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Notes in iOS 13 – Tante importanti novità

Ormai manca pochissimo al rilascio di iOS 13 che tra le tante novità introdurrà anche importanti miglioramenti nella app nativa Notes. 

Della mia passione per l’Ipad e Apple Pencil abbiamo già parlato in passato quando ho presentato le migliori App per prendere appunti, oggi voglio parlavi delle novità che saranno introdotte in Notes, chissà che non mi invoglino ad abbandonare Onenote. 

Nuova vista Gallery 

La Gallery permetterà di vedere una anteprima della nota e costituisce l’innovazione più importante introdotta da Apple. Semplificherà quindi la ricerca delle note, in particolare di quelle contenenti disegni e schizzi a mano libera. 

Cartelle e Condivisione 

Sarà possibile raggruppare le note in Cartelle (Lavoro, Casa ecc.) e sotto Cartelle (progetti, riunioni, ecc.) che potranno essere condivise con i membri del nostro team o della nostra famiglia. 

Sarà inoltre presenta l’utilissima funzione “view-only” che permetterà di condividere una cartella e tutto il suo contenuto senza il rischio che venga modificato. 

Ricerca e Checklist potenziati  

Organizzare opportunamente le nostre note in cartelle è una ottima idea ma occorre anche poter cercare velocemente qualcosa quando ci occorre. Per questo motivo Apple ha potenziato la funzione di ricerca, Notes riconoscerà le immagini contenute nelle note e ci aiuterà ad individuare del testo specifico all’interno di documenti scannerizzati e ricevute (utilissimo per le note spese).

Non dimentichiamo le nuove opzioni per le checklist, usando il drag-and-drop sarà possibile riorganizzare velocemente gli elenchi oltre che strisciare il dito per creare delle sotto liste. Sarà anche presente una opzione per deselezionare tutti gli elementi nel caso si desideri utilizzare nuovamente una lista…MAGNIFICO!

Conclusioni 

In passato ho utilizzato sempre App di terze parti come Evernote e oggi Onenote ma ho sempre desiderato sfruttare le potenzialità della soluzione Apple. 

Cosa ne pensate?  


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TCO – Total Cost of Ownership del Fornitore (1/2)

Il calcolo del costo totale di possesso – TCO, Total Cost of Ownership – è un approccio sviluppato da Gartner per calcolare TUTTI i costi del ciclo di vita di una apparecchiatura, per l’acquisto, l’installazione, la gestione, la manutenzione e l’eventuale smaltimento delle attrezzature obsolete.

Sviluppatasi nel settore IT caratterizzato da una velocissima obsolescenza sia hardware che software, trova applicazione in qualsiasi campo a patto che sia possibile registrare i costi di esercizio di una determinata funzione aziendale.

Non quindi un approccio superficiale con il quale si valuta un fornitore solo in base al prezzo praticato, ma una analisi complessa e completa nel corso della quale si prendono in considerazione tutti i costi relativi al possesso del bene.

Si pensi alle attività di gestione degli ordini, il sollecito delle consegne, la gestione delle non conformità, la logistica, la formazione del personale.

Ogni fornitore assorbe una quantità diversa di attività, il TCO permette di attribuire ai diversi fornitori anche la quota parte dei costi indiretti da essi generati, in maniera tale da consentire la valutazione dell’onerosità complessiva del rapporto di fornitura.

Da amante dei KPI, l’aspetto che apprezzo di più è la possibilità di elaborare un sistema di valutazione delle performance dei fornitori, in grado di omogeneizzare e comparare una serie di dimensioni che per loro caratteristiche intrinseche non lo sarebbero.

Facciamo un esempio:

Fornitore A : prezzo 150€/cad, tasso di non conformità del 0.3%, ritardi di consegna del 7%;

Fornitore B : prezzo 155€/cad, tasso di non conformità del 0.1%, ritardi di consegna del 4%;

Quale fornitore è più performante? Per determinarlo occorre utilizzare la metodologia TCO.

