Le tecniche di gestione delle scorte– inventory management techniquest – sono indispensabili per risparmiare tempo e ridurre I costi.
Nessuna azienda è in grado di raggiungere il successo senza una corretta gestione delle scorte, per questo motivo hai bisogno di conoscere ed usare il maggior numero possibile di metodi.
Per aiutarti ho elaborato un elenco, alla fine di questo post sarai in grado di usarne sicuramente qualcuna ottenendo importanti risultati.
Iniziamo con chiarire bene il concetto di gestione delle scorte (inventory management): è una collezione di tecniche, metodologie e strategie per l’immagazinnamento, la tracciabilità, la consegna e l’organizzazione del materiale necessario per realizzare il nostro prodotto.
Se ancora non lo conosci, ti invito a verificare il valore del magazzino della tua azienda, resterai sicuramente sorpreso da quanti soldi sono immobilizzati in attesa di trasformarsi in prodotti finiti e fatturabili.
Il materiale in giacenza può danneggiarsi, essere oggetto di obslolescenza e, ovviamente, occupa spazio. Per questo motivi e non solo, è incredibilmente importante controllare la rotazione delle scorte per minimizzare le perdite e massimizzare I profitti.
Di seguito un elenco delle tecniche più famose ed efficaci per la gestione delle scorte.
1- Il Lotto economico
Il lotto economico definisce la quantità minima di materiale a scorta da ordinare per soddisfare I picchi di domanda dei clienti senza incorrerere in rotture di stock (mancanza materiale) e senza avere a scorta materiale obsoleto.
È un modello di gestione delle scorte che definisce la quantità ottima di acquisto in modo da minimizzare la somma dei costi di approvvigionamento, e dei costi di mantenimento a magazzino.
Il valore di EOQ (dall’inglese Economic Order Quantity) è facilmente ricavabile con la formula proposa da Kenneth Boyd in Cost Accounting for Dummies.
Il costo totale annuo prevede tre componenti:
• La domanda (D), in unità di prodotto per uno specifico periodo temporale;
• Il costo di ordinazione (S) per ordine di acquisto;
• Il costo di detenzione della merce (H) – il costo che si sostiene per tenere la materia prima in magazzino -, per una unità, supponendo di mantenerla in magazzino solo per il tempo necessario per soddisfare la domanda.
Fai attenzione, mentre il costo di ordinazione è relativo a tutto l’ordine di acquisto, il costo di detenzione è inteso per unità.
EOQ = RAD(2DS/H)
2 – Quantità minima di acquisto
La Minimum Order Quantity (MOQ) è il lotto minimo di materiale che il fornitore è disposto a vendere. Se non sei disposto ad acquistare il MOQ di uno specifico prodotto non puoi emettere l’ordine di acquisto.
Lo scopo del MOQ è permettere al fornitore di aumentare il profitto incrementando la rotazione del magazzino e scoraggiando allo stesso tempo gli acquirenti occasionali che spesso sono meno affidabili.
La MOQ è calcolata in base al costo tatale delle scorte e ogni altro costo da sostenere prima di avere un profitto – mantiene redditizi I fornitori e garantisce un flusso di cassa sano.
3 – Analisi ABC
L’analisi ABC è probabilmente la tecnica che ho utilizzato più spesso.
Consiste nell’ordinare l’inventario in tre categorie in base alle quantità acquistate nel corso dell’anno e del loro valore.
Il processo permette di valutare in modo selezionato l’impatto dei diversi prodotti, definendo quali sono gli articoli critici su cui focalizzare l’attenzione.
Si noterà probabilmente (ma non necessariamente) una distribuzione statistica che segue la legge di Pareto, e da una prima sommaria analisi si noterà che alcuni articoli hanno la maggiore influenza sul fatturato (e questi saranno catalogati come A).
• Classe A: gli articoli acquistati più spesso con con numerosità ca. 20% del totale del fatturato;
• Classe B : articoli di media rotazione ma con un costo di detenzione superiore a quelli di classe A e con numerosità ca. 35% del totale;
• Classe C : il resto delle scorte, che costituiscono il costo maggiore e difficili da gestire;
L’analisi ABC aiuta quindi a mantenere bassi I costi di gestione in quanto identifica gli oggetti che sono acquistati più frequentemente e quelli di cui raramente abbiamo bisogno, riducendo l’obsolescenza delle scorte e aumentando l’indice di rotazione.
Una buona idea è affidare a società esterne la gestione degli articoli di classe C, ad esempio introducendo un servizio di Kanban per la bulloneria.
4 – Just in Time
Il Just in Time inventory management consiste semplicemente nell’acquistare ciò che occorre quando serve nelle quantità richieste.
È il modello seguito da molte aziende che operano su commessa, sopratutto per gli articoli di classe A e B (vedi analisi ABC).
L’obiettivo è arrivare ad avere una giacenza pari a zero, in ottica lean le attività a valle devono “tirare” (pull) l’emissione degli ordini di acquisto.
I benefici sono molteplici:
• Riduzione dei costi (fitto capannoni, assicurazioni ecc.);
• Riduzione dei materiali obsoleti e dei rifiuti
• Aumento della rotazione del materiale
• Flusso di cassa sano e soddisfazione dei fornitori
• Errori di produzione facilmente identificabili e risolvibili
5 – Scorte di sicurezza
Le scorte di sicurezza (Safety stock inventory) consistono in una piccola quantità di materiale acquistato per tutelarsi in caso di una domanda molto variabile e lunghi lead time di consegna.
Anche quando si lavora per commessa, una buona idea è cercare di uniformare e standardizzare l’utilizzo del materiale la cui consegna richiede molto tempo e potrebbe compromettere la veloce esecuzione di una nuova opportunità.
