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Microsoft Office 365 e GDPR – Quale piano scegliere

Una grande novità del nuovo GDPR è costituita dal principio della “responsabilizzazione”  dei datori di lavoro, ossia dall’adozione di comportamenti pro-attivi, volti a dimostrare la concreta adozione di misure necessarie ad assicurare l’applicazione del regolamento

Tutti i soggetti sono tenuti a rispettare le 5 regole di cui abbiamo parlato qui:

  1. Uso della Crittografia
  2. Assicurare i requisiti generici di sicurezza
  3. Assicurare la continuità del servizi
  4. Elaborare efficaci procedure
  5. Fare attenzione ai rischi

Molti sono gli strumenti a disposizione che si dichiarano GDPR Ready, fra questi Office365 con la sua completa offerta di soluzioni Business.

Occorre però approfondire quale piano scegliere soprattutto in riferimento alla Crittografia.

Office 365 offre una soluzione di crittografia conosciuta come “Encryption at Rest and in Transit”.

Sia la versione Consumer che quella Business seguono gli standard TLS/SSL e AES per proteggere la confidenzialità e l’integrità dei dati degli utenti.

In particolare, per le informazioni in transito (Transit) tutti i server con i quali dialogano gli utenti instaurano con i client una sessione sicura usando TLS/SSL per proteggere i contenuti. Questo vale per tutti i device usati dai client come per esempio Skype for Business Online, OneDrive, Outlook e Outlook Online.

Per le informazioni a destinazione (Rest), Office 365 utilizza la funzionalità di protezione dei dati BitLocker Drive che usa l’algoritmo di crittografia AES 256bit sull’intera partizione nella quale sono conservati i dati dei messaggi, incluse email, Instant Messaging, al pari dei contenuti conservati in SharePoint Online e OneDrive.

I piani E3/E5 aiutano a proteggere i dati ulteriormente e a mitigare accessi non autorizzati, furto e perdita di dati ecc. Questa infografica MSFT_cloud_architecture_informationprotection mostra cosa è disponibile per tutti gli utenti e cosa è riservato ad E3 o E5.

Alcune delle funzionalità di E3 che possono aiutare in materia di GDPR sono:

  • Protection features provided by Azure Information Protection
  • Office 365 Message Encryption
  • Data loss prevention
  • Litigation Holds

Un buon posto dove iniziare per approfondire il tema è qui 

oppure qui 

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GDPR e Banca dati DPO – Il Garante predispone la modulistica online

Dei DPO abbiamo già parlato qui, ricordiamo che non sempre è obbligatoria la nomina del Responsabile della Protezione dei dati ma qualora la vostra realtà rientri fra quelle interessate è importante sapere che in settimana partirà la procedura online che consente di comunicare al Garante la designazione della nuova figura.

Tutti i modelli sono da oggi disponibili sul sito della Authority, tutte le pubbliche amministrazioni e i privati il cui core business è legato al trattamento dei dati (art. 37)devono prenderne visione e prepararsi per l’inoltro elettronico.

Il consiglio è sempre di provvedere alla nomina anche nel caso non siate un soggetto obbligato, in modo da dar seguito al principio di accountability su cui fa perno il regolamento europeo.

Il modulo si compone di quattro fogli dove sono riportate le coordinate di chi effettua la comunicazione, del titolare o del responsabile del trattamento e, ovviamente, del DPO.

Il modulo andrà compilato online accedendovi attraverso il sito del Garante. Una volta inserite tutte le informazioni, si riceverà una mail con allegato un file. Quest’ultimo dovrà essere sottoscritto con firma digitale qualificata e spedito entro 48 ore dalla ricezione.

Il buon esito della operazione sarà comunicato a mezzo mail, contenente il numero di protocollo della pratica, a entrambi i soggetti coinvolti: il Titolare e il DPO.

Vi ricordo che l’obbligo di comunicazione scatta nel momento in cui si nomina il DPO.

Le informazioni saranno raccolte all’interno di una banca dati contenente quindi l’elenco nazionale dei DPO. Lo scopo è permettere al Garante di contattare in modo rapido i responsabili della protezione dei dati, responsabili che devono fungere da tramite tra Azienda/P.A. e il Garante.

