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Win/Loss Analysis, come condurla in 5 passi (1) – Il tipo di analisi

Partiamo subito da un aspetto fondamentale : la win/loss review sarà tanto efficace quanto saranno dettagliate le informazioni e i feedback che saremo in grado di raccogliere.
Una volta ottenute le migliori informazioni possibili, occorre svolgere in maniera sistematica una interpretazione sia quantitativa che qualitativa.
Approcciare in modo errato la win/loss analysis è abbastanza comune, in questa serie di nuovi appuntamenti vi spiego come condurre l’analisi in modo da trarne più vantaggi possibili.
L’analisi: Qualitativa e Quantitativa, cosa fare e cosa non fare.
Le migliori win/loss analysis contengono sia informazioni qualitative che quantitative ma ciò che fa la differenza è la “qualità” delle informazioni.
Analisi Quantitativa – Questi dati consistono generalmente nell’analisi dei KPI, ad esempio il numero dei leads qualificati può essere comparato con il numero di win e loss.
Analisi Quantitativa – Cosa NON fare: molte piattaforme CRM contengono campi nei quali i Sales sono chiamati ad inserire il motivo per cui una trattativa non è andata a buon fine. Opzioni per la risposta multipla includono tipicamente il “prezzo” che è la risposta facile per tutti. Nessuno ha intenzione di ammettere di aver perso una opportunità per una ragione diversa dal prezzo!
Se l’informazione è meno che veritiera allora non è utile per la tua analisi.
Analisi Quantitativa – Cosa fare: creare una lista dei 10 principali fattori che portano a concludere positivamente o negativamente una opportunità. Quindi invitate a compilare il report evidenziando in un apposito campo la motivazione OBIETTIVA. Tipicamente l’ufficio commerciale non è un ufficio “obiettivo”. Per questo motivo occorre parlare con gli acquirenti, parlare con gli acquirenti – in particolar modo con quelli finali – è importantissimo per capire cosa è accaduto.
Analisi Qualitativa – Le informazioni qualitative sono informazioni espresse in linguaggio naturale piuttosto che con numeri. Rappresenta l’espressione delle competenze e delle esperienze di tutti i componenti dell’ufficio commerciale. Queste informazioni ti aiutano a capire cosa è accaduto, in modo da pianificare futuri miglioramenti.
Analisi Qualitativa – Cosa NON fare: molti sales team tendono ad enfatizzare oltremodo il feedback relativo ai colleghi. Gli uffici commerciali e i Sales manager non possono essere quindi considerate fonti obiettive per i win/loss data. Usare quindi esclusivamente i feedback provenienti dagli uffici commerciali è un grave errore in quanto questi ultimi saranno sempre riluttanti nel evidenziare le loro reali performance. Il mercato competitivo è una facile scusa da usare per spiegare le mancanze dei Sales.
Analisi Qualitativa – Cosa fare: INTERVISTARE I CLIENTI. Usa una persona obiettiva interna o esterna alla società per condurre queste interviste. Assicurati che la persona sia un intervistatore qualificato che abbia buone doti di relazione scritta. Tenta sempre di intervistare quanti più stakeholders possibili. Importantissimo, fissa l’intervista a stretto giro, a seguito della chiusura vinta/persa della opportunità.

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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (5) – Il Delivery Plan

Ultimo appuntamento della nostra rubrica sulle 5 strategie vincenti per le aziende E.T.O (i precedenti appuntamenti 1 – 2 – 3 – 4 )
Oggi vediamo come standardizzare l’ultima fase di un progetto, il delivery plan.
Il tema che continua ad emergere è la necessità di sviluppare una procedura standard per ogni fase del progetto, dalla pianificazione  alla esecuzione e la consegna.
Proprio questa ultima può essere una sorprendente fonte di costi e difetti. Se puoi identificare una strategia per la consegna del progetto che funzioni abbastanza bene per controllare i costi in maniera ripetibile, allora puoi inserirla nella procedura.
Generalmente siamo tentati di forzare la consegna di ogni progetto per ottenere sempre il massimo risultato.
In molti casi questo approccio non vale alla fine la spesa. Risparmiare denaro su ogni consegna richiede un grande sforzo anche nella programmazione, per questo motivo potresti pensare di pianificare solo una volta a standardizzarti su un determinato sistema.
Potrebbe non essere sempre la soluzione più economica ma standardizzare il processo renderà più semplice fare previsioni e i costi prevedibili sono più semplici da pianificare.
Inoltre, la standardizzazione del delivery plan ti aiuterà molto nel caso di progetti inusuali. In alcuni casi le nuove sfide diventano ancora più difficili a causa dell’assenza di un punto di partenza. Il delivery plan può essere quel punto di partenza e darti una guida nel caso in cui tu debba affrontare un progetto inusuale che per il quale una strategia di consegna standard è irrealizzabile.
Per migliorare la consegna del progetto e fare un buon piano, occorre avere le giuste informazioni e le persone in grado di analizzarle. In questo modo puoi tagliare i difetti e trovare i colli di bottiglia. Prova ad assicurarti sempre di non prendere decisioni basate su informazioni esigue, magari su un solo precedente.
In conclusione, la costruzione di un vantaggio competitivo spesso si riduce all’adozione di procedure sistematiche per le differenti fasi e attività di produzione.
Le realtà Engineering To Order affrontano alti costi e una grande rosa di rischi, per questo motivo elaborare strategie per aumentare i margini e creare solide relazioni commerciali è la chiave per un successo duraturo.
A presto per una nuova rubrica!