Le scorte di sicurezza inoltre :
• Tutelano in caso di inaspettati picchi di domanda;
• Prevengono la rottura di stock;
• Livellano previsioni di vendita poco accurate;
Senza opportune scorte di sicurezza (mai esagerare) l’azienda potrebbe perdere opportunità preziose e non soddisfare I clienti.
Il calcolo della scorta di sicurezza è semplice :
MDs = Numero massimo di vendite giornaliere (Max Daily Sales)
MLt = Massimo Lead Time in giorni
ADs = Numero medio di vendite giornaliere (Average Daily Sales)
ALt = Lead time Medio in giorni (Average Lead Time)
Scorta di sicurezza = (MDs X MLt) – (ADs X ALT)
6 – FIFO e LIFO
FIFO e LIFO sono due strumenti contabili utilizzati per valorizzare le scorte e analizzare la redditività.
FIFO (Fist In, First Out) consiste nel prelevare dal magazzino gli oggetti in base al loro ordine di arrivo partendo dal primo (quello che giace da più tempo). In altre parole, il primo che è arrivato è il primo che deve uscire.
LIFO (Last In, First Out) consiste nel prelevare dal magazzino gli oggetti in base al loro ordine di arrivo partendo dall’ultimo, quindi da quello più nuovo.
Se gestisci articoli deperibili preferirai la logica FIFO per evitare di dover gettare materiale scaduto.
Al contratrio, LIFO è un ottimo modello per beni omogenei come le pietre e I mattoni. In questo modo quando acquisti un nuovo lotto di materiale non hai la necessità di movimentare la giacenza corrente.
7 – Punto di riordino
Il calcolo del punto di riordino permette di valutare approssimativamente il momento in cui occorre acquistare un lotto di materiale, ossia quando hai raggiunto il livello minimo di scorta che permette di portare avanti le lavorazioni.
ADs = Numero medio di vendite giornaliere (Average Daily Sales)
ALt = Lead time Medio in giorni (Average Lead Time)
St = Scorta di sicurezza (Safety Stock)
Punto di riordino = (ADs X ALt) + St
8 – Rintracciabilità dei lotti
Il Batch Tracking si riferisce alla rintracciabilità del materiale lungo la catena di distribuzione in base ad un codice univoco.
La rintracciabilità è importantissima per gestire eventuali non conformità e avere una indicazione puntuale dell’avanzamento della produzione.
A partire dalla materia prima fino al prodotto finito, il batch tracking permette di vedere da dove vengono I prodotti e a chi sono destinati, oltre che eventuali informazioni aggiuntive come ad esempio la data di scadenza.
9 – Conto deposito
La merce in conto deposito (in inglese Consignment Stock) è una tecnica di gestione delle scorte da parte del fornitore utilizzata soprattutto in una rete di vendita internazionale. La merce rimane di proprietà del fornitore finché questa non viene prelevata dal cliente seppur stoccata nel deposito del cliente stesso.
Le fasi del conto deposito sono:
1. La merce si trova in conto deposito presso il magazzino del cliente
2. Il cliente preleva il quantitativo di merce necessario secondo le sue esigenze (solo in questo momento e solo per il quantitativo prelevato, la merce passa effettivamente di proprietà dal fornitore al cliente).
3. Il fornitore riceve dai clienti i dati relativi ai prelievi effettuati e dunque alla merce che è passata di proprietà.
Il fornitore, in base ai dati ricevuti, si occupa di reintegrare le scorte nel magazzino del cliente e così si ritorna al punto 1.
I vantaggi per il cliente sono di avere minori costi di gestione e di immobilizzo finanziario (le scorte non sono di sua proprietà finché non le preleva) e di avere un lead-time di rifornimento nullo (la merce è sempre presente). Per il fornitore è vantaggioso perché ha bisogno di minor spazio per le scorte (sono difatti immagazzinate dai clienti), ha maggiori informazioni sullo stato effettivo delle vendite ed ha la sicurezza di un ordine a lungo termine.
Lo svantaggio per il cliente è che per implementare questo tipo di rapporto, generalmente è necessario stipulare ordini di esclusiva con un fornitore per un arco temporale di almeno 2-3 anni.
10 – Scorta perpetua
Vediamo come funziona il Perpetual Inventory Management:
Il sistema tiene traccia delle unità vendute e in giacenza in tempo reale, aggiornando la giacenza ad ogni nuova movimentazione.
Tutte le informazioni sono contenute in un sistema centrale al quale possono accedere tutti gli autorizzati.
Si pensi ad esempio della grande distribuzione di articoli informatici, gli operatori possono velocemente conoscere la disponibilità dei prodotti e comunicare al cliente la disponibilità presso uno store diverso.
11 – Dropshipping
Il dropshipping (o anche drop ship) è un metodo di vendita tramite cui un venditore vende un prodotto ad un acquirente, senza tuttavia possederlo materialmente in un magazzino fisico.
Il procedimento è semplice: chi vende trasmette l’ordine al fornitore (definito dropshipper), il quale provvederà alla spedizione della merce al compratore finale.
Con il dropshipping, quindi, il venditore si occupa soltanto della pubblicizzazione del prodotto, evitando le incombenze della gestione del magazzino, dei processi di imballaggio e spedizione.
12 – Previsione della domanda
Il Demand Forecasting consiste nel prevedere la domanda dei clienti, esistono diversi metodi sia informali che analitici.
Si basa su alcune best practices:
• Creare un processo ripetitivo (ad esempio verificare periodicamente le giacenze presso I clienti o inviare delle interviste);
• Stabilire cosa misurare e con quale frequenza
• Mantenere I dati aggiornati
Spero che questa ampia presentazione vi abbia incuriosito, a presto!
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