Saranno inoltre promosse iniziative, occasioni di aggiornamento e diffusione di documentazione.

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Addio alla scheda carburante – Cosa cambia dal 1° luglio 2018

A partire dal prossimo 1° luglio, tutti i titolari di partita IVA dovranno utilizzare la fatturazione elettronica in luogo della scheda carburante per documentare i relativi acquisti.

L’obiettivo è contrastare la tendenza, di imprese e professionisti, di sopravvalutare i costi relativi ai carburanti, in modo da abbattere l’imponibile e ridurre il versamento delle imposte.

Quindi la scheda carburante non potrà più essere utilizzata, come previsto dall’art. 22 comma 3 del DPR 633/72.

In particolare, non sarà più possibile accedere alle agevolazioni fiscali in caso di pagamento del rifornimento carburante in contanti o tramite scheda carburante, e per poter richiedere il rimborso sarà necessario abbinare a ogni rifornimento una fattura elettronica.

Ricordiamo che la fattura elettronica è un file .XML che oltre a contenere le informazioni “standard” contiene anche informazioni relative alla trasmissione della fattura al destinatario tramite il sistema di interscambio “Sdl”.

I vari player si sono già attivati per semplificare la gestione del rifornimento delle flotte aziendali, come per esempio la DKV Euro Service che può vantare un network multimarca di oltre 7.000 stazioni e che oltre alla fattura elettronica offre anche sconti speciali dedicati a chi usa la DKV Card.

E voi come vi adeguerete?

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GDPR e DPIA – A disposizione un software di valutazione gratuito

Il GDPR (di cui abbiamo parlato ultimamente qui), entrerà in vigore il prossimo 25 maggio. Il nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati – GDPR – prevede nuovi adempimenti a carico delle aziende.

Il Garante della Privacy continua a dimostrarsi molto attivo nel supportare gli imprenditori ed ha recentemente messo a disposizione un software gratuito realizzato dalla CNIL – l’autorità francese – di ausilio per la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA).

La procedura di cui all’art. 35 del Regolamento 2016/679, il Data Protection Impact Assessment (DPIA) è una valutazione necessaria nei casi di trattamento che preveda l’uso di nuove tecnologie, in quanto: “considerati la natura, l’oggetto, il contesto e le finalità, può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche”.

Il software è gratuito e lo potete trovare qui, tradotto in lingua italiana, offre un percorso guidato per la valutazione di impatto, in accordo alle linee guida.

Attenzione, il software offre solo un primo orientamento e “non costituisce un modello al quale fare riferimento in ogni situazione di trattamento, non va inteso come schema predefinito per ogni valutazione d’impatto, che va integrata in ragione delle tipologie di trattamento esaminate. […] La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati deve tenere conto del rischio complessivo che il trattamento previsto può comportare per i diritti e le libertà degli interessati, alla luce dello specifico contesto. Pertanto, il concetto di rischio non si esaurisce nella considerazione delle possibili violazioni o minacce della sicurezza dei dati”

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Project Management : EPS, OBS e WBS

Quando si parla di Project Management si incorre spesso in termini come EPS, OBS e WBS.

In questa sede vi propongo una veloce spiegazione:

EPS – Enterprise Project Structures: Rappresenta la struttura gerarchica che identifica i progetti più ampi e ne permette l’organizzazione e la gestione. Rappresenta il primo passo per la distribuzione del lavoro in base ai diversi progetti.

OPS – Organisational Breakdown Structure: Rappresenta le responsabilità dei diversi responsabili, in base ai diversi progetti inclusi nella EPS. Ad ogni manager nella OBS è associata un’area della EPS.

WBS -Work Breakdown Structure: Ogni progetto della EPS ha una rispettiva WBS. La WBS è l’organizzazione gerarchica dei prodotti e servizi realizzati durante l’esecuzione del progetto. Il progetto è al livello più alto, le diverse attività ai livelli inferiori.

