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Lotus Notes Vs Office 365 – Quale scegliere?

Oggi vi presento il risultato di una ricerca svolta per valutare e confrontare due famose soluzioni : Lotus Notes e Office 365.

Se anche voi state valutando la possibilità di introdurre in azienda nuove soluzioni per la gestione delle comunicazioni ed il lavoro in team, vi sarà sicuramente utile.

Iniziamo con una veloce panoramica.

Lotus Notes

Si tratta di un client email realizzato da IBM, la relativa applicazione server è denominata Domino, le mail sono salvate con estensione .nsf.

E’ in circolazione dai primi anni 90, un pioniere della comunicazione online, prima che termini come “blog” entrassero nel vocabolario comune.

La versione attuale offre talmente tante opportunità da discostarsi decisamente da un semplice client di posta elettronica, è una soluzione aziendale completa. Contiene differenti applicazioni sviluppate anche da terze parti come To-Do List, creazione di modelli, gestione dei contatti in agenda, bookmarks, tools di project managment per la gestione di team e relativi task, forum, condivisione file, messaggi istantanei, blog ecc.

Lotus Notes è accessibile sia da remoto che in locale, di seguito alcune delle principali caratteristiche:

  • Email e messaggi istantanei;
  • Accesso tramite web;
  • To-Do list e calendari per gestire risorse e progetti, con attribuzione delle responsabilità e dei tempi;
  • Possibilità di utilizzare IBM Notes per accedere a dati e applicazioni locali e server-based;

Office 365

Office 365 è una soluzione cloud-based che include diverse applicazioni tra cui MS Exchange Online per la gestione di email e calendari, oltre che numerosi strumenti per la collaborazione come SharePoint, la suite Office (sia locale che web-based), Skype Business e recentemente anche l’innovativa Team. Tutto è accessibile in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo e da qualsiasi device. Per usufruire dei servizi occorre sottoscrivere un piano mensile o annuale, ci sono diversi piani che permettono di pagare solo per i servizi che si intende effettivamente sfruttare.

Tra le molte caratteristiche si evidenziano:

  • Office Online, la suite desktop e mobile di Microsoft Office per la collaborazione con Word, Powerpoint, Excel e OneNote;
  • OneDrive, uno spazio cloud per l’archiviazione e la condivisione dei documenti (1TB); 
  • Skype Business per messaggi istantanei, call conference e screen-sharing; 
  • SharePoint per la collaborazione e la creazione di contenuti web;
  • Exchange Online per email e la condivisione di Calendari, Contatti e Task;

Principali differenze tra Lotus Notes e Office 365

Quando una organizzazione decide di valutare una nuova soluzione per la gestione delle comunicazioni che renda più efficace e semplice la condivisione delle informazioni, l’analisi di tutte le alternative è indispensabile.

Di seguito il confronto fra le due soluzioni:

  • Limiti di spazio: Lotus Notes non prevede alcun limite per quanto concerne il servizio mail, al contrario Office 365 fissa il limite di 50GB;
  • IMAP: Office 365 non supporta il protocollo IMAP, per questo motivo gli utenti devono usare il protocollo ActiveSync se desiderano utilizzare un software diverso da Outlook; 
  • Room e Resource Reservation: Ci riferiamo alla gestione dei calendari per l’organizzazione di riunioni. Una risorsa può essere qualsiasi oggetto o luogo che possa essere prenotato per lo svolgimento di una riunione. Risorse sono ad esempio le sale conferenze, le attrezzature video e audio, il servizio ristorazione. Gli utenti possono selezionare una particolare risorsa e riservala per un determinato periodo di tempo. In Lotus Notes, ogni dipartimento ha una un database separato per la gestione delle risorse. Al contrario, in Office 365, è possibile associare ad ogni risorsa un calendario e una mail separata. 

