciò significa affidare il lavoro ad un competitor indiretto.
Osserva i dati con un occhio alle interpretazioni. Quali attività sono efficaci e quali inefficaci?
Prova a ragionare tenendo a mente i Lead Indicator e i Lag Indicator della tua organizzazione.
Il termine Lag Indicator è usato per definire un indicatore di risultato, il cui valore è la conseguenza di azioni precedentemente effettuate. I Lag Indicator sono indicatori che misurano dei risultati a consuntivo. Tipici esempio sono gli indicatori economico-finanziari.
Il termine Lead Indicator è usato per definire un indicatore il cui valore è indicativo della performance futura dei Lag Indicator secondo una relazione causa effetto definita con la strategia. I Lead Indicator sono i driver del successo futuro.
Una volta definiti i parametri di confronto e analizzate le informazioni raccolte, investi qualche minuto per relazione le diverse funzioni coinvolte.
La redazione di uno snello verbale ti permetterà di chiarirti le idee e lascerà una traccia per future riflessioni.
A presto per il terzo e ultimo appuntamento!

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Win/Loss Analysis, come condurla in 5 passi (1) – Il tipo di analisi

Partiamo subito da un aspetto fondamentale : la win/loss review sarà tanto efficace quanto saranno dettagliate le informazioni e i feedback che saremo in grado di raccogliere.
Una volta ottenute le migliori informazioni possibili, occorre svolgere in maniera sistematica una interpretazione sia quantitativa che qualitativa.
Approcciare in modo errato la win/loss analysis è abbastanza comune, in questa serie di nuovi appuntamenti vi spiego come condurre l’analisi in modo da trarne più vantaggi possibili.
L’analisi: Qualitativa e Quantitativa, cosa fare e cosa non fare.
Le migliori win/loss analysis contengono sia informazioni qualitative che quantitative ma ciò che fa la differenza è la “qualità” delle informazioni.
Analisi Quantitativa – Questi dati consistono generalmente nell’analisi dei KPI, ad esempio il numero dei leads qualificati può essere comparato con il numero di win e loss.
Analisi Quantitativa – Cosa NON fare: molte piattaforme CRM contengono campi nei quali i Sales sono chiamati ad inserire il motivo per cui una trattativa non è andata a buon fine. Opzioni per la risposta multipla includono tipicamente il “prezzo” che è la risposta facile per tutti. Nessuno ha intenzione di ammettere di aver perso una opportunità per una ragione diversa dal prezzo!
Se l’informazione è meno che veritiera allora non è utile per la tua analisi.
Analisi Quantitativa – Cosa fare: creare una lista dei 10 principali fattori che portano a concludere positivamente o negativamente una opportunità. Quindi invitate a compilare il report evidenziando in un apposito campo la motivazione OBIETTIVA. Tipicamente l’ufficio commerciale non è un ufficio “obiettivo”. Per questo motivo occorre parlare con gli acquirenti, parlare con gli acquirenti – in particolar modo con quelli finali – è importantissimo per capire cosa è accaduto.
Analisi Qualitativa – Le informazioni qualitative sono informazioni espresse in linguaggio naturale piuttosto che con numeri. Rappresenta l’espressione delle competenze e delle esperienze di tutti i componenti dell’ufficio commerciale. Queste informazioni ti aiutano a capire cosa è accaduto, in modo da pianificare futuri miglioramenti.
Analisi Qualitativa – Cosa NON fare: molti sales team tendono ad enfatizzare oltremodo il feedback relativo ai colleghi. Gli uffici commerciali e i Sales manager non possono essere quindi considerate fonti obiettive per i win/loss data. Usare quindi esclusivamente i feedback provenienti dagli uffici commerciali è un grave errore in quanto questi ultimi saranno sempre riluttanti nel evidenziare le loro reali performance. Il mercato competitivo è una facile scusa da usare per spiegare le mancanze dei Sales.
Analisi Qualitativa – Cosa fare: INTERVISTARE I CLIENTI. Usa una persona obiettiva interna o esterna alla società per condurre queste interviste. Assicurati che la persona sia un intervistatore qualificato che abbia buone doti di relazione scritta. Tenta sempre di intervistare quanti più stakeholders possibili. Importantissimo, fissa l’intervista a stretto giro, a seguito della chiusura vinta/persa della opportunità.