Spero che la spiegazione vi sia utile!

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Il Project Engineer – Profilo e responsabilità

Della differenza tra Project Manager e Project Leader abbiamo già parlato qui.

Oggi confrontiamo la figura del Project Manager con un’altra figura strategica, il Project Engineer.

Il Project Engineer è generalmente una figura molto operativa, il suo ruolo è portare a compimento i progetti sporcandosi le mani. Ha le competenze tecniche per risolvere i problemi velocemente, da assistenza sul campo, gestisce le prime linee, è in grado di fornire soluzioni innovative e si interfaccia con i Project Manager e il Management.

Per questi motivi, il Project Engineer dovrebbe avere diretto controllo delle risorse umane coinvolte nel progetto, pianificandone il lavoro e conducendo i controlli di qualità.

La differenza principale con il Project Manager è che il Project Engineer è responsabile per tutti gli aspetti tecnici del Progetto ma senza particolare riferimento al lungo periodo. Non ha la visione globale degli obiettivi e per questo motivo, nel caso di grandi progetti, le due figure coesistono.

Altro aspetto importante è legato alla gestione dei rischi e al Risk Mitigation. Il Project Engineer è responsabile degli aspetti tecnici e dei processi operativi, Risk Managment e Risk Mitigation non rientrano quindi nelle sue competenze al contrario del Project Manager.

Project Engineer e Project Manager sono quindi due figure importanti e necessarie. In assenza di un Project Engineer, il Project Manager dovrebbe essere sempre presente in cantiere o nel reparto produttivo per risolvere problemi tecnici invece di preoccuparsi di degli aspetti economici e contrattuali.

Di seguito un elenco delle principali mansioni:

  • Studio e valutazione delle specifiche tecniche e della documentazione preliminare fornita dal Project Manager.
  • Si relaziona con le figure tecniche interessate nel caso di criticità e incongruenze;
  • Interfaccia tra funzioni tecniche e Project Manager/Customer durante tutta la durata del progetto.
  • Gestisce tutta la documentazione tecnica da e verso il Cliente, inclusi i Manuali;
  • Svolge i sopralluoghi in cantiere;
  • Contribuisce alla redazione dei preventivi per offerte e gare;
  • Identifica e ordina materiali e attrezzature;
  • Valuta le offerte dei sub-appaltatori e dei fornitori.
  • Compilazione ed emissione relazioni tecniche;
  • Gestione e monitoraggio dei processi speciali.
  • Interfaccia verso i Clienti per Ispezioni;
  • Responsabile gestione Ricambi di qualsiasi genere;

Spero che la spiegazione sia stata utile ed esaustiva, a presto!

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Project Manager e Project Leader – Troviamo le differenze

Project Manager e Project Leader, probabilmente anche  voi avrete riscontrato quanto nel lessico comune i due termini siano usati spesso mutuamente. Ma sono realmente sinonimi? Di seguito vi propongo una comparazione fra la posizione di Project Manager e quella di Project Leader. Vedremo quali mansioni appartengono ad una categoria piuttosto che all’altra, cosa differenzia il loro lavoro e quanto sia importante conoscere le differenze.

In generale, un Project Leader può essere un Project Manager ma un Project Manager non è mai un Project Leader. Entrambi conducono progetti assicurandosi che tutto vada secondo i piani, ma i loro ruoli non coincidono.

Vediamo le differenze:

Project Leader

  • Guida il team nel corso del progetto. Il Project Leader trasmette ai componenti del team tutte le informazioni relative al progetto, è sempre disponibile in caso di problemi e guida il team nell’esecuzione dei diversi compiti;
  • E’ responsabile del risultato del progetto. È interessato a tutti i fenomeni – il come, il perché e il per quale motivo – Il suo contributo è quello di assicurarsi che il progetto sia eseguito nel migliore dei modi, che sia curato ogni dettaglio e non ci siano incomprensioni;
  • Ha una visione chiara del progetto e coinvolge il team. Motiva i membri del team e fornisce spunti e idee. Ascolta e si preoccupa dei bisogni dei dipendenti, assicurandosi di mantenere una atmosfera lavorativa amichevole, produttiva e concentrata.
  • Coordina un team di persone. Rispetto al Project Manager, ha maggiore libertà quando occorre dare ordini e controllare le persone. È il leader principale del progetto e la funzione più importante.
  • Aggiunge valore al progetto e al team. Conferisce un significato al lavoro del team, fa in modo che le persone sentando che il loro contributo è importante e apprezzato. È il supporto spirituale del team.