I vantaggi di Office 365 rispetto Lotus Notes

  • Collaborazione: In Office 365 gli utenti possono collaborare in modo intuitivo con i colleghi e i partners della supply chain oltre che con i clienti, lavorando su documenti sempre aggiornati e accessibili praticamente sempre e ovunque;
  • Mobilità: E’ possibile lavorare ovunque da remoto usando le tradizionali applicazioni della suite Office attraverso qualsiasi device, PC, Mac e mobile. Spostandosi e lavorando senza problemi con i documenti di Office localmente sui diversi device o in ambienti web.
  • Gestione dei contenuti: SharePoint aiuta a gestire semplicemente tutte le communities, i blog ecc. nella realizzazione di contenuti e documenti personalizzati; 
  • Comunicazione semplice: Skype Business non ha bisogno di particolari presentazioni, la versione attuale permette di inviare messaggi istantanei, effettuare telefonate e video-chiamate oltre che call conference e la gestione di meeting online. 
  • Microsoft Team: la vera recente innovazione, la risposta di Microsoft a Slack e Trello. Permette la creazione di spazi condivisi e facilmente accessibili, un unico contenitore per tutti i documenti e le conversazioni legate al progetto, a portata di mano grazie alla versione mobile. Tra le diverse opzioni messe a disposizione spiccano: la possibilità di muoversi tra i vari progetti senza perdita di dati, utilizzare i ‘mention’ per segnalare un elemento a uno o più membri del team, vedere a colpo d’occhio lo storico dei commenti e delle modifiche, customizzare gli alert per ricevere notifiche personalizzate,  nuovi strumenti di messaggistica istantanea per permettere ai team di comunicare in tempo reale, un hub per il lavoro in team, la possibilità di personalizzare l’esperienza rispetto alle esigenze dei singoli team, le funzionalità di sicurezza per condividere informazioni in modo protetto.

A proposito di Microsoft Team, l’offerta di Microsoft è interessante perché ibrida definitivamente la realizzazione di documenti Excel, World e PowerPoint con la rete, consente agli autori di mettere fisicamente le mani nei PC di altri autori (ad esempio modificando il documento condiviso), e cambia il paradigma di lavoro documentocentrico attorno al quale hanno lavorato per decenni le aziende e gli uffici di tutto il mondo.

Voi quale servizio avete scelto? Per quali motivi?


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Win/Loss Analysis, come condurla in 5 passi (3) – Conclusioni

Il Responso: Insegnare a partire dalle informazioni raccolte.
Quando il tuo sales team vince una gara, tu impari come costruire sul successo. Ma le sconfitte insegneranno a te alla tua organizzazione anche di più.
Quando un win/loss report trasmette cattive notizie, questa è una buona opportunità per te. Adesso hai la possibilità di preparare i tuoi direttori commerciali a rispondere efficacemente usando :
  • Incentivi;
  • Strumenti di gestione vendite;
  • Coaching;
Non importa se le notizie sono buone o cattive, puoi sempre impiegare queste best practices:
  1. IDENTIFICA “DOVE” HAI PERSO – ANCHE SE HAI VINTO LA GARA
  • Identifica le aree nelle quali puoi fare cambiamenti per semplificare il lavoro dell’ufficio acquisti;
  • Individua idonei KPI e attua i cambiamenti necessari per migliorare i risultati. Una sola sconfitta potrebbe non richiedere un enorme cambiamento di processo. Ma una serie di sconfitte rispetto ad uno specifico competitor richiederà dei cambiamenti.
  1. FOCALIZZATI INNANZITUTTO SUL PROCESSO
Osserva il processo commerciale della tua organizzazione. La maggior parte dei problemi iniziano con un processo difettoso.
  1. DIFFONDERE RAPIDAMENTE LE INFORMAZIONI
Le informazioni ottenute dalla analisi win/loss dovrebbero essere condivise in tempo reale. Il report dovrebbe contenere      indicazioni specifiche per i direttori commerciali sulle azioni da intraprendere, usa un collaboration tool (per esempio      www.trello.com) o semplicemente le email.
  1. COMUNICARE CON I DIRETTORI COMMERCIALI
Crea mini piani d’azione che rendano operative le indicazioni date da applicare sul campo.
  1. DEFINISCI LA TUA POSIZIONE COMPETITIVA
Aiuta i tuoi direttori a creare una descrizione del vostro posizionamento competitivo. Potrà essere usato per educare i reparti      su come valutare e contrastare le richieste e le opportunità del mercato.
  1. COMUNICARE TRASVERSALMENTE ALLA ORGANIZZAZIONE
Comunicare le informazioni trasversalmente a tutta l’organizzazione. Ciò include comunicare con il sales team e con il team di      prodotto.
In sintesi, hai bisogno di informazioni e feedback per migliorare l’organizzazione delle vendite.
L’analisi win/loss è un report prezioso su come stanno andando realmente le vendite. Prova ad usare queste best practices nella tua win/loss analisi.
Conclusioni
Riassumiamo di seguito i cinque punti fondamentali per la conduzione di una win/loss analysis:
    1. Informazioni verificate;
    2. Top 10 dei fattori che portano a concludere positivamente o negativamente una opportunità;
    3. Intervista tempestivamente i clienti;
    4. Analizza e impara dalle informazioni raccolte;
    5. Diffondi rapidamente le informazioni;

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Win/Loss Analysis, come condurla in 5 passi (2) – Imparare dalle informazioni raccolte

Eccoci al secondo appuntamento, potete trovare il primo qui .