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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (5) – Il Delivery Plan

Ultimo appuntamento della nostra rubrica sulle 5 strategie vincenti per le aziende E.T.O (i precedenti appuntamenti 1 – 2 – 3 – 4 )
Oggi vediamo come standardizzare l’ultima fase di un progetto, il delivery plan.
Il tema che continua ad emergere è la necessità di sviluppare una procedura standard per ogni fase del progetto, dalla pianificazione  alla esecuzione e la consegna.
Proprio questa ultima può essere una sorprendente fonte di costi e difetti. Se puoi identificare una strategia per la consegna del progetto che funzioni abbastanza bene per controllare i costi in maniera ripetibile, allora puoi inserirla nella procedura.
Generalmente siamo tentati di forzare la consegna di ogni progetto per ottenere sempre il massimo risultato.
In molti casi questo approccio non vale alla fine la spesa. Risparmiare denaro su ogni consegna richiede un grande sforzo anche nella programmazione, per questo motivo potresti pensare di pianificare solo una volta a standardizzarti su un determinato sistema.
Potrebbe non essere sempre la soluzione più economica ma standardizzare il processo renderà più semplice fare previsioni e i costi prevedibili sono più semplici da pianificare.
Inoltre, la standardizzazione del delivery plan ti aiuterà molto nel caso di progetti inusuali. In alcuni casi le nuove sfide diventano ancora più difficili a causa dell’assenza di un punto di partenza. Il delivery plan può essere quel punto di partenza e darti una guida nel caso in cui tu debba affrontare un progetto inusuale che per il quale una strategia di consegna standard è irrealizzabile.
Per migliorare la consegna del progetto e fare un buon piano, occorre avere le giuste informazioni e le persone in grado di analizzarle. In questo modo puoi tagliare i difetti e trovare i colli di bottiglia. Prova ad assicurarti sempre di non prendere decisioni basate su informazioni esigue, magari su un solo precedente.
In conclusione, la costruzione di un vantaggio competitivo spesso si riduce all’adozione di procedure sistematiche per le differenti fasi e attività di produzione.
Le realtà Engineering To Order affrontano alti costi e una grande rosa di rischi, per questo motivo elaborare strategie per aumentare i margini e creare solide relazioni commerciali è la chiave per un successo duraturo.
A presto per una nuova rubrica!

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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (4) – Gli Stakeholder

Eccoci al nostro quarto e penultimo appuntamento, per leggere gli articoli precedenti segui i seguenti link : 1 – 2 – 3.
Oggi parliamo di Stakeholder e di come ottenere il loro supporto e la loro collaborazione.
Si definisce Stakeholder ciascuno dei soggetti direttamente o indirettamente coinvolti in un progetto o nell’attività di un’azienda.
Ottenere il supporto degli Stakeholder è impegnativo ma necessario se si vuole che l’azienda abbia il polso della situazione e consolidi le relazioni più importanti. Ancora una volta, probabilmente il modo più utile è definire un processo formale ed una serie di step per promuovere il supporto e la collaborazione.
Il processo dovrà essere quanto più flessibile possibile in modo da poter essere applicato nel maggior numero di casi. A questo proposito, una buona idea è chiedere agli Stakeholder di svolgere periodiche auto valutazioni piuttosto che realizzare una strategia statica che probabilmente non sarà in grado di accompagnare negli anni l’azienda;
La definizione del processo deve sempre partire con la identificazione degli Stakeholder. Deve essere il punto di partenza in quanto anche le aziende con una lunga storia possono a volte aver perso di vista gli Stakeholder.
In questa fase è molto meglio partire con un ampio elenco e restringere la lista in un secondo tempo per non rischiare di perdere qualcuno di importante. Questo è molto importante, non temete di coinvolgere quante più persone possibili, ci sarà tempo per sfoltire la lista.
Il passo successivo potrebbe essere l’ordinamento della lista. E’ importante capire la priorità di ogni soggetto. Alcuni sono più importanti di altri e le priorità possono cambiare nel tempo.
Prova a vedere in che modo i ruoli ruotano nello scenario attuale della società con particolare attenzione lo scenario attuale impatta sulla rotazione dei ruoli di ogni Stakeholder per comprendere quanto e quando occorre che vengano coinvolti.
Il coinvolgimento richiede tempo ed energia, bisogna essere efficienti nell’individuare il giusto momento in cui spendere queste risorse.
Dopo di ciò, è il momento di fissare gli obiettivi, un piano, un crono-programma e muoversi per conseguire il risultato.
Ricapitolando :
  • Identifica gli Stakeholder;
  • Ordina la lista;
  • Fissa gli obiettivi;
  • Consegui il risultato.
Ho lasciato abbastanza vaghe le fasi in quanto la migliore strategia di coinvolgimento varia a seconda del tipo di azienda e del contesto. E’ molto meglio sviluppare un meccanismo per creare strategie piuttosto che con una singola strategia siccome il primo approccio è sostenibile e ripetibile.
Comprendi in che modo coinvolgere gli Stakeholder più importanti con il miglio impiego di risorse e quindi spostati lungo l’elenco in base all’importanza e a quanto impegno ci vorrà.
Il risultato finale è un ciclo di passaggi che puoi usare per trovare, priorizzare e coinvolgere tutti gli Stakeholder. Molto dipende dai bisogni specifici della tua azienda ma fai del tuo meglio per definire un processo che sia a prova di futuri cambiamenti, un processo generale che possa essere applicato ancora e ancora in quanto parte del processo di valutazione.
Correggere vecchie strategie e vedere in che modo hanno funzionato dovrebbe probabilmente essere parte del tuo processo in modo da permetterti di scartare ciò che non funziona e stimolare ciò che invece contribuisce al conseguimento dei risultati.
A presto per il quinto e ultimo appuntamento di questa rubrica.

