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GDPR e Mail – Come spedire allegati in sicurezza?

Ad alcuni di voi potrebbe capitare di dover spesso inviare mail contenenti dati sensibili. Vi siete chiesti come comportarvi in relazione al nuovo GDPR?

Società specializzate nella esecuzione di lavori in subappalto per grandi committenti, professionisti del giornalismo, commerciali, sono tutti profili che utilizzano la mail per condividere la copia del passaporto, visti, e altri documenti contenenti dati personali.

Ricordo che “Dato personale” è qualsiasi informazione (nome, codice fiscale, immagine, voce, impronta digitale, traffico telefonico) concernente una persona fisica identificata o identificabile, anche indirettamente, oppure informazioni riguardanti una persona la cui identità è nota o può comunque essere accertata mediante informazioni supplementari.

Ho svolto qualche ricerca e devo ammettere che non sono molto soddisfatto dei risultati.

Il problema è reale, le mail possono in teoria essere “lette” attraverso ognuno dei molteplici server che attraversano. Le virgolette sono d’obbligo in quanto non si tratta certo di una persona fisica ma del pericolo che qualche software possa captare informazioni riservate.

Non dimentichiamo poi quanto sia comune inviare una mail ad un errato destinatario.

La soluzione vincente potrebbe essere criptare di default tutte le mail in modo che possano essere decriptate solo dal destinatario “certificato”. Purtroppo sembra che questa soluzione sia ancora lontana, la criptazione è un processo troppo pesante per le persone che vogliono in fondo inviare solo un messaggio.

Solo le grandi organizzazioni hanno servizi mail criptati come NHS ma una soluzione del genere non può venire in aiuto alle PMI e ai professionisti.

Un’altra soluzione potrebbe essere affidarsi a servizi mail come la svizzera ProtonMail  e la tedesca Tutanota ma spesso occorre inviare ai destinatari una password via sms per decriptare le mail.

Tutanota invia al destinatario una mail “Hai ricevuto un messaggio criptato”, devi seguire il link per leggerlo e rispondere via browser. Se desideri conservarne una copia devi esportare la mail, decisamente poco comodo anche se efficace.

Esistono anche plug-in per Gmail e Outlook come quello offerto da streak oppure da mapilab ma non ho ancora avuto modo di testarli.

A mio avviso una buona idea è utilizzare le soluzione Cloud di Microsoft Office365 e Google Gsuite: create una cartella contenente i file, configurate le impostazioni di condivisione e inviate il relativo link al destinatario.

Ancora, tutti i documenti Office permettono velocemente di impostare una password di protezione dal menu file.

Ovviamente i casi più comuni riguardano file JPEG, PNG, PDF. In questo caso consiglio di comprimerli in un file Zip o Rar e proteggerli con una password.

Mi riprometto di approfondire l’argomento e proporre ulteriori soluzioni, nel frattempo aspetto le vostre segnalazioni!

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OneNote Microsoft Office 2019 – le novità che ci aspettano questa estate

Microsoft ha annunciato già da qualche settimana l’intenzione di rimpieazzare OneNote 2016 con una nuova versione per Windows 10 più potente e affidabile.

Se come me sei un grande utilizzatore di OneNote sarai ansioso di conoscere cosa ti aspetta.

Gli sviluppatori hanno raccolto le richieste più gettonate dagli utenti realizzando una versione unica di OneNote che combina tutti i vantaggi della snella attuale versione per Windows 10 con la potenza della vecchia OneNote 2016.

Equipaggiata con un nuovo motore di sincronizzazione compatibile con tutte le piattaforme (Web, Mac, iOS, Android), sarà sempre automaticamente aggiornata all’ultima versione.

Ecco quindi cosa ci aspetta:

– Inserimento e ricerca tags. È la caratteristica più potente dell’attuale OneNote 2016, sarà possibile inserire, creare e ricercare custom tags, rendendo semplice evidenziare le informazioni più importanti per ricercarle in seguito. I tags creati saranno disponibili su tutti i tuoi device, inoltre OneNote mostrerà i tag usati dai colleghi nei blocchi appunti condivisi in modo che non vadano creati nuovamente.
– Anteprima e modifica dei file. Massima integrazione e velocità, i file di Office potranno essere ispezionati mediante la loro anteprima insieme ai documenti allegati e conservati nel cloud.
– Esperienza utente migliorata. Una unica interfaccia grafica per tutti, molto più adatta ai grandi notebook

Inoltre saranno disponibili nuovi pennelli ma soprattutto un notevole miglioramento nella conversione delle note scritte a mano in testo, molto attesa da noi utilizzatori di Apple Pencil.

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Microsoft Office 365 e GDPR – Quale piano scegliere

Una grande novità del nuovo GDPR è costituita dal principio della “responsabilizzazione”  dei datori di lavoro, ossia dall’adozione di comportamenti pro-attivi, volti a dimostrare la concreta adozione di misure necessarie ad assicurare l’applicazione del regolamento

Tutti i soggetti sono tenuti a rispettare le 5 regole di cui abbiamo parlato qui:

  1. Uso della Crittografia
  2. Assicurare i requisiti generici di sicurezza
  3. Assicurare la continuità del servizi
  4. Elaborare efficaci procedure
  5. Fare attenzione ai rischi

Molti sono gli strumenti a disposizione che si dichiarano GDPR Ready, fra questi Office365 con la sua completa offerta di soluzioni Business.