Project Manager

  • È  sempre coinvolto in meeting e scadenze. C’è un progetto da portare avanti, ognuno deve fare il suo lavoro ed è l’unica cosa davvero importante.
  • Ha un approccio strategico. Si preoccupa del budget, della pianificazione, delle scadenze, dei documenti, dello staff, ecc.Il Project Manager non deve motivare le persone ma tenere le cose sotto controllo e ben organizzate.
  • Relaziona in merito ai progressi. È responsabile della trasmissione degli aggiornamenti, dei progressi e dei possibili ostacoli.
  • Risponde al Project Leader. Non ha grande libertà nella gestione delle persone, deve gestire principalmente il progetto.

Sebbene quindi il ruolo di Project Leader e quello di Project Manager possano sembrare similari, nella realtà le cose sono abbastanza diverse.

Prima di iniziare a lavorare ad un nuovo progetto, accertati quindi di conoscere queste differenze. Sono certo che tu non voglia finire a fare il lavoro del Project Leader quando sei stato assunto per fare il lavoro del Project Manager!

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Privacy ed email – Vietata la conservazione senza limiti

E’ usanza diffusa di molti datori di lavoro la conservazione delle email scambiate tra i dipendenti tramite gli account aziendali.

Con provvedimento 53/2018 il Garante della Privacy ha però ritenuto illecita questa prassi per i seguenti motivi:

  • Risulta violato l’obbligo di informativa in accordo all’art. 13 del Dlgs 196/2002, laddove la società non abbia debitamente informato i dipendenti «circa modalità e finalità della descritta attività di raccolta e conservazione dei dati relativi all’utilizzo della posta elettronica, né con informativa individualizzata né con la messa a disposizione della policy aziendale»;
  • La conservazione sistematica di tutte le comunicazioni elettroniche scambiate dai dipendenti attraverso gli account aziendali, «anche in vista di possibili contenziosi, per l’intera durata del rapporto di lavoro e successivamente all’interruzione dello stesso», non è risultata conforme ai principi di liceità, necessità e proporzionalità del trattamento (articoli 3 e 11 del Dlgs 196/2003);
  • «La raccolta sistematica delle comunicazioni elettroniche in transito sugli account aziendali dei dipendenti in servizio, la loro memorizzazione per un periodo non predeterminato e comunque, allo stato, amplissimo e la possibilità per il datore di lavoro di accedervi per finalità indicate in astratto e in termini generali» consentirebbe alle società di effettuare un vero e proprio controllo a distanza dell’attività dei dipendenti, risultando perciò – in assenza di procedura autorizzativa – «in contrasto con la disciplina di settore in materia» (articolo 4 dello statuto dei lavoratori);

Delle email degli ex dipendenti abbiamo già discusso qui, il Garante ha ribadito che «gli account riconducibili a persone identificate o identificabili devono essere rimossi previa disattivazione degli stessi».

Non è quindi ammessa la procedura di molte aziende di mantenere temporaneamente attivi gli account degli ex dipendenti.

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Microsoft Teams Tips : Come usare la scheda Wiki

Una delle ultime schede aggiunte a Teams di Microsoft è la “Wiki”. Per chi come me se lo fosse chiesto, potete utilizzare la scheda per creare facilmente Note correlate al Canale, in cui i membri del Team possono inserire non solo commenti statici ma anche menzionare i colleghi usando il simbolo “@”.

A seconda del Team, potresti desiderare di aggiungere una pagina che raccolga le informazioni che si utilizzano più spesso, creando Links, Ritagli ecc.

Quanto in un Team si aggiunge un  nuovo Canale, la scheda Wiki è già presente di default, quindi puoi iniziare ad usarla da subito.

