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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (1) – Project Managment

Le aziende caratterizzate da un sistema di produzione E.T.O. (Engineer To Order – Progetta sulla base dell’ordine), fabbricano solo dopo che hanno ricevuto l’ordine e i prodotti considerati sono tali per cui la loro produzione non può iniziare fino a che l’ordine del committente non sia stato acquisito; solo al momento dell’ordine sono attivate le operazioni di progettazione/ingegnerizzazione.

E’ complicato bilanciare qualità e costi sopratutto perché gli standard richiesti dal mercato sono sempre più alti. Di seguito illustrerò 5 strategie vincenti che potrebbero aiutarvi (di sicuro aiutano me) a rimanere concentrati e organizzati. Ognuna di esse potrebbe implicare il cambiamento del vostro flusso di lavoro ma vi assicuro che i risultati non tarderanno ad arrivare. Provatene almeno una per raggiungere i vostri traguardi più velocemente.

1) Adottare un approccio da Project Managers

La tentazione di affrontare ogni Progetto come unico, specialmente in un contesto E.T.O., è molto forte. E’ un approccio che può funzionare all’inizio ma nel lungo periodo è meglio sviluppare un programma che permetta di gestire tutti i Progetti (ma anche ogni Opportunità, ogni Analisi, ogni sfida). Adottare un approccio da Project Manager ti aiuterà a tenere sotto controllo le scadenze e a gestire le risorse coinvolte con particolare riferimento ai progetti multipli. Inoltre renderà più snello il tuo lavoro.

La chiave è sviluppare una struttura che possa essere applicata ad ogni Opportunità/Progetto. Occorre tracciare il flusso partendo dai bisogni del cliente (ricorda, il cliente è sempre al centro di tutto) fino alla fase finale del processo.
La definizione di una struttura ti permetterà anche di mantenere alta la qualità del tuo lavoro indipendentemente dalla natura del progetto.

Se come me sei un felice utilizzatore di Trello – www.trello.com – un buon punto di partenza può essere creare una bacheca di prova nella quale inserire le liste/fasi del progetto e le diverse schede/task.

Un buon direttore di orchestra (e una persona ben organizzata) può iniziare impostando quelle che io definisco le “liste classiche”:

– ToDo Week : I task da eseguire nel corso della settimana. Possono essere task personali o task assegnati a risorse che intendiamo tenere sotto controllo;
– ToDo Today : I task da eseguire nel corso della giornata. Anche in questo caso possono essere task personali o task assegnati a risorse che intendiamo tenere sotto controllo;
– Doing : I task in corso di esecuzione;
– Done : I task completati.

Ricorda sempre che Trello permette di assegnare ai Task anche una scadenza, utilizza questo utile strumento per inviare mail di promemoria a te stesso e agli altri membri del Team.

Un’altra strada è definire le fasi comuni ad ogni progetto per tenere sotto controllo il tempo e le risorse dedicate ad ogni problema affrontato nel tempo. Tornando a Trello (o a qualsiasi alto kanban tool), si potrebbe creare una bacheca per ogni progetto, una lista per ogni fase e una cartella per ogni task.

Tornando a noi, si consideri ad esempio un flusso strutturato come segue:
– Una prima fase di programmazione di massima durante la quale definire una proposta per il cliente che assicuri di poter completare il lavoro in tempo e con un margine sufficiente;
– Una fase di programmazione avanzata nel corso della quale redigere un piano dettagliato da presentare al cliente , tenendo bene in conto la stima migliore di tempi e costi;
– Una fase esecutiva in cui si realizza il progetto con i materiali e i processi stabiliti;
– La fase di consegna del progetto al cliente, di fatturazione e chiusura del contratto;
– Una fase di monitoraggio del progetto/prodotto in caso di problemi, malfunzionamenti ecc.

La definizione di un flusso di questo tipo reca numerosi benefici. Prima di tutto si fissa metodo, una struttura. Ogni progetto segue lo stesso flusso e orientamento. Inoltre migliora la capacità di coordinamento di progetti multipli e pone le basi per la costruzione di solide relazioni commerciali.

Il flusso proposto è solo un esempio ma l’idea dovrebbe essere chiara: costruisci una struttura, applicala ad ogni progetto e raccogli i frutti. Un pizzico di pianificazione anticipata può farti risparmiare molto tempo e denaro poiché ti prepara ad una grande quantità di imprevisti.