Oggi approfondiamo il tema dell’analisi delle informazioni raccolte.
L’analisi: imparare dalle informazioni raccolte
Il passo successivo è analizzare le informazioni che hai raccolto dal Sales team.
Inizia con le opportunità vinte, cosa permette alla tua organizzazione di mantenere la quota di mercato?
Quindi passa alle opportunità perse, cosa impedisce alla tua azienda di vincere?
Ricorda sempre, un cliente in procinto di prendere una decisione di acquisto ha quattro opzioni. I tuoi quattro “competitors” sono:
  1. Non fare nulla. Il problema del cliente non è urgente e non richiede l’allocazione immediata di risorse;
  2. Risolvere internamente. Il cliente attinge alle risorse interne per ottenere un risparmio potenziale di tempo e budget;
  3. Affidarlo ad un competitor. Il cliente decide di affidare il lavoro ad uno dei tuoi competitor diretti;
  4. Cambio di categoria. Il cliente decide di risolvere il suo problema con una soluzione differente. Generalmente ciò significa affidare il lavoro ad un competitor indiretto.
Osserva i dati con un occhio alle interpretazioni. Quali attività sono efficaci e quali inefficaci?
Prova a ragionare tenendo a mente i Lead Indicator e i Lag Indicator della tua organizzazione.
Il termine Lag Indicator è usato per definire un indicatore di risultato, il cui valore è la conseguenza di azioni precedentemente effettuate. I Lag Indicator sono indicatori che misurano dei risultati a consuntivo. Tipici esempio sono gli indicatori economico-finanziari.
Il termine Lead Indicator è usato per definire un indicatore il cui valore è indicativo della performance futura dei Lag Indicator secondo una relazione causa effetto definita con la strategia. I Lead Indicator sono i driver del successo futuro.
Una volta definiti i parametri di confronto e analizzate le informazioni raccolte, investi qualche minuto per relazione le diverse funzioni coinvolte.
La redazione di uno snello verbale ti permetterà di chiarirti le idee e lascerà una traccia per future riflessioni.
A presto per il terzo e ultimo appuntamento!

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Ryanair – Nuove regole per i bagagli, trolley imbarcati in stiva

La notizia sta facendo davvero il giro del web, a partire da ieri 15 gennaio, la Ryanair cambia le regole per il bagaglio a mano.

La compagnia numero uno in Europa aveva già annunciato da qualche mese l’introduzione di nuove tariffe ridotte per i bagagli da stiva: un unico prezzo e un’unica taglia. I passeggeri che non hanno l’imbarco prioritario dovranno però imbarcare (gratuitamente) il bagaglio a mano più grande trasportando in cabina solo una borsa più piccola.

Può sembrare una notizia da poco conto ma rischia di avere un grosso impatto sull’utenza business che sempre più si affida alle compagnie low cost per rientrare nel budget.

L’obiettivo della compagnia è di ridurre il numero di ritardi causati da troppi clienti che arrivano al gate con 2 bagagli a mano.

A mio avviso c’è l’alto rischio di danneggiare l’esperienza di chi effettua trasferte di lavoro in giornata o caratterizzate da tempistiche definite in quanto la nuova politica porterà all’allungamento dei tempi sia per il check-in sia all’atterraggio, quando sarà necessario attendere il bagaglio al nastro trasportatore.

Per portare con sé il bagaglio a bordo senza mandarlo in stiva, dal 15 gennaio 2018 è dunque necessario l’acquisto di un biglietto Plus, Flexi Plus, Family Plus o con imbarco prioritario. Tutti gli altri passeggeri potranno trasportare in cabina la borsa più piccola e mettere in stiva gratuitamente il bagaglio più grande.

Da un punto di vista logistico, al gate saranno presenti due file: Imbarco prioritario/2 borse e imbarco non prioritario/1 borsa. Il diritto all’imbarco prioritario può essere acquistato a 5€ al momento della prenotazione, oppure aggiunto successivamente a 6€ fino a un’ora prima della partenza del volo tramite l’app Ryanair.

Per quanto riguarda dimensioni e pesi :

* Valigia di dimensioni massime pari a 55x40x20 centimetri (il classico trolley piccolo) per un massimo di 10 Kg;

* un piccolo collo (borza, zaino, borsetta, borsa laptop, ecc.) di dimensioni massime 35x20x20 centimetri.

Cosa ne pensate? Continuerete ad viaggiare con Ryanair per lavoro?


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