Occorre però approfondire quale piano scegliere soprattutto in riferimento alla Crittografia.

Office 365 offre una soluzione di crittografia conosciuta come “Encryption at Rest and in Transit”.

Sia la versione Consumer che quella Business seguono gli standard TLS/SSL e AES per proteggere la confidenzialità e l’integrità dei dati degli utenti.

In particolare, per le informazioni in transito (Transit) tutti i server con i quali dialogano gli utenti instaurano con i client una sessione sicura usando TLS/SSL per proteggere i contenuti. Questo vale per tutti i device usati dai client come per esempio Skype for Business Online, OneDrive, Outlook e Outlook Online.

Per le informazioni a destinazione (Rest), Office 365 utilizza la funzionalità di protezione dei dati BitLocker Drive che usa l’algoritmo di crittografia AES 256bit sull’intera partizione nella quale sono conservati i dati dei messaggi, incluse email, Instant Messaging, al pari dei contenuti conservati in SharePoint Online e OneDrive.

I piani E3/E5 aiutano a proteggere i dati ulteriormente e a mitigare accessi non autorizzati, furto e perdita di dati ecc. Questa infografica MSFT_cloud_architecture_informationprotection mostra cosa è disponibile per tutti gli utenti e cosa è riservato ad E3 o E5.

Alcune delle funzionalità di E3 che possono aiutare in materia di GDPR sono:

  • Protection features provided by Azure Information Protection
  • Office 365 Message Encryption
  • Data loss prevention
  • Litigation Holds

Un buon posto dove iniziare per approfondire il tema è qui 

oppure qui 

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Microsoft Teams Tips : Come usare la scheda Wiki

Una delle ultime schede aggiunte a Teams di Microsoft è la “Wiki”. Per chi come me se lo fosse chiesto, potete utilizzare la scheda per creare facilmente Note correlate al Canale, in cui i membri del Team possono inserire non solo commenti statici ma anche menzionare i colleghi usando il simbolo “@”.

A seconda del Team, potresti desiderare di aggiungere una pagina che raccolga le informazioni che si utilizzano più spesso, creando Links, Ritagli ecc.

Quanto in un Team si aggiunge un  nuovo Canale, la scheda Wiki è già presente di default, quindi puoi iniziare ad usarla da subito.

Potresti aver bisogno però di aggiungere altre schede Wiki per organizzare meglio il lavoro, vediamo praticamente di cosa parliamo:

  1. Visita il Canale e clicca sul “+” alla fine dell’elenco Schede.

2. Clicca sull’icona “Wiki”

3. Inserisci il nome della scheda e clicca Salva

In che modo può semplificare il tuo lavoro e incentivare la comunicazione?

Poi per esempio inserire Links a pagine e documenti importanti per il tuo lavoro quotidiano. O magari una pagina di “Benvenuto” per i nuovi colleghi, o ancora un Riassunto del progetto e molto altro ancora.

Probabilmente anche tu operi in una organizzazione che lavora per commessa, in questo caso potresti inserire link alla Sintesi di Commessa, piuttosto che alle varie Minute of Meeting.

Puoi anche creare conversazioni legate alle varie sezioni. Puoi facilmente individuare l’icona sulla destra, quando passi con il mouse sul titolo.

La comunicazione è il core business di Team, per questo motivo tutte le comunicazioni sono immediatamente riportate anche nella scheda “Conversazioni” del Canale.

I tre puntini “…” permettono invece di accedere alle opzioni per ordinare i diversi topics, eliminarli e creare collegamenti.

Cosa pensate di questa utilità? Fatemi sapere come avete implementato e come usate Office 365 per migliorare la comunicazione in azienda.

Con lo stesso procedimento è possibile aggiungere anche una scheda di OneNote, quale soluzione preferite?

A presto!

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Lotus Notes Vs Office 365 – Quale scegliere?

Oggi vi presento il risultato di una ricerca svolta per valutare e confrontare due famose soluzioni : Lotus Notes e Office 365.

Se anche voi state valutando la possibilità di introdurre in azienda nuove soluzioni per la gestione delle comunicazioni ed il lavoro in team, vi sarà sicuramente utile.

Iniziamo con una veloce panoramica.

Lotus Notes

Si tratta di un client email realizzato da IBM, la relativa applicazione server è denominata Domino, le mail sono salvate con estensione .nsf.

E’ in circolazione dai primi anni 90, un pioniere della comunicazione online, prima che termini come “blog” entrassero nel vocabolario comune.

La versione attuale offre talmente tante opportunità da discostarsi decisamente da un semplice client di posta elettronica, è una soluzione aziendale completa. Contiene differenti applicazioni sviluppate anche da terze parti come To-Do List, creazione di modelli, gestione dei contatti in agenda, bookmarks, tools di project managment per la gestione di team e relativi task, forum, condivisione file, messaggi istantanei, blog ecc.