La metodologia TCO

Come ho anticipato, per la valutazione del fornitore occorre determinare sia i costi diretti che gli indiretti. Mentre per i primi è sufficiente la consultazione delle diverse fatture, per i secondi è necessario utilizzare una metodologia definita “Activity-Based Costing” (ABC), dove a ogni fornitore sono attribuiti i costi delle attività connesse al processo di Supply Chain Management in proporzione a un parametro rappresentativo dello sforzo richiesto a tali attività.

Vediamo di chiarirci le idee, prendiamo ad esempio l’attività di controllo qualità, i costi potranno essere allocati in base al numero di controlli generati da ogni fornitore. Ancora, i costi dell’attività di gestione delle fatture potrebbero essere allocati in base al numero di righe della fattura, l’attività di sollecito in base al numero di telefonate o di ritardi.

Abbiamo quindi due passaggi importanti:

  • La costificazione delle diverse attività aziendali;
  • L’identificazione degli activity driver, i parametri in base ai quali allocheremo i costi delle attività ai diversi fornitori.

Nel corso dei prossimi giorni approfondirò l’argomento, a presto!


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GDPR, mailing list e double opt-in – In cosa consiste il double opt-in e perché suggerisco di usarlo.

Nell’ambito dell’email marketing, l’opt-in è l’opzione attraverso la quale l’utente esprime il proprio consenso ad essere inserito in una mailing list per ricevere email pubblicitarie o informative.

La Opt-in Page è una Landing Page speciale che ha lo scopo di incrementare la tua lista di contatti, costruendo una rete di potenziali clienti/follower in poco tempo.

Per farla breve, la Opt-in Page ha un solo fine: ottenere l’indirizzo mail degli utenti che stanno visitando il tuo sito invogliandoli (o meglio incentivandoli) ad iscriversi alla tua mailing-list.

Lo strumento è molto utilizzato da chi fa web marketing, gli indirizzi email sono un patrimonio inestimabile perché se gestiti opportunamente con una corretta strategia di Lead Generation, permettono di incrementare le vendite.

Il double opt-in, aggiunge un ulteriore step. In pratica, quando un contatto compila il modulo di iscrizione alla mailing list, riceve una mail che richiede venga confermata l’iscrizione.

Se hai una mailing list e stai usando una strategia diversa dal double opt-in per ottenere il consenso, probabilmente stai facendo un casino.

Attenzione, usare il double opt-in non è obbligatorio ai sensi del GDPR ma è il modo migliore per gestire l’iscrizione alla tua mailing list.

In base al GDPR, non è più sufficiente ottenere il semplice consenso ma è necessario tenere e manutenere un registro di tale consenso. Occorre avere “un timbro e una data”.

Il double opt-in è un grande strumento in quanto restituisce “il timbro e la firma”, in un formato digitale indipendentemente da dove è stato fornito il consenso iniziale effettivo.

La scelta tutela sia l’utente stesso che l’azienda titolare dei dati, quest’ultima ha a disposizione una prova di un consenso autorizzato oltre a una verifica di validità dell’indirizzo inserito.

Il double opt-in è quindi una buona prassi per essere sicuri che tutti abbiano dato il corretto consenso. Non nego che da un punto di vista pratico, l’uso del double opt-in potrebbe rendere più complicato ottenere il consenso e capisco quindi eventuali perplessità vista anche l’assenza di particolari obblighi.

Il GDPR impone però un approccio proattivo per dimostrare di aver fatto il possibile affinché i tuoi contatti non siano tratti in inganno.

Aspetto le vostre considerazioni, buona giornata a tutti!

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GDPR – Organigramma Privacy e descrizione attori principali

Del ruolo del DPO, nuova figura introdotta dal vigente GDPR, abbiamo già parlato qui.

Oggi voglio approfondire il tema dell’organigramma privacy e i suoi relativi attori.