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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (4) – Gli Stakeholder

Eccoci al nostro quarto e penultimo appuntamento, per leggere gli articoli precedenti segui i seguenti link : 1 – 2 – 3.
Oggi parliamo di Stakeholder e di come ottenere il loro supporto e la loro collaborazione.
Si definisce Stakeholder ciascuno dei soggetti direttamente o indirettamente coinvolti in un progetto o nell’attività di un’azienda.
Ottenere il supporto degli Stakeholder è impegnativo ma necessario se si vuole che l’azienda abbia il polso della situazione e consolidi le relazioni più importanti. Ancora una volta, probabilmente il modo più utile è definire un processo formale ed una serie di step per promuovere il supporto e la collaborazione.
Il processo dovrà essere quanto più flessibile possibile in modo da poter essere applicato nel maggior numero di casi. A questo proposito, una buona idea è chiedere agli Stakeholder di svolgere periodiche auto valutazioni piuttosto che realizzare una strategia statica che probabilmente non sarà in grado di accompagnare negli anni l’azienda;
La definizione del processo deve sempre partire con la identificazione degli Stakeholder. Deve essere il punto di partenza in quanto anche le aziende con una lunga storia possono a volte aver perso di vista gli Stakeholder.
In questa fase è molto meglio partire con un ampio elenco e restringere la lista in un secondo tempo per non rischiare di perdere qualcuno di importante. Questo è molto importante, non temete di coinvolgere quante più persone possibili, ci sarà tempo per sfoltire la lista.
Il passo successivo potrebbe essere l’ordinamento della lista. E’ importante capire la priorità di ogni soggetto. Alcuni sono più importanti di altri e le priorità possono cambiare nel tempo.
Prova a vedere in che modo i ruoli ruotano nello scenario attuale della società con particolare attenzione lo scenario attuale impatta sulla rotazione dei ruoli di ogni Stakeholder per comprendere quanto e quando occorre che vengano coinvolti.
Il coinvolgimento richiede tempo ed energia, bisogna essere efficienti nell’individuare il giusto momento in cui spendere queste risorse.
Dopo di ciò, è il momento di fissare gli obiettivi, un piano, un crono-programma e muoversi per conseguire il risultato.
Ricapitolando :
  • Identifica gli Stakeholder;
  • Ordina la lista;
  • Fissa gli obiettivi;
  • Consegui il risultato.
Ho lasciato abbastanza vaghe le fasi in quanto la migliore strategia di coinvolgimento varia a seconda del tipo di azienda e del contesto. E’ molto meglio sviluppare un meccanismo per creare strategie piuttosto che con una singola strategia siccome il primo approccio è sostenibile e ripetibile.
Comprendi in che modo coinvolgere gli Stakeholder più importanti con il miglio impiego di risorse e quindi spostati lungo l’elenco in base all’importanza e a quanto impegno ci vorrà.
Il risultato finale è un ciclo di passaggi che puoi usare per trovare, priorizzare e coinvolgere tutti gli Stakeholder. Molto dipende dai bisogni specifici della tua azienda ma fai del tuo meglio per definire un processo che sia a prova di futuri cambiamenti, un processo generale che possa essere applicato ancora e ancora in quanto parte del processo di valutazione.
Correggere vecchie strategie e vedere in che modo hanno funzionato dovrebbe probabilmente essere parte del tuo processo in modo da permetterti di scartare ciò che non funziona e stimolare ciò che invece contribuisce al conseguimento dei risultati.
A presto per il quinto e ultimo appuntamento di questa rubrica.

