Un paio di settimane fa, un cliente importante ci ha contattato per segnalare un prodotto non conforme. Per fortuna non capita spesso e ci siamo subito attivati per la risoluzione del problema.
Il nostro responsabile della qualità riceve anche una “strana” richiesta: occorre predisporre un modulo per il metodo 8D.
Di cosa si tratta? La richiesta é resa necessaria dal sistema di gestione per la qualità ISO/TS 16949 per il settore automotive.
Il metodo 8D (8 Discipline) é uno strumento di gestione della qualità che permette ad un team inter-funzionale di veicolare idee per determinare in modo scientifico le cause di problemi particolari e fornire soluzioni efficaci.
Sebbene il metodo 8D richieda una certa esperienza, credo sia utile approfondire l’argomento in quanto credo che tutti i settori aziendali possano beneficiare di questo approccio.
L’8D fornisce delle eccezionali linee guida che permettono di arrivare alla radice di un problema, determinare le opportune azioni correttive e monitorare l’efficacia della soluzione.
Il metodo 8D é appropriato solo nel caso di problemi con cause sconosciute, non é lo strumento più adatto nel caso si tratti di problemi potenziali o di decisioni da prendere circa problemi già ben definiti.
Vediamo bene di cosa si tratta, il metodo si articola in 8 step, documentati mediante apposite registrazioni, normalmente denominate “modulo 8D”, ecco perché molte PMI si chiedono cosa sia il modulo 8D e ne ricercano qualche esempio pratico per completarlo e trasmetterlo al cliente che lo ha richiesto, probabilmente per ieri.
Non é un semplice modulo della qualità da compilare, ma un processo di analisi del problema riscontrato che deve portare alla soluzione definitiva dello stesso.
Le fasi del metodo 8D sono le seguenti
1. Individuazione del gruppo di analisi
2. Definizione e descrizione del problema
3. Attuazione delle azioni di contenimento
4. Identificazione e verifica delle cause primarie
5. Identificazione ed attuazione delle AC permanenti
6. Attuazione e verifica di efficacia delle AC
7. Prevenzione del ripetersi del problema
8. Riconoscimento dello sforzo del gruppo di analisi
Tutte le fasi devono essere documentate in un modulo 8D, approfondiamo le singole fasi, partendo dalla fase 0 di pianificazione.
0 – Pianificazione
La prima cosa da fare é stabilire se il problema merita un metodo 8D, ovvero se la causa é sconosciuta e non si stratta di un problema standard.
Se si decide di procedere con il metodo 8D é bene descrivere le motivazioni (ad es. richiesta del cliente) e predisporre la modulistica.
1 – Individuazione del gruppo di analisi
Formare il team (8-10 persone) é la chiave del sistema 8D, occorre scegliere un leader, un sollecitatore e un segretario. I partecipanti dovrebbero avere tutti una conoscenza approfondita del prodotto e dei processi ed una certa autorevolezza nelle relazioni con le altre persone.
2- Definizione e descrizione del problema
Occorre identificare le radici del problema e capire perché è sorto. Andrà condotta un’analisi approfondita in modo da essere sicuri di non aver confuso i sintomi con il problema reale.
Una buona idea é registrare nella modulistica il codice del prodotto, il numero di serie, il cliente, l’ordine di produzione, le fasi di lavorazione ecc.
Davvero molto utile é l’utilizzo di un diagramma di flusso del problema, una tabella del tipo “è/non é” e nelle colonne le classiche domande “chi, che cosa, perché, dove, quando, quanto, con che frequenza”.
3 – Attuazione delle azioni di contenimento
Essere trasparenti con i clienti é sempre una buona idea ma é anche vero che i panni sporchi si lavano in famiglia. Occorre intraprendere tutte le azioni necessarie affinché il problema non peggiori e danneggi il cliente, che va protetto con ogni mezzo. L’efficacia delle azioni di contenimento deve essere verificata e documentata.
4 – Identificazione e verifica delle cause primarie
In questa fase si cerca di individuare il motivo per cui si é presentato il problema, i membri del team investigano tutte le potenziali cause usando diaframmi di flusso e diagrammi causa-effetto.
5- Identificazione ed attuazione delle AC permanenti
La fase più critica, si valutano tutte le proposte emerse nel corso dell’analisi, evitando scorciatoie e soluzioni provvisorie. La soluzione scelta sarà permanente e incorporata nel prodotto/processo. Qualsiasi metodo scelto va enfatizzato nei termini di “chi” ne é responsabile, “che cosa” si deve fare e “quando”.
6 – Attuazione e verifica di efficacia delle AC
Siamo alla fase realizzativa, tutti gli elementi vanno registrati in modo da verificare che le azioni decise siano intraprese utilizzando la modulistica prevista. Occorre registrare anche i cambiamenti della situazione via via che le azioni correttive entrano in esercizio. Potrebbero essere necessarie sessioni di formazione e la scelta di nuovi fornitori.
Al termine é buona norma comunicare al cliente l’esito dell’azione correttiva e formalizzare la chiusura della NC.
7 – Prevenzione del ripetersi del problema
Se necessario, occorre sviluppare un diagramma causa-effetto per analizzare e scoprire quali segmenti di processo potrebbero far sì che il problema si ripresenti.
8- Riconoscimento dello sforzo del gruppo di analisi
Importantissimo congratularsi con il team al termine del processo in modo da gratificare le persone coinvolte.
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