Le figure privacy chiave disciplinate dal GDPR sono il titolare (e i con-titolari), il responsabile (e sub-responsabili), il DPO e gli autorizzati (gli incaricati del vecchio dlgs 196).

IL TITOLARE

Il titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.

Il titolare ha autonomia decisionale in merito alle modalità di trattamento dei dati ed ha i seguenti obblighi:

  • mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che siano trattati solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento
  • adottare politiche interne conformi al Regolamento
  • essere in grado di dimostrare che il trattamento è conforme al Regolamento (principio dell’accountability)
  • essere in grado di dimostrare di avere adottato misure (organizzative e tecniche) adeguate ed efficaci per la protezione dei dati personali.

IL RESPONSABILE

Il responsabile del trattamento è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.

E’ designato dal titolare con un contratto o con altro atto giudico che deve necessariamente disciplinare:

  • la durata, natura e finalità del trattamento
  • le categorie dei dati oggetto del trattamento
  • le categorie di interessati
  • gli obblighi e diritti del titolare
  • le misure tecniche e organizzative adeguate a consentire il rispetto delle istruzioni impartite dal titolare e del Regolamento.

Con gli stessi obblighi è consentita la nomina di sub-responsabili dedicati a specifiche attività di trattamento. È sempre il responsabile a rispondere di eventuali inadempimenti dei sub-responsabili a meno che sia dimostrabile che l’evento dannoso non gli è in alcun modo imputabile.

IL DPO

Il Data Protection Officer (DPO), altrimenti detto responsabile della protezione dei dati, è designato dal titolare o dal responsabile del trattamento per assolvere a funzioni di supporto e controllo, consultive, formative e informative relativamente all’applicazione del GDPR. Coopera con l’Autorità (attenzione ai casi in cui vada comunicato al Garante) e costituisce il punto di contatto, anche rispetto agli interessati, per le questioni connesse al trattamento dei dati personali.

Il DPO ha il compito di analizzare, valutare e disciplinare la gestione del trattamento e della salvaguardia dei dati personali all’interno di un’azienda, secondo le direttive imposte dalle normative vigenti: potrà essere un soggetto interno (dipendente o collaboratore) o esterno (società di consulenza) e dovrà possedere competenze sia in aree giuridiche che informatiche e una ampia conoscenza della normativa. Egli esegue le proprie funzioni in completa indipendenza (senza ricevere alcuna istruzione o imposizione gerarchica) e riferisce sul suo operato direttamente ai vertici aziendali, i quali, per la piena esecuzione dei suoi compiti dovranno fornire risorse adeguate.

Gli autorizzati

La figura  dell’autorizzato (art. 30 del codice privacy) non è presente in nessuna delle altre 27 legislazioni degli Stati membri dell’Unione e di fatto non è una figura autonoma prevista dal GDPR. Il Garante ha avuto non poche difficoltà nell’introdurla nella legge italiana siccome le altre DPA europee ritengono possa creare ambiguità con la figura dei responsabili.

Gli autorizzati (art. 4.1 del codice privacy) sono persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile. Si tratta di una volontaria responsabilizzazione di queste persone attraverso una specifica lettera di attribuzione di incarico che individui puntualmente l’ambito del trattamento consentito.

ORGANIGRAMMA DELLA PRIVACY

L’organigramma della privacy sarà diverso a seconda delle dimensioni della società
. Le grandi aziende, ad esempio, dotate di risorse economiche adeguate e di profili competenti potranno strutturare le proprie organizzazioni in modo tale da garantire al DPO un ufficio ad hoc ove all’interno opereranno figure esperte di normativa, informatica, risk management, legale e sicurezza aziendale principalmente incaricate del controllo di conformità al GDPR.

Nel contempo, in queste aziende, dovranno essere presenti anche strutture più operative, che si dovranno occupare della concreta realizzazione degli adempimenti normativi previsti dal GDPR.