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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (3) – Il Team

Buongiorno a tutti,
Abbiamo già parlato qui e qui delle prime due strategie vincenti per le realtà Engineering To Order.
Oggi affrontiamo il terzo dei cinque suggerimenti di cui andremo a trattatare: Rafforzare la collaborazione del Team.
Il valore di una squadra è superiore a quello dei singoli componenti se c’è una forte collaborazione.
Nella mia personale esperienza ho costatato tristemente che troppo spesso i dipartimenti e i team che lavorano sullo stesso progetto soffrono di risentimenti e sviluppano atteggiamenti competitivi e negativi.
Ovviamente tali atteggiamenti danneggiano il flusso complessivo delle informazioni impedendo la condivisione delle informazioni e delle risorse e sopratutto l’efficiente coordinamento.
Più unito sarà il team e più sarà capace di prevenire e volgere a proprio vantaggio eventuali imprevisti.
Fare collaborazione è molto di più che semplici chiacchiere.
Si tratta di partecipazione attiva e supporto tra i vari team e dipartimenti. Una corretta collaborazione è la chiave di volta per semplificare il raggiungimento degli obiettivi, può infatti colmare lacune e migliorare i risultati anche se sorgono ostacoli inaspettati.
Ad esempio in caso di intoppi nel processo la mancata condivisioni di informazioni potrebbe portare a resistenze o inerzie nella catena. Al contrario la trasparenza permetterebbe a tutti di capire i motivi che hanno portato al rallentamento del progetto e potrebbe innescare il tentativo di sviluppare soluzioni alternative.
La collaborazione deve essere PROATTIVA, non reattiva. Se la Società prova ad intavolare una collaborazione solo a giochi fatti, molto difficilmente raggiungerà i risultati sperati siccome non si sono stabilite le opportune relazioni, c’è scarsa fiducia e non sono chiari i ruoli a supporto del team. Al contrario di quando è creata la cultura della collaborazione e della condivisione.
Il processo è impegnativo ma significa che quando arriva un problema il meccanismo di risolverlo assieme è sarà già in piedi e familiare a tutte le funzioni coinvolte. Inoltre, ovviamente, la collaborazione non deve solo avvenire in caso di crisi. Assistenza e condivisione accelerano sempre il raggiungimento degli obiettivi.
Costruire la collaborazione richiede formazione, pazienza e leadership. Non tutti sono pronti nel modo corretto, specialmente se hanno una esperienza negativa nel lavoro di gruppo.
Ma l’investimento vale la pena siccome rende la Società più robusta e capace di resistere a colpi più forti, oltre che aumentare l’efficienza globale e semplificare il management.
A presto per i successivi due suggerimenti di questa rubrica.

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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (2) – Project Portfolio Management

Abbiamo già parlato qui della prima strategia vincente per le realtà Engineering To Order .

Oggi parliamo di Project Portfolio Management.

Il Project Manager Institute definisce un Portfolio come “una raccolta di progetti, programmi e attività
raggruppati per agevolare la gestione efficace del lavoro, ai fini del raggiungimento degli obiettivi strategici
aziendali”.

Il Project Portfolio Management (PPM) è dunque la gestione centralizzata di uno o più portfolio, che include
l’identificazione, la prioritizzazione, l’autorizzazione e il controllo dei progetti e dei programmi in linea con
la strategia dell’organizzazione.

L’obiettivo fondamentale del processo di PPM è quello di determinare la sequenza ed il mix ottimale dei progetti proposti per raggiungere nel miglior modo possibile gli obiettivi dell’organizzazione, solitamente espressi in termine di misuratori economici, obiettivi delle strategie di business oppure obiettivi strategici a livello tecnico, tenendo conto dei vincoli imposti dal management o da fattori esterni.

Da un punto di vista strategico, le realtà Engineering To Order hanno l’esigenza di conoscere esattamente quali risorse sono impegnate in qualsiasi fase del ciclo produttivo. Ciò assicura che non ci siano mancanze di materiale o impieghi errati di manodopera.
Il discorso va esteso anche al tentativo di normalizzare i rischi che l’azienda deve affrontare in qualsiasi momento e limitare l’esposizione finanziaria.

Ad esempio, immagina di chiudere un grande contratto con un nuovo cliente e successivamente un piccolo contratto con un cliente abituale. La società può usare al Project Management di decidere quando e dove impiegare le risorse, allertare i fornitori in anticipo per le materie prime e assicurare che ci sia copertura finanziaria sufficiente senza incorrere nel rischio di eccessivi oneri finanziari o sconfinamenti di fido.

Questi aspetti sono gestiti da diversi dipartimenti e sono monitorati con diversi tipi di indicatori. Questo è uno degli aspetti principali relativamente ai benefici legati al Portfolio Management. L’esame presente e futuro dell’intero Portfolio di assets e risorse consente al Project Management Team di avere una visione centrale di tutti i bisogni della società in relazione ai progetti in corso.