Lotus Notes è accessibile sia da remoto che in locale, di seguito alcune delle principali caratteristiche:

  • Email e messaggi istantanei;
  • Accesso tramite web;
  • To-Do list e calendari per gestire risorse e progetti, con attribuzione delle responsabilità e dei tempi;
  • Possibilità di utilizzare IBM Notes per accedere a dati e applicazioni locali e server-based;

Office 365

Office 365 è una soluzione cloud-based che include diverse applicazioni tra cui MS Exchange Online per la gestione di email e calendari, oltre che numerosi strumenti per la collaborazione come SharePoint, la suite Office (sia locale che web-based), Skype Business e recentemente anche l’innovativa Team. Tutto è accessibile in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo e da qualsiasi device. Per usufruire dei servizi occorre sottoscrivere un piano mensile o annuale, ci sono diversi piani che permettono di pagare solo per i servizi che si intende effettivamente sfruttare.

Tra le molte caratteristiche si evidenziano:

  • Office Online, la suite desktop e mobile di Microsoft Office per la collaborazione con Word, Powerpoint, Excel e OneNote;
  • OneDrive, uno spazio cloud per l’archiviazione e la condivisione dei documenti (1TB); 
  • Skype Business per messaggi istantanei, call conference e screen-sharing; 
  • SharePoint per la collaborazione e la creazione di contenuti web;
  • Exchange Online per email e la condivisione di Calendari, Contatti e Task;

Principali differenze tra Lotus Notes e Office 365

Quando una organizzazione decide di valutare una nuova soluzione per la gestione delle comunicazioni che renda più efficace e semplice la condivisione delle informazioni, l’analisi di tutte le alternative è indispensabile.

Di seguito il confronto fra le due soluzioni:

  • Limiti di spazio: Lotus Notes non prevede alcun limite per quanto concerne il servizio mail, al contrario Office 365 fissa il limite di 50GB;
  • IMAP: Office 365 non supporta il protocollo IMAP, per questo motivo gli utenti devono usare il protocollo ActiveSync se desiderano utilizzare un software diverso da Outlook; 
  • Room e Resource Reservation: Ci riferiamo alla gestione dei calendari per l’organizzazione di riunioni. Una risorsa può essere qualsiasi oggetto o luogo che possa essere prenotato per lo svolgimento di una riunione. Risorse sono ad esempio le sale conferenze, le attrezzature video e audio, il servizio ristorazione. Gli utenti possono selezionare una particolare risorsa e riservala per un determinato periodo di tempo. In Lotus Notes, ogni dipartimento ha una un database separato per la gestione delle risorse. Al contrario, in Office 365, è possibile associare ad ogni risorsa un calendario e una mail separata. 

I vantaggi di Office 365 rispetto Lotus Notes

  • Collaborazione: In Office 365 gli utenti possono collaborare in modo intuitivo con i colleghi e i partners della supply chain oltre che con i clienti, lavorando su documenti sempre aggiornati e accessibili praticamente sempre e ovunque;
  • Mobilità: E’ possibile lavorare ovunque da remoto usando le tradizionali applicazioni della suite Office attraverso qualsiasi device, PC, Mac e mobile. Spostandosi e lavorando senza problemi con i documenti di Office localmente sui diversi device o in ambienti web.
  • Gestione dei contenuti: SharePoint aiuta a gestire semplicemente tutte le communities, i blog ecc. nella realizzazione di contenuti e documenti personalizzati; 
  • Comunicazione semplice: Skype Business non ha bisogno di particolari presentazioni, la versione attuale permette di inviare messaggi istantanei, effettuare telefonate e video-chiamate oltre che call conference e la gestione di meeting online. 
  • Microsoft Team: la vera recente innovazione, la risposta di Microsoft a Slack e Trello. Permette la creazione di spazi condivisi e facilmente accessibili, un unico contenitore per tutti i documenti e le conversazioni legate al progetto, a portata di mano grazie alla versione mobile. Tra le diverse opzioni messe a disposizione spiccano: la possibilità di muoversi tra i vari progetti senza perdita di dati, utilizzare i ‘mention’ per segnalare un elemento a uno o più membri del team, vedere a colpo d’occhio lo storico dei commenti e delle modifiche, customizzare gli alert per ricevere notifiche personalizzate,  nuovi strumenti di messaggistica istantanea per permettere ai team di comunicare in tempo reale, un hub per il lavoro in team, la possibilità di personalizzare l’esperienza rispetto alle esigenze dei singoli team, le funzionalità di sicurezza per condividere informazioni in modo protetto.

A proposito di Microsoft Team, l’offerta di Microsoft è interessante perché ibrida definitivamente la realizzazione di documenti Excel, World e PowerPoint con la rete, consente agli autori di mettere fisicamente le mani nei PC di altri autori (ad esempio modificando il documento condiviso), e cambia il paradigma di lavoro documentocentrico attorno al quale hanno lavorato per decenni le aziende e gli uffici di tutto il mondo.

Voi quale servizio avete scelto? Per quali motivi?

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