Pensiamo ad esempio alla redazione dei moduli d’informativa alla clientela, della cura delle nomine a responsabile esterno del trattamento dei dati, la realizzazione del Privacy impact assesment etc.

Anche le aziende di medio grandi dimensioni, sono generalmente già dotate di risorse interne con competenze in risk management, legali, normative, IT, etc., anche se non specializzate in ambito data protection. Un secondo modello organizzativo che potrà quindi essere adottato in molte realtà medio/grandi si baserà su una figura di DPO indipendente, che insieme a un numero contenuto di collaboratori, nello svolgere le proprie attività, potrà avvalersi del supporto e della collaborazione dei vari uffici – compliance, legale, Sicurezza, IT, internal audit – che a diverso titolo e livello contribuiranno al pieno rispetto dei principi sanciti in ambito Privacy.

Soprattutto in una fase di implementazione iniziale del nuovo modello organizzativo, il DPO potrà avvalersi altresì del supporto costante di una società di consulenza esterna, alla quale potrà rivolgersi affinché si possa rafforzare il presidio di conformità al nuovo Regolamento.

Ancora, un ulteriore modello organizzativo potrà prevedere la nomina da parte del titolare o del responsabile di un professionista o un’organizzazione esterna in qualità di DPO.

Aspetto i vostri commenti e suggerimenti, a presto!

29 giugno : articolo aggiornato in base ai graditi suggerimenti di Simone Chiarelli.


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PMI al via il bonus per la quotazione sotto forma di credito di imposta

Il 19 giugno è stato pubblicato il decreto attuativo che permette di presentare domanda di credito d’imposta a parziale copertura dei costi di consulenza per la quotazione in Borsa delle PMI.

Dal 1° gennaio 2018 al 31 dicembre 2020, costerà quindi meno quotarsi in borsa per le PMI che procedono alla quotazione in un mercato regolamentato o in sistemi multilaterali di negoziazione in uno Stato Ue o aderente al See.

In accordo alla legge di bilancio 2018, sarà riconosciuto sotto forma di credito di imposta il rimborso del 50% delle spese di consulenza sostenute, il tetto massimo è stato fissato in 500 mila euro e il numero minimo di società finanziabili nel triennio è stato fissato in 160.

CHI PUO’ USUFRUIRNE

In accordo alla raccomandazione 2003/361/CE, possono beneficiare della agevolazione tutte le società che, a livello di gruppo, non abbiano più di 250 dipendenti, con un bilancio che non superi 50 milioni di ricavi o 43 milioni di attivo dello stato patrimoniale e che siano in regola con provvedimenti di restituzione di aiuti o di incentivi dichiarati illegittimi.

La domanda di ammissione alla quotazione deve essere presentata dopo il 1° gennaio 2018 e l’ammissione deve essere ottenuta entro fine 2020.

QUALI COSTI SONO AMMISSIBILI

Sono ammissibili i costi sostenuti per le seguenti attività di consulenza esterna legate al processo di quotazione:

  • attività sostenute in vista del processo di quotazione e ad esso finalizzate, come l’implementazione e l’adeguamento del sistema di controllo di gestione, l’assistenza dell’impresa nella redazione del piano industriale, il supporto in tutte le fasi del percorso di quotazione nel mercato di riferimento;
  • attività fornite durante la fase di ammissione alla quotazione e finalizzate ad attestare l’idoneità della società;
  • collocamento delle azioni presso gli investitori;
  • supporto nella revisione delle informazioni finanziarie storiche o prospettiche, nella preparazione di report, e nello svolgimento della due diligence finanziaria;
  • assistenza nella redazione del documento di ammissione e del prospetto o dei documenti utilizzati per il collocamento;
  • questioni legali, fiscali e contrattualistiche strettamente inerenti alla procedura di quotazione come le attività relative alla definizione dell’offerta, la disamina del prospetto informativo o documento di ammissione o dei documenti utilizzati per il collocamento presso investitori qualificati, la due diligence legale o fiscale e gli aspetti legati al governo dell’impresa;
  • attività di comunicazione.