Potresti aver bisogno però di aggiungere altre schede Wiki per organizzare meglio il lavoro, vediamo praticamente di cosa parliamo:

  1. Visita il Canale e clicca sul “+” alla fine dell’elenco Schede.

2. Clicca sull’icona “Wiki”

3. Inserisci il nome della scheda e clicca Salva

In che modo può semplificare il tuo lavoro e incentivare la comunicazione?

Poi per esempio inserire Links a pagine e documenti importanti per il tuo lavoro quotidiano. O magari una pagina di “Benvenuto” per i nuovi colleghi, o ancora un Riassunto del progetto e molto altro ancora.

Probabilmente anche tu operi in una organizzazione che lavora per commessa, in questo caso potresti inserire link alla Sintesi di Commessa, piuttosto che alle varie Minute of Meeting.

Puoi anche creare conversazioni legate alle varie sezioni. Puoi facilmente individuare l’icona sulla destra, quando passi con il mouse sul titolo.

La comunicazione è il core business di Team, per questo motivo tutte le comunicazioni sono immediatamente riportate anche nella scheda “Conversazioni” del Canale.

I tre puntini “…” permettono invece di accedere alle opzioni per ordinare i diversi topics, eliminarli e creare collegamenti.

Cosa pensate di questa utilità? Fatemi sapere come avete implementato e come usate Office 365 per migliorare la comunicazione in azienda.

Con lo stesso procedimento è possibile aggiungere anche una scheda di OneNote, quale soluzione preferite?

A presto!

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Lavorare in piedi fa bene al corpo e alla mente – Migliora le tue capacità cognitive

Quando si lavora come me in ufficio, la scrivania dove probabilmente ti trovi in questo momento è anche la postazione dove trascorri gran parte della tua giornata.

Tutti sappiamo che numerosi studi dimostrano quanto trascorrere seduti lunghi periodi di tempo sia dannoso per la salute. Ecco quindi l’intuizione di provare a lavorare in piedi per salvaguardare il nostro fisico.

Ma è una buona idea anche per migliorare la qualità del nostro lavoro?

Una recente ricerca sviluppata da Yaniv Mama della università di Ariel (Israele) suggerirebbe di si.

Ci sono due teorie:

  • Da una parte, restare in piedi richiede molto più sforzo che restare seduti e per questo motivo sembra che richieda maggiore funzione celebrale. I muscoli coinvolti devono essere costantemente monitorati e regolati dal cervello. Esperimenti psicologici suggeriscono che la soglia di attenzione non abbia risorse infinite, per questo motivo stare in piedi potrebbe ridurre queste risorse per destinarle ad altre attività, peggiorando il tuo lavoro.
  • D’altra parte, una contro teoria dimostra che stare in piedi genera un certo livello di stress, in questo caso gli esperimenti hanno mostrato che le persone sotto stress hanno migliori performance cognitive.

Il dr. Mama ha confrontato le due teorie sottoponendo 50 studenti universitari al test di Stroop  – https://it.wikipedia.org/wiki/Effetto_Stroop – mentre erano seduti o in piedi. Il test prevede che i volontari pronuncino ad alta voce il colore con cui è stampata una parola, in alcuni casi la parola è il colore coincidono, in altri casi no (per esempio la parola “rosso” è scritta con inchiostro giallo).

Decine di esperimenti hanno mostrato che i volontari impiegano più tempo a identificare il colore quando è differente dalla parola rispetto a quando le due variabili coincidono. Il gap può aumentare nel caso si richieda ulteriore sforzo mentale nello stesso tempo.

Il risultato finale è che le persone che hanno sostenuto il test in piedi hanno reagito significativamente meglio delle persone sedute. Tornando al gap tra variabili uguali o diverse, il risultato dei volontari in piedi è di circa 100 millisecondi contro i circa 120 millisecondi dei volontari seduti.

A quanto pare lavorare in piedi potrebbe migliorare quindi non solo la tua salute ma anche le tue performance.

Sei ancora seduto?

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