Ciò influisce positivamente non solo sull’impiego delle risorse necessarie all’esecuzione dei progetti in corso ma consenti di migliorare la gestione dei nuovi progetti e delle relative priorità in relazione alla disponibilità delle risorse nel tempo.

Il buon Project Management richiede il coordinamento di informazioni provenienti da fonti diverse e con differenti caratteristiche. Il ruolo del Project Management è di prendere in considerazione tutte queste informazioni a breve periodo e ad alto livello di specializzazione per aiutare la direzione della società nel lungo periodo.
Sta tutto nel guardare oltre all’immediato presente per realizzare delle previsioni basate sulle esigenze future, i desideri e gli obiettivi.

Da ciò deriva la necessità di realizzare un’integrazione fra gli strumenti di Enterprise Resource Planning (ERP) e quelli prettamente dedicati alla gestione delle commesse, come Microsoft Project, Primavera P6 di Oracle ecc.
Al di là del particolare Tool adoperato, resta la centralità dei processi, decisamente più importanti delle soluzioni scelte per implementarli.

Introdurre un sistema di Project Management ben integrato richiede tempo e risorse ma restituisce sempre grandi risultati.

A presto per il terzo suggerimento

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5 Strategie vincenti per le aziende E.T.O. (1) – Project Managment

Le aziende caratterizzate da un sistema di produzione E.T.O. (Engineer To Order – Progetta sulla base dell’ordine), fabbricano solo dopo che hanno ricevuto l’ordine e i prodotti considerati sono tali per cui la loro produzione non può iniziare fino a che l’ordine del committente non sia stato acquisito; solo al momento dell’ordine sono attivate le operazioni di progettazione/ingegnerizzazione.

E’ complicato bilanciare qualità e costi sopratutto perché gli standard richiesti dal mercato sono sempre più alti. Di seguito illustrerò 5 strategie vincenti che potrebbero aiutarvi (di sicuro aiutano me) a rimanere concentrati e organizzati. Ognuna di esse potrebbe implicare il cambiamento del vostro flusso di lavoro ma vi assicuro che i risultati non tarderanno ad arrivare. Provatene almeno una per raggiungere i vostri traguardi più velocemente.

1) Adottare un approccio da Project Managers

La tentazione di affrontare ogni Progetto come unico, specialmente in un contesto E.T.O., è molto forte. E’ un approccio che può funzionare all’inizio ma nel lungo periodo è meglio sviluppare un programma che permetta di gestire tutti i Progetti (ma anche ogni Opportunità, ogni Analisi, ogni sfida). Adottare un approccio da Project Manager ti aiuterà a tenere sotto controllo le scadenze e a gestire le risorse coinvolte con particolare riferimento ai progetti multipli. Inoltre renderà più snello il tuo lavoro.

La chiave è sviluppare una struttura che possa essere applicata ad ogni Opportunità/Progetto. Occorre tracciare il flusso partendo dai bisogni del cliente (ricorda, il cliente è sempre al centro di tutto) fino alla fase finale del processo.
La definizione di una struttura ti permetterà anche di mantenere alta la qualità del tuo lavoro indipendentemente dalla natura del progetto.

Se come me sei un felice utilizzatore di Trello – www.trello.com – un buon punto di partenza può essere creare una bacheca di prova nella quale inserire le liste/fasi del progetto e le diverse schede/task.

Un buon direttore di orchestra (e una persona ben organizzata) può iniziare impostando quelle che io definisco le “liste classiche”:

– ToDo Week : I task da eseguire nel corso della settimana. Possono essere task personali o task assegnati a risorse che intendiamo tenere sotto controllo;
– ToDo Today : I task da eseguire nel corso della giornata. Anche in questo caso possono essere task personali o task assegnati a risorse che intendiamo tenere sotto controllo;
– Doing : I task in corso di esecuzione;
– Done : I task completati.

Ricorda sempre che Trello permette di assegnare ai Task anche una scadenza, utilizza questo utile strumento per inviare mail di promemoria a te stesso e agli altri membri del Team.

Un’altra strada è definire le fasi comuni ad ogni progetto per tenere sotto controllo il tempo e le risorse dedicate ad ogni problema affrontato nel tempo. Tornando a Trello (o a qualsiasi alto kanban tool), si potrebbe creare una bacheca per ogni progetto, una lista per ogni fase e una cartella per ogni task.