COME ACCEDERE

Per usufruire del credito di imposta occorre inviare domanda fra il primo ottobre dell’anno della quotazione e il 31 marzo dell’anno successivo. L’istanza andrà redatta in accordo al facsimile allegato al DM (che potete trovare su www.gazettaufficiale.it) e inviata all’indirizzo di posta elettronica certificata

dgpicpmi.div05@pec.mise.gov.it

Il ministero, entro la fine di aprile (quindi entro 30 giorni dall’ultima data disponibile) comunicherà alla PMI l’ammissione al beneficio con il relativo importo spettante, in base alle domande complessivamente presentate e ai fondi disponibili.

Il credito di imposta, che va indicato nel quadro RU della dichiarazione, si utilizza in compensazione in F24, senza limiti di importo, e non concorre a formare l’imponibile Ires e Irap.

Voi quali azioni acquisterete?

Qui potete trovare il testo integrale.


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GDPR e Mail – Come spedire allegati in sicurezza?

Ad alcuni di voi potrebbe capitare di dover spesso inviare mail contenenti dati sensibili. Vi siete chiesti come comportarvi in relazione al nuovo GDPR?

Società specializzate nella esecuzione di lavori in subappalto per grandi committenti, professionisti del giornalismo, commerciali, sono tutti profili che utilizzano la mail per condividere la copia del passaporto, visti, e altri documenti contenenti dati personali.

Ricordo che “Dato personale” è qualsiasi informazione (nome, codice fiscale, immagine, voce, impronta digitale, traffico telefonico) concernente una persona fisica identificata o identificabile, anche indirettamente, oppure informazioni riguardanti una persona la cui identità è nota o può comunque essere accertata mediante informazioni supplementari.

Ho svolto qualche ricerca e devo ammettere che non sono molto soddisfatto dei risultati.

Il problema è reale, le mail possono in teoria essere “lette” attraverso ognuno dei molteplici server che attraversano. Le virgolette sono d’obbligo in quanto non si tratta certo di una persona fisica ma del pericolo che qualche software possa captare informazioni riservate.

Non dimentichiamo poi quanto sia comune inviare una mail ad un errato destinatario.

La soluzione vincente potrebbe essere criptare di default tutte le mail in modo che possano essere decriptate solo dal destinatario “certificato”. Purtroppo sembra che questa soluzione sia ancora lontana, la criptazione è un processo troppo pesante per le persone che vogliono in fondo inviare solo un messaggio.

Solo le grandi organizzazioni hanno servizi mail criptati come NHS ma una soluzione del genere non può venire in aiuto alle PMI e ai professionisti.

Un’altra soluzione potrebbe essere affidarsi a servizi mail come la svizzera ProtonMail  e la tedesca Tutanota ma spesso occorre inviare ai destinatari una password via sms per decriptare le mail.

Tutanota invia al destinatario una mail “Hai ricevuto un messaggio criptato”, devi seguire il link per leggerlo e rispondere via browser. Se desideri conservarne una copia devi esportare la mail, decisamente poco comodo anche se efficace.

Esistono anche plug-in per Gmail e Outlook come quello offerto da streak oppure da mapilab ma non ho ancora avuto modo di testarli.

A mio avviso una buona idea è utilizzare le soluzione Cloud di Microsoft Office365 e Google Gsuite: create una cartella contenente i file, configurate le impostazioni di condivisione e inviate il relativo link al destinatario.

Ancora, tutti i documenti Office permettono velocemente di impostare una password di protezione dal menu file.

Ovviamente i casi più comuni riguardano file JPEG, PNG, PDF. In questo caso consiglio di comprimerli in un file Zip o Rar e proteggerli con una password.

Mi riprometto di approfondire l’argomento e proporre ulteriori soluzioni, nel frattempo aspetto le vostre segnalazioni!