A presto per la seconda strategia!

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GDPR 2016/679 – 5 “semplici” regole

Del nuovo regolamento UE 2016/679 (RGPD o GDPR) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione dei dati, abbiamo già parlato qualche settimana fa : goo.gl/tVe5MY

A partire dal prossimo 25 maggio 2018, le aziende saranno chiamate a prestare maggiore attenzione nel trattamento dei dati aziendali e dovranno individuare un responsabile della protezione dei dati con una serie di obblighi informativi relativi anche gli standard di sicurezza e i rischi legati all’eventuale diffusione di dati.

Le PMI al di sotto dei 250 dipendenti, senza alcuna distinzione di fatturato, non sono obbligate a tenere il registro delle attività ma devono sempre rispettare le seguenti 5 regole sulla protezione dei dati :

1. Valutare l’uso di Crittografia e Psedomizzazione. Occorre rendere difficile il collegamento dei dati, mascherando questi ultimi mediante uno pseudonimo. Quando le informazioni personali che contengono elementi identificativi (nome, data di nascita, indirizzo ecc) vengono pseudonimizzate, gli elementi identificativi sono sostituiti da uno pseudonimo, che si ottiene, per esempio, crittografando gli elementi identificativi contenuti nei dati personali. Bisogna distinguere il dato pseudonimo dal dato anonimo in quanto i dati sono anonimizzati quando non contengono più alcun mezzo identificativo, mentre sono pseudonimizzati se i mezzi identificativi sono criptati. Attenzione, il regolamento non impone sempre e comunque l’uso della crittografia ma obbliga a valutare caso per caso quelli che possono essere i rischi inerenti a quello specifico trattamento e attuare, di conseguenza, misure per limitare tali rischi.
2. Assicurare i requisiti generici di sicurezza. Garantire quindi, su base permanente, i requisiti di riservatezza (ovvero la protezione dei dati trasmessi o conservati per evitarne l’intercettazione e la lettura da parte di persone non autorizzate) integrità (come conferma che i dati trasmessi, ricevuti o conservati siano completi e inalterati), disponibilità (come conferma che i dati siano accessibili e i servizi funzionino anche in caso di interruzioni dovute a eventi eccezionali o ad attacchi di pirateria informatica) e di resilienza (come capacità di reazione di un sistema a fronte di un evento che metta a rischio la sicurezza delle informazioni e dei dati trattati) dei sistemi e dei servizi di trattamento.
3. Assicurare la continuità del servizio. Occorre dimostrare la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico.
4. Elaborare efficaci procedure per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.
5. Fare attenzione ai rischi legati alla distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o all’accesso, in modo accidentale o illegale, a dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.

Da amante del rischio (inteso come sua valutazione e gestione), desidero trattare ulteriormente l’ultimo punto. Qualsiasi analisi NON può prescindere dalla valutazione dei rischi! E’ importante comprendere il cambiamento di approccio, il regolamento pone con forza l’accento sulla “responsabilizzazione” di titolari e responsabili — ossia, sull’adozione di comportamenti pro-attivi e tali da dimostrare la concreta adozione di misure finalizzate ad assicurare l’applicazione del regolamento. I titolari potranno decidere autonomamente le modalità del trattamento dei dati ma a patto che siano compatibili con la valutazione dei rischi svolta a monte, prima quindi di procedere al trattamento vero e proprio.

Il rischio inerente al trattamento è da intendersi come rischio di impatti negativi sulle libertà e i diritti degli interessati, tali impatti dovranno quindi essere opportunamente analizzati attraverso idonei processi di valutazione.

Potete consultare il testo integrale del regolamento qui : goo.gl/YA1gPZ

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Le opportunità commerciali e l’analisi del rischio nelle società E.T.O.

Uno dei cambiamenti principali nella revisione 2015 della norma ISO 9001 è la propensione a stabilire un approccio sistematico al rischio, piuttosto che trattarlo come un singolo componente del sistema di gestione della qualità . Adottando un approccio basato sul rischio, una organizzazione diventa pro-attiva anziché puramente reattiva, prevenendo o riducendo gli effetti indesiderati e promuovendo il miglioramento continuo, dimostrando di poter conseguire risultati positivi.