Tornando a noi, si consideri ad esempio un flusso strutturato come segue:
– Una prima fase di programmazione di massima durante la quale definire una proposta per il cliente che assicuri di poter completare il lavoro in tempo e con un margine sufficiente;
– Una fase di programmazione avanzata nel corso della quale redigere un piano dettagliato da presentare al cliente , tenendo bene in conto la stima migliore di tempi e costi;
– Una fase esecutiva in cui si realizza il progetto con i materiali e i processi stabiliti;
– La fase di consegna del progetto al cliente, di fatturazione e chiusura del contratto;
– Una fase di monitoraggio del progetto/prodotto in caso di problemi, malfunzionamenti ecc.

La definizione di un flusso di questo tipo reca numerosi benefici. Prima di tutto si fissa metodo, una struttura. Ogni progetto segue lo stesso flusso e orientamento. Inoltre migliora la capacità di coordinamento di progetti multipli e pone le basi per la costruzione di solide relazioni commerciali.

Il flusso proposto è solo un esempio ma l’idea dovrebbe essere chiara: costruisci una struttura, applicala ad ogni progetto e raccogli i frutti. Un pizzico di pianificazione anticipata può farti risparmiare molto tempo e denaro poiché ti prepara ad una grande quantità di imprevisti.

A presto per la seconda strategia!

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Trello – 3 soluzione per esportare in Excel una Bacheca

Tutti voi conoscete Trello, l’ottimo tool gratuito per il project management basato sulla metodologia Kanban.

Impossibile non apprezzarne le caratteristiche vincenti che permettono di gestire progetti e coordinare team senza perdere di vista le scadenze.

Capita però di avere l’esigenza di esportare una bacheca in Excel per distribuirla all’esterno del team di lavoro o per effettuare analisi statistiche ecc.

Solo la soluzione a pagamento business class – https://trello.com/business-class – prevede l’esportazione in CSV ma fortunatamente per noi ci sono diverse soluzioni, per altro molto potenti:

TrelloExport – https://goo.gl/zSFf2k

La migliore soluzione e quella che consiglio in assoluto di più.
È una estensione per Chrome davvero completa, una volta installata basterà accedere alla bacheca interessata e dal menù selezionare “Stampa ed Esporta” e quindi “TrelloExport”.

Comparirà una scheda che ci permetterà di scegliere diverse opzioni tra cui :
– Formato di esportazione – Excel, Markdown, HTML e OPML;
– Cosa esportare tra Schede Archiviate, Commenti, Checklists, Allegati e Campi Personalizzati;
– Ordinare le righe per Schede, punti della Checklist, Etichette o Membri;
– Esportare tutte le colonne o solo alcune, escludendo per esempio campi come URL Scheda e Numero totale dei commenti;
– Identificare la lista in base alla quale determinare il completamento dei task;
– Esportare la Bacheca corrente, solo alcune Liste, Bacheche multiple o solo alcune Schede;
– Filtrare le informazioni in base il nome della Lista, le Etichette o le Schede

Come vedete le opzioni sono davvero tante, è uno strumento potente al quale non riuscirete più a fare a meno. Utilissimo l’automatismo che esporta in un secondo foglio della cartella di lavoro le Schede Archiviate.

Ho notato una certa inerzia nella conversione di Bacheche molto popolate ma ritengo sia decisamente accettabile.

Export for Trello – http://bit.ly/2lLyZoe

Un’altra estensione per Chrome, decisamente più snella di TrelloExport e consigliata a chi non ha particolari esigenze e vuole ottenere una veloce esportazione.
Una volta installata basterà accedere alla bacheca interessata e dal menù selezionare “Stampa ed Esporta” e quindi “Export Excel”.

I campi esportati sono :
– Lista (per esempio ToDo, Doing, Done);
– Titolo della Scheda
– Descrizione
– Punto – usando il formato “(1)” nel campo Titolo (utile per dare un ordinamento alle schede);
– Scadenza
– Membri
– Etichette
– Progressivo Scheda
– URL Scheda

Previsto l’automatismo che esporta in un secondo foglio della cartella di lavoro le Schede Archiviate – Grande neo l’impossibilità di esportare le check list.

JSON to CSV Converter – https://json-csv.com/

La soluzione più laboriosa, da adottare nel caso non usiate Chrome e le sue Estensioni.

– Selezionate la Bacheca desiderata;
– Dal Menu selezionate “Stampa ed Esporta” e quindi “Esporta JSON”;
– Usare il convertitore da JSON a CSV per convertire il file JSON in formato CSV
– Aprire il file in Excel

Come raccomandato da Trello: http://help.trello.com/article/924-making-sense-of-trellos-json-export

Spero che queste indicazioni vi siano utili, e voi avete qualche trucco da suggerirmi?

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