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Scheda Carburante e Fatturazione Elettronica – Proroga

Proroga e nessuna sanzione fino a dicembre.

Della nuova regolamentazione in relazione all’utilizzo della scheda carburante abbiamo già parlato qui.

L’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica a partire dal prossimo 1° Luglio per l’acquisto dei carburanti vedrà un periodo di doppio regime.

La data quindi finale di abrogazione è il prossimo 1° gennaio 2019, quando la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutte le operazioni tra privati.

Questo il contenuto dell’emendamento che Forza Italia si appresta a presentare alla Commissione Speciale affinché sia inserito nel decreto Alitalia (atto Senato 297), in accordo alle richieste delle associazioni di categoria.

Quindi sarà possibile utilizzare scheda carburanti per tutta la seconda metà del 2018 senza incorrere in alcuna sanzione.

Parallelamente, la fatturazione elettronica potrà essere utilizzata da professionisti e imprese, ricordandosi però che in questo caso per ottenere detrazione Iva e deduzione dei costi bisognerà pagare con strumenti tracciabili diversi dal contante, ma con un ulteriore opportunità: l’emendamento conferma il credito d’imposta del 50% riconosciuto già dalla manovra 2018 ai distributori di carburanti del totale delle commissioni addebitate per le transazioni effettuate con carte di credito o bancomat dal 1° luglio.

Attenzione, il correttivo al momento si limita al solo comparto dei carburanti. Gli obblighi di certificazione elettronica per le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti nei rapporti con le pubbliche amministrazioni partiranno senza alcuna deroga dal 1° luglio 2018 così come previsto dalla legge di Bilancio.


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GDPR e DPIA – A disposizione un software di valutazione gratuito

Il GDPR (di cui abbiamo parlato ultimamente qui), entrerà in vigore il prossimo 25 maggio. Il nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati – GDPR – prevede nuovi adempimenti a carico delle aziende.

Il Garante della Privacy continua a dimostrarsi molto attivo nel supportare gli imprenditori ed ha recentemente messo a disposizione un software gratuito realizzato dalla CNIL – l’autorità francese – di ausilio per la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA).

La procedura di cui all’art. 35 del Regolamento 2016/679, il Data Protection Impact Assessment (DPIA) è una valutazione necessaria nei casi di trattamento che preveda l’uso di nuove tecnologie, in quanto: “considerati la natura, l’oggetto, il contesto e le finalità, può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche”.

Il software è gratuito e lo potete trovare qui, tradotto in lingua italiana, offre un percorso guidato per la valutazione di impatto, in accordo alle linee guida.

Attenzione, il software offre solo un primo orientamento e “non costituisce un modello al quale fare riferimento in ogni situazione di trattamento, non va inteso come schema predefinito per ogni valutazione d’impatto, che va integrata in ragione delle tipologie di trattamento esaminate. […] La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati deve tenere conto del rischio complessivo che il trattamento previsto può comportare per i diritti e le libertà degli interessati, alla luce dello specifico contesto. Pertanto, il concetto di rischio non si esaurisce nella considerazione delle possibili violazioni o minacce della sicurezza dei dati


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Microsoft Teams Tips : Come usare la scheda Wiki

Una delle ultime schede aggiunte a Teams di Microsoft è la “Wiki”. Per chi come me se lo fosse chiesto, potete utilizzare la scheda per creare facilmente Note correlate al Canale, in cui i membri del Team possono inserire non solo commenti statici ma anche menzionare i colleghi usando il simbolo “@”.

A seconda del Team, potresti desiderare di aggiungere una pagina che raccolga le informazioni che si utilizzano più spesso, creando Links, Ritagli ecc.

Quanto in un Team si aggiunge un  nuovo Canale, la scheda Wiki è già presente di default, quindi puoi iniziare ad usarla da subito.