L’approccio per processi presentato nella ISO9001:2015 incorpora il ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA) e il risk based thinking.
Il Risk Based Thinking, ossia l’approccio focalizzato alla identificazione del Rischio inteso come valutazione e quantificazione delle criticità e delle opportunità, permette di determinare i fattori che potrebbero far deviare i processi dai risultati pianificati e di mettere in atto controlli preventivi per minimizzare gli effetti negativi.

E’ indispensabile la focalizzazione sul cliente e la partecipazione attiva di tutto il team, il processo decisionale deve essere basato sulle evidenze. Ciò nonostante la norma, solo l’Organizzazione è responsabile della propria organizzazione del Risk-Based-Thinking e delle azioni connesse, compreso se conservare o meno informazioni documentate.

Una buona gestione dei rischi è di fondamentale importanza per prevenire inutili perdite tanto nelle grandi quanto nelle medie imprese. Prevenire e gestire i pericoli significa eliminare o quantomeno ridurre l’insorgere di extra costi e quindi significa avere maggiori guadagni.
Uno studio elaborato dal Consorzio Universitario del Politecnico di Milano (CINEAS) ha evidenziato quanto le PMI che hanno una buona gestione e prevenzione dei rischi potenziali possano arrivare ad avere maggiori profitti per oltre il 30% rispetto i competitor meno attenti.
Dall’analisi è emerso che la percentuale di ritorno sugli investimenti e di maggiori ricavi è tanto maggiore quanto migliore è la gestione dei rischi, soprattutto se si tratta di pericoli particolari come quelli relativi alla reputazione o alla sicurezza informatica.

Concentriamoci ora sulla analisi e la gestione dei rischi legati alle Opportunità in aziende E.T.O..
Ho scelto come esempio questo tipo di azienda caratteristica del trend attuale che impone sempre più la realizzazione di prodotti custom.

Nel linguaggio del CRM (Customer Relationship Management) il processo di gestione delle Opportunità consiste nell’insieme delle procedure legate alla gestione e alla valutazione delle trattative commerciali con i Clienti.

Le aziende caratterizzate da un sistema di produzione E.T.O. (Engineer To Order – Progetta sulla base dell’ordine), fabbricano solo dopo che hanno ricevuto l’ordine e i prodotti considerati sono tali per cui la loro produzione non può iniziare fino a che l’ordine del committente non sia stato acquisito; solo al momento dell’ordine sono attivate le operazioni di progettazione/ingegnerizzazione.

Per questo tipo di aziende, la progettazione entra a far parte integralmente non solo del processo produttivo ma anche nella fase di valutazione e preventivazione di ogni singola Opportunità.

Se si volge lo sguardo a tutta l’organizzazione, le funzioni coinvolte sono decisamente molte altre :
– l’amministrazione per la valutazione, ad esempio, della solvibilità del cliente e dei termini di pagamento;
– gli acquisti, concentrati nella identificazione dei fornitori per gli articoli gestiti a commessa;
– eventuali enti preposti alla valutazione ed esecuzione del collaudo in fabbrica o in sito;
– la logistica per la valutazione dei costi di trasporto;
– la qualità per la redazione di PCQ e la qualifica dei fornitori;

Ognuna delle funzioni coinvolte è chiamata alla identificazione dei relativi rischi, per questo motivo una buona idea potrebbe essere l’introduzione di uno strumento dinamico e interfunzionale denominato Registro Dei Rischi.

Un documento (ad esempio uno snello foglio Excel) da completare man mano che le Opportunità evolvono, alimentato dalle informazioni che emergono dall’attività di pianificazione e successivamente dall’attività di monitoraggio e gestione dei rischi in corso d’opera:
– Sarà di supporto sin dalle prime fasi di apertura della Opportunità;
– Rappresenterà una occasione di Riesame;
– Permetterà la valutazione e il monitoraggio dei Rischi;
– Aiuterà il passaggio di consegne tra Commerciale e Project Manager semplificando l’individuazione dei rischi da monitorare nel corso dell’esecuzione della commessa.

Le opzioni per affrontare i rischi possono comprendere : evitare il rischio, assumersi il rischio in modo da perseguire una opportunità, rimuovere la fonte del rischio, modificare la probabilità o le conseguenze, condividere il rischio, o ritenere il rischio sulla base di una decisione informata.
Le opportunità possono comprendere l’adozione di nuove prassi, il lancio di nuovi prodotti, l’apertura di nuovi mercati, nuovi clienti, partnership, nuove tecnologie.