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GDPR 2016/679 – 5 “semplici” regole

Del nuovo regolamento UE 2016/679 (RGPD o GDPR) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione dei dati, abbiamo già parlato qualche settimana fa : goo.gl/tVe5MY

A partire dal prossimo 25 maggio 2018, le aziende saranno chiamate a prestare maggiore attenzione nel trattamento dei dati aziendali e dovranno individuare un responsabile della protezione dei dati con una serie di obblighi informativi relativi anche gli standard di sicurezza e i rischi legati all’eventuale diffusione di dati.

Le PMI al di sotto dei 250 dipendenti, senza alcuna distinzione di fatturato, non sono obbligate a tenere il registro delle attività ma devono sempre rispettare le seguenti 5 regole sulla protezione dei dati :

1. Valutare l’uso di Crittografia e Psedomizzazione. Occorre rendere difficile il collegamento dei dati, mascherando questi ultimi mediante uno pseudonimo. Quando le informazioni personali che contengono elementi identificativi (nome, data di nascita, indirizzo ecc) vengono pseudonimizzate, gli elementi identificativi sono sostituiti da uno pseudonimo, che si ottiene, per esempio, crittografando gli elementi identificativi contenuti nei dati personali. Bisogna distinguere il dato pseudonimo dal dato anonimo in quanto i dati sono anonimizzati quando non contengono più alcun mezzo identificativo, mentre sono pseudonimizzati se i mezzi identificativi sono criptati. Attenzione, il regolamento non impone sempre e comunque l’uso della crittografia ma obbliga a valutare caso per caso quelli che possono essere i rischi inerenti a quello specifico trattamento e attuare, di conseguenza, misure per limitare tali rischi.
2. Assicurare i requisiti generici di sicurezza. Garantire quindi, su base permanente, i requisiti di riservatezza (ovvero la protezione dei dati trasmessi o conservati per evitarne l’intercettazione e la lettura da parte di persone non autorizzate) integrità (come conferma che i dati trasmessi, ricevuti o conservati siano completi e inalterati), disponibilità (come conferma che i dati siano accessibili e i servizi funzionino anche in caso di interruzioni dovute a eventi eccezionali o ad attacchi di pirateria informatica) e di resilienza (come capacità di reazione di un sistema a fronte di un evento che metta a rischio la sicurezza delle informazioni e dei dati trattati) dei sistemi e dei servizi di trattamento.
3. Assicurare la continuità del servizio. Occorre dimostrare la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico.
4. Elaborare efficaci procedure per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.
5. Fare attenzione ai rischi legati alla distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o all’accesso, in modo accidentale o illegale, a dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.