Potresti aver bisogno però di aggiungere altre schede Wiki per organizzare meglio il lavoro, vediamo praticamente di cosa parliamo:

  1. Visita il Canale e clicca sul “+” alla fine dell’elenco Schede.

2. Clicca sull’icona “Wiki”

3. Inserisci il nome della scheda e clicca Salva

In che modo può semplificare il tuo lavoro e incentivare la comunicazione?

Poi per esempio inserire Links a pagine e documenti importanti per il tuo lavoro quotidiano. O magari una pagina di “Benvenuto” per i nuovi colleghi, o ancora un Riassunto del progetto e molto altro ancora.

Probabilmente anche tu operi in una organizzazione che lavora per commessa, in questo caso potresti inserire link alla Sintesi di Commessa, piuttosto che alle varie Minute of Meeting.

Puoi anche creare conversazioni legate alle varie sezioni. Puoi facilmente individuare l’icona sulla destra, quando passi con il mouse sul titolo.

La comunicazione è il core business di Team, per questo motivo tutte le comunicazioni sono immediatamente riportate anche nella scheda “Conversazioni” del Canale.

I tre puntini “…” permettono invece di accedere alle opzioni per ordinare i diversi topics, eliminarli e creare collegamenti.

Cosa pensate di questa utilità? Fatemi sapere come avete implementato e come usate Office 365 per migliorare la comunicazione in azienda.

Con lo stesso procedimento è possibile aggiungere anche una scheda di OneNote, quale soluzione preferite?

A presto!


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Lotus Notes Vs Office 365 – Quale scegliere?

Oggi vi presento il risultato di una ricerca svolta per valutare e confrontare due famose soluzioni : Lotus Notes e Office 365.

Se anche voi state valutando la possibilità di introdurre in azienda nuove soluzioni per la gestione delle comunicazioni ed il lavoro in team, vi sarà sicuramente utile.

Iniziamo con una veloce panoramica.

Lotus Notes

Si tratta di un client email realizzato da IBM, la relativa applicazione server è denominata Domino, le mail sono salvate con estensione .nsf.

E’ in circolazione dai primi anni 90, un pioniere della comunicazione online, prima che termini come “blog” entrassero nel vocabolario comune.

La versione attuale offre talmente tante opportunità da discostarsi decisamente da un semplice client di posta elettronica, è una soluzione aziendale completa. Contiene differenti applicazioni sviluppate anche da terze parti come To-Do List, creazione di modelli, gestione dei contatti in agenda, bookmarks, tools di project managment per la gestione di team e relativi task, forum, condivisione file, messaggi istantanei, blog ecc.

Lotus Notes è accessibile sia da remoto che in locale, di seguito alcune delle principali caratteristiche:

  • Email e messaggi istantanei;
  • Accesso tramite web;
  • To-Do list e calendari per gestire risorse e progetti, con attribuzione delle responsabilità e dei tempi;
  • Possibilità di utilizzare IBM Notes per accedere a dati e applicazioni locali e server-based;

Office 365

Office 365 è una soluzione cloud-based che include diverse applicazioni tra cui MS Exchange Online per la gestione di email e calendari, oltre che numerosi strumenti per la collaborazione come SharePoint, la suite Office (sia locale che web-based), Skype Business e recentemente anche l’innovativa Team. Tutto è accessibile in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo e da qualsiasi device. Per usufruire dei servizi occorre sottoscrivere un piano mensile o annuale, ci sono diversi piani che permettono di pagare solo per i servizi che si intende effettivamente sfruttare.

Tra le molte caratteristiche si evidenziano:

  • Office Online, la suite desktop e mobile di Microsoft Office per la collaborazione con Word, Powerpoint, Excel e OneNote;
  • OneDrive, uno spazio cloud per l’archiviazione e la condivisione dei documenti (1TB); 
  • Skype Business per messaggi istantanei, call conference e screen-sharing; 
  • SharePoint per la collaborazione e la creazione di contenuti web;
  • Exchange Online per email e la condivisione di Calendari, Contatti e Task;

Principali differenze tra Lotus Notes e Office 365

Quando una organizzazione decide di valutare una nuova soluzione per la gestione delle comunicazioni che renda più efficace e semplice la condivisione delle informazioni, l’analisi di tutte le alternative è indispensabile.