Le tecniche qualitative di gestione del rischio sono generalmente applicabili e scalabili a tutti i livelli di complessità di un progetto, programma o opportunità.

Un registro di rischi elementare, può sempre essere esteso aggiungendo crescenti quantità di informazioni per adattarsi a progetti più complessi.

Il brainstorming per la identificazione dei rischi dovrebbe coinvolgere i principali stakeholder di opportunità/progetto ed in particolare il team con lo scopo principale di elencare il maggior numero di potenziali rischi che a giudizio di ciascuno possono essere messi in preventivo. Durante il brainstorming non devono essere fatte valutazioni sulla probabilità e l’impatto. Scopo finale è solo quello di raccogliere le indicazioni di ciascun partecipante per stilare un primo elenco di possibili minacce.

L’uso del registro andrà introdotto con cautela, per snellire i documenti potrebbe essere incluso nel Riesame della Opportunità chiedendo semplicemente alle funzioni di valutare ed elencare i relativi rischi.

In una organizzazione matura, la struttura del registro dei rischi è in forma di tabella dove le righe si riferiscono a ciascun rischio individuato e le colonne si riferiscono alle informazioni chiave costituite da:

– Codice e descrizione del rischio;
– Data in cui il rischio è stato individuato e in cui sono state messe in campo eventuali contromisure;
– Tipologia (Tecnico, Ambientale, Commerciale, Finanziario ecc);
– Probabilità:
– Impatto (basso, medio, alto)
– Prodotto di Probabilità per Impatto (per dare la priorità);
– Trigger
– Contromisure e strategie di risposta;
– Rischi Residui o secondari;
– Owner (Responsabilità);
– Stato che indica se si tratta di un rischio attuale o se il rischio non può più sorgere , ad esempio C-corrente o F-terminato;
– Valore economico del rischio;
– Budget per imprevisti;

Tutte queste informazioni non sono presenti fin da subito e vengono via via inserite nel registro dei rischi man mano che si rendono disponibili durante le attività di pianificazione del rischio.

Il registro dei rischi non è quindi un documento statico ma andrà rivisto in corso d’opera per aggiornarlo sulla base di ciò che accade a fronte del tramontare di alcuni rischi, dell’emergere di nuovi rischi da analizzare e dell’insorgere dei rischi e della necessità di attivare le strategie di risposta previste.

In che modo valutate e gestite i rischi legati alle Opportunità? Quali strumenti usate?

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Industria 4.0 – I 10 trend tecnologici del 2018

Parlando di Industria 4.0, il Gartner Symposium/ITxpo 2017 di Orlando è una delle principali vetrine dove approfondire i trend emergenti nel campo della Information Technology. Molti i temi affrontati nel corso delle centinaia di incontri in programma, di seguito il risultato dello studio delle 10 migliori tecnologie che avranno il maggior impatto per le imprese nel corso del 2018:

1. AI – L’intelligenza artificiale sarà la grande protagonista. Il sistema “AI Foundation” che, con la sua capacità di auto-apprendere e di agire in modo autonomo, consentirà di migliorare le proprie capacità decisionali, darà al cliente una migliore user experience e porterà a ripensare i modelli di business;

2. Machine Learning – Applicazioni intelligenti in grado di apprendere;

3. Intelligent Things – Oggetti e strumenti sempre più intelligenti e interconnessi tra loro;

4. Digital Twin – Il gemello virtuale che permetterebbe la simulazione virtuale di tecniche e prodotti – interessante la soluzione Teamcenter di Siemens – goo.gl/6nN9AD -;

5. Cloud to Edge – Distribuzione di informazioni e contenuti in prossimità dell’utente finale;

6. Conversazione Uomo-Macchina sempre più evoluta e naturale;

7. Mixed Reality – La realtà sarà sempre più connessa con la Virtuale e la Aumentata;

8. Blockchain – la tecnologia che migliorerà i modelli operativi dell’industria, ottimizzando, tra le altre cose, le transazioni lungo la supply chain;

9. Strumenti tempestivi basati su eventiche grazia all’integrazione di IoT, Cloud, Blockchain, Data management e AI permetteranno alle aziende di individuare prontamente gli eventi e agire immediatamente;

10. Continuous Adaptive Risk & Trust (CARTA) un sistema di sicurezza migliorato che consente di intervenire in tempo reale all’attacco. L’approccio CARTA prevede il superamento delle barriere tra i team della sicurezza e quelli operativi, aiutati dai tool DevOps – goo.gl/WWXAZ -;

E voi cosa ne pensate? Quale tecnologia avrà l’impatto maggiore?