Da amante del rischio (inteso come sua valutazione e gestione), desidero trattare ulteriormente l’ultimo punto. Qualsiasi analisi NON può prescindere dalla valutazione dei rischi! E’ importante comprendere il cambiamento di approccio, il regolamento pone con forza l’accento sulla “responsabilizzazione” di titolari e responsabili — ossia, sull’adozione di comportamenti pro-attivi e tali da dimostrare la concreta adozione di misure finalizzate ad assicurare l’applicazione del regolamento. I titolari potranno decidere autonomamente le modalità del trattamento dei dati ma a patto che siano compatibili con la valutazione dei rischi svolta a monte, prima quindi di procedere al trattamento vero e proprio.

Il rischio inerente al trattamento è da intendersi come rischio di impatti negativi sulle libertà e i diritti degli interessati, tali impatti dovranno quindi essere opportunamente analizzati attraverso idonei processi di valutazione.

Potete consultare il testo integrale del regolamento qui : goo.gl/YA1gPZ

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Trello – 3 soluzione per esportare in Excel una Bacheca

Tutti voi conoscete Trello, l’ottimo tool gratuito per il project management basato sulla metodologia Kanban.

Impossibile non apprezzarne le caratteristiche vincenti che permettono di gestire progetti e coordinare team senza perdere di vista le scadenze.

Capita però di avere l’esigenza di esportare una bacheca in Excel per distribuirla all’esterno del team di lavoro o per effettuare analisi statistiche ecc.

Solo la soluzione a pagamento business class – https://trello.com/business-class – prevede l’esportazione in CSV ma fortunatamente per noi ci sono diverse soluzioni, per altro molto potenti:

TrelloExport – https://goo.gl/zSFf2k

La migliore soluzione e quella che consiglio in assoluto di più.
È una estensione per Chrome davvero completa, una volta installata basterà accedere alla bacheca interessata e dal menù selezionare “Stampa ed Esporta” e quindi “TrelloExport”.

Comparirà una scheda che ci permetterà di scegliere diverse opzioni tra cui :
– Formato di esportazione – Excel, Markdown, HTML e OPML;
– Cosa esportare tra Schede Archiviate, Commenti, Checklists, Allegati e Campi Personalizzati;
– Ordinare le righe per Schede, punti della Checklist, Etichette o Membri;
– Esportare tutte le colonne o solo alcune, escludendo per esempio campi come URL Scheda e Numero totale dei commenti;
– Identificare la lista in base alla quale determinare il completamento dei task;
– Esportare la Bacheca corrente, solo alcune Liste, Bacheche multiple o solo alcune Schede;
– Filtrare le informazioni in base il nome della Lista, le Etichette o le Schede

Come vedete le opzioni sono davvero tante, è uno strumento potente al quale non riuscirete più a fare a meno. Utilissimo l’automatismo che esporta in un secondo foglio della cartella di lavoro le Schede Archiviate.

Ho notato una certa inerzia nella conversione di Bacheche molto popolate ma ritengo sia decisamente accettabile.

Export for Trello – http://bit.ly/2lLyZoe

Un’altra estensione per Chrome, decisamente più snella di TrelloExport e consigliata a chi non ha particolari esigenze e vuole ottenere una veloce esportazione.
Una volta installata basterà accedere alla bacheca interessata e dal menù selezionare “Stampa ed Esporta” e quindi “Export Excel”.

I campi esportati sono :
– Lista (per esempio ToDo, Doing, Done);
– Titolo della Scheda
– Descrizione
– Punto – usando il formato “(1)” nel campo Titolo (utile per dare un ordinamento alle schede);
– Scadenza
– Membri
– Etichette
– Progressivo Scheda
– URL Scheda

Previsto l’automatismo che esporta in un secondo foglio della cartella di lavoro le Schede Archiviate – Grande neo l’impossibilità di esportare le check list.

JSON to CSV Converter – https://json-csv.com/

La soluzione più laboriosa, da adottare nel caso non usiate Chrome e le sue Estensioni.

– Selezionate la Bacheca desiderata;
– Dal Menu selezionate “Stampa ed Esporta” e quindi “Esporta JSON”;
– Usare il convertitore da JSON a CSV per convertire il file JSON in formato CSV
– Aprire il file in Excel

Come raccomandato da Trello: http://help.trello.com/article/924-making-sense-of-trellos-json-export

Spero che queste indicazioni vi siano utili, e voi avete qualche trucco da suggerirmi?

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