Di seguito il confronto fra le due soluzioni:

  • Limiti di spazio: Lotus Notes non prevede alcun limite per quanto concerne il servizio mail, al contrario Office 365 fissa il limite di 50GB;
  • IMAP: Office 365 non supporta il protocollo IMAP, per questo motivo gli utenti devono usare il protocollo ActiveSync se desiderano utilizzare un software diverso da Outlook; 
  • Room e Resource Reservation: Ci riferiamo alla gestione dei calendari per l’organizzazione di riunioni. Una risorsa può essere qualsiasi oggetto o luogo che possa essere prenotato per lo svolgimento di una riunione. Risorse sono ad esempio le sale conferenze, le attrezzature video e audio, il servizio ristorazione. Gli utenti possono selezionare una particolare risorsa e riservala per un determinato periodo di tempo. In Lotus Notes, ogni dipartimento ha una un database separato per la gestione delle risorse. Al contrario, in Office 365, è possibile associare ad ogni risorsa un calendario e una mail separata. 

I vantaggi di Office 365 rispetto Lotus Notes

  • Collaborazione: In Office 365 gli utenti possono collaborare in modo intuitivo con i colleghi e i partners della supply chain oltre che con i clienti, lavorando su documenti sempre aggiornati e accessibili praticamente sempre e ovunque;
  • Mobilità: E’ possibile lavorare ovunque da remoto usando le tradizionali applicazioni della suite Office attraverso qualsiasi device, PC, Mac e mobile. Spostandosi e lavorando senza problemi con i documenti di Office localmente sui diversi device o in ambienti web.
  • Gestione dei contenuti: SharePoint aiuta a gestire semplicemente tutte le communities, i blog ecc. nella realizzazione di contenuti e documenti personalizzati; 
  • Comunicazione semplice: Skype Business non ha bisogno di particolari presentazioni, la versione attuale permette di inviare messaggi istantanei, effettuare telefonate e video-chiamate oltre che call conference e la gestione di meeting online. 
  • Microsoft Team: la vera recente innovazione, la risposta di Microsoft a Slack e Trello. Permette la creazione di spazi condivisi e facilmente accessibili, un unico contenitore per tutti i documenti e le conversazioni legate al progetto, a portata di mano grazie alla versione mobile. Tra le diverse opzioni messe a disposizione spiccano: la possibilità di muoversi tra i vari progetti senza perdita di dati, utilizzare i ‘mention’ per segnalare un elemento a uno o più membri del team, vedere a colpo d’occhio lo storico dei commenti e delle modifiche, customizzare gli alert per ricevere notifiche personalizzate,  nuovi strumenti di messaggistica istantanea per permettere ai team di comunicare in tempo reale, un hub per il lavoro in team, la possibilità di personalizzare l’esperienza rispetto alle esigenze dei singoli team, le funzionalità di sicurezza per condividere informazioni in modo protetto.

A proposito di Microsoft Team, l’offerta di Microsoft è interessante perché ibrida definitivamente la realizzazione di documenti Excel, World e PowerPoint con la rete, consente agli autori di mettere fisicamente le mani nei PC di altri autori (ad esempio modificando il documento condiviso), e cambia il paradigma di lavoro documentocentrico attorno al quale hanno lavorato per decenni le aziende e gli uffici di tutto il mondo.

Voi quale servizio avete scelto? Per quali motivi?


Grazie per aver letto l’articolo! Se sei interessato al GDPR e alle realtà industriali che progettano è producono su commessa, ti consiglio i miei testi “Il GDPR è un gioco da ragazzi” e “Engineering To Order” . I testi contengono una grande quantità di modelli e approfondimenti che sono sicuro ti saranno utili.

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