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Industry 4.0 – Proroga Iperammortamento e chiarimenti

Una piccola nota per chi avesse perso la notizia : l’iperammortamento, una agevolazione nata per favorire l’introduzione e lo sviluppo di soluzioni Industry 4.0, è stato ulteriormente prorogato.

Il buon andamento degli ordini negli ultimi mesi e di riflesso quello dei volumi di produzione, ha creato difficoltà nel garantire le consegne entro i termini originari, di qui la necessità di una correzione.

L’agevolazione sarà applicabile agli investimenti effettuati dal 1° gennaio 2017 fino al 30 settembre 2018, per tutti i beni materiali conformi a quanto indicato nell’allegato A alla Legge di bilancio 2017.

Vi ricordo che l’iperammortamento consiste nella possibilità di maggiorare del 150%, con esclusivo riferimento alla determinazione delle quote di ammortamento ovvero dei canoni di leasing, il costo di acquisizione di alcuni beni materiali strumentali nuovi ad alto contenuto tecnologico

Una buona notizia per chi si accinge ad introdurre nuove tecnologie a patto però che l’ordine di acquisto sia stato accettato dal venditore e sia stato corrisposto un acconto di almeno il 20% del costo totale di acquisizione.

Sono esclusi i beni immateriali e i beni materiali non altamente tecnologici che beneficiano del super ammortamento al 140% (legge 208/2015).

Per la verifica delle condizioni la circolare AdE 4/E/2017 rimanda ai chiarimenti forniti in tema di super ammortamento di seguito riepilogati e “adattati” ai nuovi termini previsti per il solo iper ammortamento.

Per i beni acquisiti tramiteleasing, entro il 31/12/2017 deve essere:
* sottoscritto dalle parti il relativo contratto di leasing e
* avvenuto il pagamento di un maxi-canone in misura almeno pari al 20% della quota capitale dovuta al locatore.
In tal caso, l’iper-ammortamento spetterà anche per i contratti di leasing per i quali il momento di effettuazione dell’investimento (consegna del bene al locatario o esito positivo del collaudo) si sia verificato oltre il 31/12/2017 ed entro il 30/09/2018.

Per i beni realizzati mediante contratto di appalto, si può avere l’estensione temporale del beneficio al 30/09/2018 a condizione che entro la data del 31 dicembre 2017:
* il contratto di appalto risulti sottoscritto da entrambe le parti;
* sia avvenuto il pagamento di acconti in misura almeno pari al 20% del costo complessivo previsto nel contratto.
In tale ipotesi, l’iper-ammortamento spetterà anche per i contratti di appalto per i quali il momento di effettuazione dell’investimento (data di ultimazione della prestazione ovvero, in caso di stati di avanzamento lavori, data in cui l’opera o porzione di essa risulta verificata ed accettata dal committente) si sia verificato oltre il 31 dicembre 2017 ma entro il 30 settembre 2018.

In merito ai beni realizzati in economia, la circolare 23/E/2016 ha chiarito che la maggiorazione spetta anche per i lavori iniziati nel corso del periodo agevolato ovvero iniziati/sospesi in esercizi precedenti a tale periodo, ma limitatamente ai costi sostenuti nel periodo in questione, avuto riguardo ai predetti criteri di competenza di cui al citato articolo 109 del Tuir, anche se i lavori risultano ultimati successivamente alla data di cessazione dell’agevolazione.
Pertanto, nel caso di specie – trattandosi di beni realizzati internamente – la prima condizione prevista dalla norma (l’accettazione dell’ordine da parte del venditore) non rileverà ai fini dell’estensione del beneficio agli investimenti effettuati entro il 30/09/2018. Tale estensione, nel caso di beni in economia, può essere ottenuta qualora entro il 31/12/2017 risultino sostenuti costi pari almeno al 20% dei costi sostenuti nel periodo 01/01/2017 – 30/09/2018.

Quali investimenti avete programmato nella vostra azienda?

Siete pronti a cogliere l’opportunità?

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